探析信息化條件下的檔案管理與服務創新

關全中

（河南省周口市川匯區人力資源和社會保障局，河南 周口 466000）

隨著現代科學技術的發展，計算機、網絡技術、互聯網等在人們日常生產生活中得到了越來越廣泛的應用。這些技術應用到人們生活中后，極大地提高了工作效率，改變了人們傳統條件下的信息處理方式。其中，檔案管理工作受現代化信息技術的影響較大，在信息條件下，檔案管理工作有了新的突破和發展。因此，應就信息條件給檔案管理工作帶來的改變進行分析，探討檔案管理與創新服務策略，以促進進一步的發展。

一、信息化條件下檔案工作應注意的問題分析

隨著時代的發展，社會中各種技術的革新速度加快，在這種發展趨勢下，許多傳統工作與行業都迎來了很大的變化，甚至一些延續了幾年或幾十年的工作方式都發生了改變[1]。檔案工作就是如此，信息技術的出現改變了傳統中以人力為主的檔案管理和服務方式，利用計算機網絡技術完成的檔案工作，具有更高的銷量和更精準的準確性，雖然信息技術進一步地促進了檔案工作地發展，但是還要密切注意一些問題，做好信息化條件下檔案工作方式的改革。綜合來看，信息化條件下的檔案工作應注意一下幾個問題：首先是新時代的檔案工作要與時俱進，要不斷地提高檔案工作中的技術水平，結合時代的發展趨勢判斷檔案工作的發展方向，這樣才能確保檔案管理與服務工作與時代的發展趨勢相符。其次，信息化條件下的檔案管理與服務工作還應繼續秉持以人為本的理念，檔案管理和服務工作的主體是人，包括在管理過程中的檔案收集等，都需要由人來進行，其服務工作的最終目標也是人，所以，保持以人為本的發展理念，是檔案管理與服務工作發展的重要著眼點，只有在這一要求之下，信息化條件下的檔案管理工作才能做到真實有效[2]。

二、信息化條件下檔案管理與服務的創新策略探討

（一）創新檔案管理和服務工作理念

正確的觀念是提高工作效率和準確性的前提條件，所以對于檔案管理與檔案服務工作來說，在信息化條件下保持正確的工作理念是極其重要的，由于傳統的檔案管理與新時期的檔案管理在工作內容、工作形式上都有很大的不同，所以在新時期要創新檔案管理和檔案服務工作理念，改變傳統觀念，只有在創新觀念的基礎上，檔案管理與服務的創新才能成本可能。基于此，首先對于工作人員來說，應改變對“檔案”的認識，新時代的檔案已經不再是傳統形勢下的紙質形式，在管理過程中，無論是收集、整理還是存儲方式都發生了變化。越來越多的檔案信息需要記住電子形式儲存和管理。而對于檔案服務工作來說，也需要工作者改變傳統的工作理念。在以往的檔案服務工作中，無論是整理還是查閱活動都存在一定的難度，檔案服務水平不高。信息化時代下，這種弊端逐漸被彌補，借助電子設備和檔案系統，查閱工作的便捷性得到了很大提升。所以，無論是檔案管理人員還是檔案服務人員，都需要改變傳統的觀念，以意識形態為主導，創新檔案管理和檔案服務工作方式，提高工作實效性[3]。

（二）提高檔案管理與服務技術水平

技術的不斷革新是新時代的發展特征，受現代化信息技術的影響，現代檔案管理與服務工作方式變化較快，對現代化信息技術的依賴越來越強，所以需要創新檔案管理與服務技術，從對檔案信息的收集、整理和存儲等方面應用更先進的工作技術，提高工作效率。對于檔案管理工作來說，信息化形式代替了傳統的紙質形式，所以檔案管理部門要積極更新檔案管理工作的相關軟件和硬件設施，提高技術水平的同時降低對人力與物理資源的消耗。對于檔案服務工作來說，現代化信息技術的應用極大地提高了現代檔案服務水平，所以社會對工作人員的服務活動有了更高的要求，借助現代網絡技術與信息技術，分析目標用戶的喜好和特點，并據此創新出更具有針對性的服務體系，改善服務系統，使檔案服務工作更好地滿足用戶的需求，提高服務水平[4]。

（三）健全檔案管理體系，提升人才服務隊伍水平

由于現代檔案管理和檔案服務工作方式與傳統相比發生了很大的變化，所以對工作人員的工作能力也提出了許多新的要求，因此，在信息化條件下，創新檔案管理和檔案服務工作方式，應提高人才的專業素質。對于檔案管理與檔案服務工作人員來說，不僅要有足夠的檔案工作專業知識，還應具備充分的計算機操作技術以及信息化相關知識，這樣才能在新時期下更好地完成檔案管理和檔案服務工作，提高工作效率。除此之外，傳統的檔案管理與服務制度體系也不再符合信息條件下檔案管理與服務工作的需要，所以也要實現制度體系的革新，根據信息化條件下檔案管理與服務工作的實際情況，制定更加細致和完善的制度體系，對人才和工作方式有明確的要求，并且能夠結合現代信息技術的發展情況不斷完善制度，促進檔案管理與檔案服務工作的動態化發展。

三、結束語

綜上所述，現代信息技術的發展改變了傳統的檔案管理和服務工作方式，為了滿足時代的發展需求，為人們提供更好的檔案服務，提出了檔案管理和檔案服務的創新措施，包括創新理念、提高技術水平、提升人才綜合素質以及完善管理制度等，從多個方面促進檔案管理與檔案服務工作的革新，更充分的李永興現代化信息技術，提高工作效率，促進我國檔案管理與檔案服務工作在新時代下的更好發展。