企業檔案電子化管理存在的問題及措施

魏敬

內蒙古昊盛煤業有限公司 內蒙古鄂爾多斯 017000

1 新形勢下檔案電子化的重要性

檔案電子化建設，能夠高效實現資源共享，適應現代化建設新形勢的發展需要，數字化管理更有利于保護檔案。通過檔案電子化建設將檔案原件利用計算機掃描技術進行數字化處理，制作數字化副本，以供利用和交流，可將原件妥善保存起來，能有效延長保存時間，防止因長期翻閱造成字跡模糊或破損，同時數字化副本能夠實現異地保存。檔案電子化管理可以提升工作效率，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來。數字化檔案具有智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，通過存儲管理技術把圖片與索引字段存儲到光盤庫、磁帶庫等各類大容量存儲介質中，方便了檔案的查詢與利用。同時檔案的數字化發展，不再受孤本的限制，一份文件能夠同時提供給多人使用，實現了檔案信息的共享。數字化檔案可以讓人們足不出戶在電腦前就能完成檔案的查找和借閱，使用過程中不再受時間和空間的制約，檔案不僅能夠實現異地調閱，而且利用空間得到有效擴展。雖然檔案數字化是大勢所趨，但紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，因此只有將實體檔案和數字化檔案相結合才能更好地為檔案工作服務[1]。

2 檔案信息電子化的優勢與不足

檔案信息電子化，意味著檔案工作者基于特定的辦公自動化系統，在計算機上就能夠完成電子文件的起草、修改、排版、定稿、印發工作，節省了整個文件的制作流程，再加上所有的信息是以電子形式顯示在計算機上的，只需要輕輕點擊鼠標和鍵盤就可以進行修改、復制、多個版本的儲存的特性，節省了工作者的時間和精力。檔案信息的電子化工作只需要一臺電腦，減少了對紙張、筆等的使用，減少對寶貴自然資源的消耗，為檔案管理工作節省了大量的開支。檔案電子化具有眾多優勢，也很容易實現，但在具體的工作中仍舊出現了一系列的問題：首先，電子檔案的保存缺乏歷史延續性，電子檔案管理作為一種新興事物開展時間晚，在這之前的工作缺乏責任主體，大多是誰的資料誰保存，在長期的機構改革、崗位調整和工作移交過程中資料部分丟失。其次，電子檔案應用沒有科學的共享機制，在單位的不同部門中由于工作需要經常要共用到某些文件和資料，但是因為缺少科學的共享機制，導致各個部門檔案資料散存在各處，一旦需要就大范圍地進行借閱和查找，影響工作效率與質量。最后，電子檔案的儲存格式不統一，這樣就導致工作人員在使用檔案時出現“文件打不開”“文件已損壞”“格式不支持”等問題，影響電子資料的使用[2]。

3 企業檔案電子信息化建設的具體內容

3.1 電子檔案應用系統的建設

企業電子檔案應用系統的建設主要包含四部分內容，分別是檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的應用以及檔案信息的安全。電子檔案應用系統的建設與企業檔案信息化的整體建設進程有著密切的關系。企業的電子檔案應用系統可以由企業內部的研發部門進行自主研發，也可以使用專門的軟件開發公司所開發的專業軟件。但是在開發工作開始之前，企業需要針對自身檔案管理的現狀進行充分調研，了解檔案信息化建設對應用系統的相關要求，最終使應用系統在功能需求方面契合于企業檔案管理工作的發展。此外，檔案信息化建設還要包含電子文件的管理，因此在電子檔案應用系統的建設工作中還要充分考量企業的其他信息系統，使這些信息系統當中具有價值的電子文件實現自動歸檔。

3.2 電子檔案信息化資源的建設

企業在信息化資源建設過程中要以企業內部所存儲的檔案電子化為基礎，將工作重點向電子文件的歸檔管理方向轉移，最終全面提升電子檔案信息化資源建設的水平。電子檔案信息化資源的建設可以說是信息時代下企業檔案管理工作的發展核心，檔案信息當中蘊藏著企業的價值，在企業運行過程中發揮著至關重要的作用，其開發和利用的層次是企業檔案電子信息化建設成就的重要衡量標準。檔案信息資源建設的主要內容包括企業內部檔案的數字化建設以及電子文件的整理和接收工作。檔案信息資源建設的主要模式包括企業內部檔案目錄中心的數據庫建設以及其他類型數字化檔案數據庫建設等[3]。

3.3 樹立檔案電子化安全保密意識

在檔案電子化建設過程中，要加強安全防范意識，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。在發生風險時，應采取有效的措施及時應對突發事件，數字化管理中要建立檔案信息全方位的安保系統，裝入計算機病毒檢測和入侵檢測等安保功能。此外，為阻止非法訪問和網絡攻擊行為，還要及時更新殺毒軟件和操作系統的安裝，更新漏洞補丁程序。為確保涉密檔案信息系統與互聯網的物理隔絕，要做好檔案電子化的日常安全保密管理和定期檢查工作，在發生問題時要及時上報、及時處理，保證數字化檔案監控體系的完善。使用檔案電子化管理系統時，還應采取相應的軟件、數據庫安全保護措施，設置開機口令或系統口令，防止他人非法獲取或篡改檔案，確保計算機管理系統的檔案材料的真實與安全。同時，在檔案電子化信息管理過程中還要建立嚴格的檔案備份系統，通過計算機轉移刻錄到只讀光盤上進行脫機保存，以加強檔案電子化安全保障。

4 結語

總之，檔案信息電子化管理要充分考慮單位的實際情況，統籌兼顧，循序漸進，充分利用技術成果完善現有工作模式，提高檔案管理水平。