基于信息化管理融入的財(cái)務(wù)決策質(zhì)量提升對策研究

趙海燕

（陜西昕宇表面工程有限公司，陜西 西安 710077）

一、信息化管理技術(shù)融入財(cái)務(wù)決策的發(fā)展趨勢

（一）信息化管理技術(shù)的演變

科技日益發(fā)展，ERP（Enterprise Resources Planning）系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的核心。ERP 系統(tǒng)是一套能有效聯(lián)結(jié)企業(yè)各部門（包含銷售、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等）的作業(yè)程序，并將各部門信息整合至相同數(shù)據(jù)庫中，達(dá)到信息透明化，且各部門對數(shù)據(jù)定義均相同，從而提升數(shù)據(jù)正確性，使管理者可隨時(shí)掌握公司最新信息的工具。目前應(yīng)用ERP系統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)涵蓋很廣，從制造業(yè)、金融業(yè)到政府單位均廣泛使用著該系統(tǒng)。企業(yè)必須整合包括財(cái)務(wù)部門在內(nèi)的所有內(nèi)部各部門間的功能信息，快速反應(yīng)市場變化與顧客需求，提升企業(yè)財(cái)務(wù)決策及總體決策質(zhì)量。

（二）信息化管理技術(shù)的未來

雖然不少企業(yè)已經(jīng)在該領(lǐng)域獲取很多經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)知識(shí)，但基于ERP系統(tǒng)開展財(cái)務(wù)決策工作仍存在失敗的風(fēng)險(xiǎn)，需將企業(yè)現(xiàn)行財(cái)務(wù)及其他業(yè)務(wù)流程進(jìn)行更加系統(tǒng)的搭配，統(tǒng)籌規(guī)劃。企業(yè)在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)所提供的各模塊中，有很多企業(yè)抱持的態(tài)度是只要引入ERP系統(tǒng)即可達(dá)成財(cái)務(wù)信息共享、業(yè)務(wù)流程簡化與降低成本等，但卻忽略調(diào)整企業(yè)內(nèi)部流程本身。因?yàn)镋RP系統(tǒng)流程不一定與企業(yè)業(yè)務(wù)流程吻合，若系統(tǒng)流程與企業(yè)流程有差異，會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致。因此，企業(yè)為了確認(rèn)系統(tǒng)需求，在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)必須進(jìn)行企業(yè)流程分析。企業(yè)流程管理的核心問題在于包括財(cái)務(wù)在內(nèi)的各功能間是否能夠密切整合，而整合性信息系統(tǒng)則是達(dá)成整合的充分條件。企業(yè)希望借助ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用將財(cái)務(wù)信息共享，達(dá)到資源配置最優(yōu)，高層主管可及時(shí)獲得共享的財(cái)務(wù)信息，有效控制整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作。企業(yè)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)是高風(fēng)險(xiǎn)與高成本的，必須先整合企業(yè)流程，使企業(yè)流程與系統(tǒng)流程有效結(jié)合，進(jìn)而有效提升財(cái)務(wù)信息共享效果，降低導(dǎo)入失敗率。

二、整合信息系統(tǒng)的內(nèi)涵與結(jié)構(gòu)

（一）內(nèi)涵及在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

整合信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體（architecture of integrated information system， ARIS）是由德國薩爾大學(xué)企業(yè)管理研究所所長及IDS公司執(zhí)行長Scheer教授提出的一套程序化管理理論。ARIS 設(shè)計(jì)理念是從“整合”的觀念出發(fā)，目的是引導(dǎo)企業(yè)在程序整合過程中，從程序設(shè)計(jì)、管理與應(yīng)用等方面加以全盤性的評估，且有效地應(yīng)用于企業(yè)組織。ARIS 程序管理技術(shù)以“整合企業(yè)程序的建立”為核心，借助標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)程序方法描述、程序分析與改善，達(dá)到企業(yè)環(huán)境效率化管理的要求。

若要基于信息化技術(shù)對企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作程序再造，除了通過財(cái)務(wù)管理流程建模之外，還要將其與其他作業(yè)流程劃分清楚并將細(xì)節(jié)處展開。讓企業(yè)內(nèi)部參與其中的人員能對企業(yè)財(cái)務(wù)流程與作業(yè)流程達(dá)成共識(shí)，并通過共同的溝通語言，找出企業(yè)財(cái)務(wù)決策的關(guān)聯(lián)性流程，以此為重點(diǎn)作為改善作業(yè)流程策略的依據(jù)。

（二）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

以企業(yè)財(cái)務(wù)管理程序建立核心，ARIS結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)如下三類觀點(diǎn)：

第一是組織觀點(diǎn)。ARIS將財(cái)務(wù)部門視為一個(gè)復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)，為了要將復(fù)雜結(jié)構(gòu)分成可管理的單位，因此特別獨(dú)立出一個(gè)描述組織觀點(diǎn)的結(jié)構(gòu)，借助組織圖可以清楚了解部門當(dāng)中各成員階層的權(quán)責(zé)關(guān)系與范圍。除此之外，還描述了企業(yè)其他部門的組成，責(zé)任劃分及人力資源的運(yùn)用是否處于良好關(guān)系，常以組織圖表達(dá)財(cái)務(wù)部門與其他部門的狀態(tài)關(guān)系。

第二是資料觀點(diǎn)。企業(yè)財(cái)務(wù)工作相關(guān)環(huán)境的資源、事件的狀態(tài)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，最常使用實(shí)體關(guān)聯(lián)模式圖（Entity-Relationship Model， E-R Model），主要由實(shí)體、屬性與關(guān)聯(lián)三個(gè)基本元素組成，將實(shí)體與實(shí)體間關(guān)系做整合性表達(dá)，是建立信息系統(tǒng)概念性模型的方法，用來說明企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，企業(yè)流程中是由包括財(cái)務(wù)部門的各種實(shí)體所組成，而各個(gè)實(shí)體當(dāng)中包含許多的信息，ARIS重視描述這些實(shí)體之間的關(guān)系與信息內(nèi)容。

第三是功能觀點(diǎn)。公司內(nèi)部包括財(cái)務(wù)管理工作在內(nèi)的各業(yè)務(wù)功能與作業(yè)程序，可建立在企業(yè)功能運(yùn)作架構(gòu)及其價(jià)值關(guān)聯(lián)圖中。最常運(yùn)用的表述方法為功能樹，這主要以矩形方塊代表企業(yè)功能，并以階層樹狀結(jié)構(gòu)來表達(dá)企業(yè)功能領(lǐng)域分配情形。功能樹可以充分了解企業(yè)在運(yùn)作時(shí)所采取的相關(guān)動(dòng)作與具備何種功能性質(zhì)。

三、財(cái)務(wù)管理ARIS系統(tǒng)導(dǎo)入流程與效果評估

（一）導(dǎo)入流程

一是項(xiàng)目準(zhǔn)備階段。主要活動(dòng)包含初始的項(xiàng)目規(guī)劃、技術(shù)需求規(guī)劃、項(xiàng)目程序與開始以及質(zhì)量查核等。該階段關(guān)鍵成功因素為財(cái)務(wù)主管與高層主管的承諾、實(shí)際的規(guī)劃與期望建置架構(gòu)。

二是企業(yè)藍(lán)圖階段。主要活動(dòng)包含項(xiàng)目管理、項(xiàng)目小組訓(xùn)練、發(fā)展系統(tǒng)環(huán)境、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與流程重新定義以及質(zhì)量查核等。該階段關(guān)鍵成功因素為財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員的信息共享意愿、有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)專家可獲得性與范疇的明確定義。

三是實(shí)作階段。主要活動(dòng)包含項(xiàng)目管理，項(xiàng)目小組培訓(xùn)，配置（Configuration）設(shè)定、使用接口與環(huán)境設(shè)計(jì)與制作財(cái)務(wù)報(bào)表功能的整合與測試，終端使用者（End-user）的手冊文件與培訓(xùn)教材，財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理，質(zhì)量檢查等。該階段關(guān)鍵成功因素為財(cái)務(wù)管理快速?zèng)Q策、對于項(xiàng)目范疇沒有主要改變、將焦點(diǎn)放在采取信息傳輸和界面上。

（二）成效評估指標(biāo)

一是質(zhì)化效益，這可分為以下三點(diǎn)：1、管理者或相關(guān)人員可及時(shí)查詢公司目前相關(guān)財(cái)務(wù)資料，包含一般報(bào)表、所開立單據(jù)的狀態(tài)（已結(jié)、未結(jié)、是否已打印報(bào)表），不需額外花費(fèi)人力及時(shí)間進(jìn)行整理。2、所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，業(yè)務(wù)部門員工可根據(jù)自己的權(quán)限查詢所需資料，減少紙質(zhì)單據(jù)管理上的麻煩，且各部門對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的定義均相同。3、系統(tǒng)上線前，財(cái)務(wù)部門人員必須手動(dòng)檢查共享范圍，避免可能會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)人員疏忽或考慮不周全導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息共享范圍錯(cuò)誤，系統(tǒng)上線后，若前置時(shí)間設(shè)定正確，系統(tǒng)會(huì)按配置條件自動(dòng)給出不同部門的使用權(quán)限。

二是量化效益，這可分為以下兩點(diǎn)：1、導(dǎo)入前，財(cái)務(wù)員工確立信息資源賬號(hào)時(shí)，必須先查詢報(bào)表編號(hào)，并將相關(guān)信息輸入至制定的格式中，再將此單據(jù)打印出來，再依據(jù)部門需求，以特定形式進(jìn)行展現(xiàn)；系統(tǒng)上線后，因?yàn)橛兄魑募?shù)據(jù)的構(gòu)建，財(cái)務(wù)員工只需要選擇部門與權(quán)限即可帶出相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息，輸入完相關(guān)信息后并可及時(shí)完成電子報(bào)表。2、導(dǎo)入后，財(cái)務(wù)人員只需根據(jù)業(yè)務(wù)人員所開立單據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)成發(fā)票，且系統(tǒng)會(huì)建立日記，除此之外，生產(chǎn)過程所產(chǎn)生的費(fèi)用也會(huì)自動(dòng)建立日記帳，財(cái)務(wù)人員可快速產(chǎn)生三大報(bào)表；系統(tǒng)上線前公司財(cái)務(wù)人員需花費(fèi)三至五天進(jìn)行結(jié)賬，系統(tǒng)上線并經(jīng)過應(yīng)用培訓(xùn)后，結(jié)賬流程僅需花費(fèi)一兩天甚至更短的時(shí)間即可產(chǎn)出三大報(bào)表，時(shí)間能夠大大縮短。

四、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)用的人才保障

提升信息系統(tǒng)的使用效率必須以提升財(cái)務(wù)人員職業(yè)技能為前提，在新時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)管理人員必須強(qiáng)化信息能力。這其中，最重要的是關(guān)注科技及創(chuàng)新。應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能（AI）是會(huì)計(jì)工作的未來趨勢。如何應(yīng)用大數(shù)據(jù)，效率化制程、精準(zhǔn)化營銷及決策，是現(xiàn)今焦點(diǎn)議題。其背后所探討的是分析能力、學(xué)習(xí)能力（包括學(xué)習(xí)如何有效率去學(xué)習(xí)），以及通過設(shè)計(jì)思考，從根本去研究問題的本質(zhì)，培養(yǎng)解決問題的能力，而這些能力不是機(jī)器或人工智能可以輕易取代的。因此，在這股浪潮下，財(cái)務(wù)管理人員必須了解科技發(fā)展趨勢，建立基本科技能力，應(yīng)用大數(shù)據(jù)及人工智能，有助提升的工作績效及表現(xiàn)。

解決問題才是財(cái)務(wù)人員提升信息技能的渠道。世界經(jīng)濟(jì)論壇（WEF）曾再次預(yù)言，在 2020年“解決復(fù)雜問題能力”是職場人才最重要的技能。知識(shí)只是工具，解決問題才是專業(yè)，真正對問題提出洞察及創(chuàng)新的解決方案，面對復(fù)雜產(chǎn)業(yè)環(huán)境及相關(guān)法令，財(cái)務(wù)管理方式可能無法跟上現(xiàn)今商業(yè)形態(tài)的快速發(fā)展，因此，財(cái)務(wù)人員除了專業(yè)知識(shí)及技能外，更主要的還是自身的溝通能力、問題解決能力，以及分析能力的培養(yǎng)。在科技及技術(shù)瞬息萬變的時(shí)代，只有學(xué)習(xí)本能才是王道，具備不斷自我學(xué)習(xí)及反思的能力，才能嫻熟的處理各類復(fù)雜的工作關(guān)系，保障自己能夠做好財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展所要求的內(nèi)容。