淺談電力行業(yè)如何推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作

摘要：由于電力行業(yè)的特殊性，需要按子單位工程進(jìn)行組卷，執(zhí)行電力行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和中油標(biāo)準(zhǔn)雙向組卷，大大增加了組卷工作的難度。另外，在同一時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)需要組卷的子單位工程多，需要多家單位共同組卷的子單位工程也多，組卷工作高度交叉，增添了工作難度。本文將根據(jù)筆者工作實(shí)踐論述在項(xiàng)目檔案管理工作中，如何確保組卷資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、合規(guī)性，梳理工作思路，并強(qiáng)化在溝通、超前工作、深化培訓(xùn)、嚴(yán)格檢查、整改落實(shí)上狠下功夫，與工廠項(xiàng)目部、監(jiān)理公司、施工單位密切配合。

關(guān)鍵詞：檔案管理 工廠 項(xiàng)目

一、積極發(fā)揮檔案室管理職責(zé)

（一）工廠高度重視，為檔案工作掃清障礙

在環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目未開工前，工廠為使檔案工作順利開展，提前落實(shí)組卷過程中所需要的一切設(shè)備及消耗物資，新安裝密集柜，配備專用電腦，并優(yōu)先解決歸檔過程中急需的臨時(shí)物資，為檔案歸檔工作奠定基礎(chǔ)。在組卷工作進(jìn)行過半時(shí)，項(xiàng)目科資料員因個(gè)人健康原因暫離崗位，面對(duì)與新資料員復(fù)雜煩瑣的檔案對(duì)接工作，工廠要求檔案員駐守項(xiàng)目科，時(shí)時(shí)面對(duì)面梳理檔案工作，并直接與施工單位對(duì)接組卷工作，確保了組卷工作質(zhì)量。

（二）嚴(yán)格跟蹤，保證檔案工作進(jìn)度受控

從項(xiàng)目前期開始，到建設(shè)過程中，到目組卷完成，檔案室進(jìn)行全節(jié)點(diǎn)跟蹤管理，及時(shí)協(xié)調(diào)溝通解決突發(fā)情況和重點(diǎn)問題。工作過程中，由于項(xiàng)目的每個(gè)單項(xiàng)工程都有十幾家施工單位，且部分子單位工程又由幾個(gè)施工單位共同開展，由哪家施工單位組通用卷成為難題。對(duì)此，檔案室要積極反饋問題，由工廠牽頭落實(shí)，聯(lián)系公司工程部、檔案中心、項(xiàng)目科、監(jiān)理公司、施工單位和綜合辦公室召開專項(xiàng)會(huì)議，經(jīng)過全面分析和各方討論，使組通用卷單位得以明確。

（三）明確責(zé)任，層層把關(guān)歸檔工作

檔案室要重新梳理檔案歸檔項(xiàng)目流程，細(xì)化分解綜合辦公室、項(xiàng)目科、監(jiān)理公司、施工單位責(zé)任，明確具體培訓(xùn)辦法、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和咨詢方法；健全完善檔案收集整理及移交工作辦法，即歸檔資料必須經(jīng)過項(xiàng)目科專責(zé)、監(jiān)理公司、項(xiàng)目科資料員層層確認(rèn)無誤后，才可移交工廠檔案室，工廠檔案員確認(rèn)合格后，進(jìn)行合規(guī)性驗(yàn)收。

二、積極發(fā)揮項(xiàng)目科配合作用

（一）堅(jiān)持早介入、早檢查、早整改

在項(xiàng)目前期文件收集階段，檔案室要以清單化形式將歸檔范圍、相關(guān)規(guī)定送達(dá)項(xiàng)目科，緊緊跟蹤前期工作進(jìn)展，隨時(shí)指導(dǎo)項(xiàng)目科對(duì)前期資料進(jìn)行收集、整理及歸檔，對(duì)具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，對(duì)不符合要求的，逐項(xiàng)列明問題所在及整改清單，保證前期文件完整、齊全。

（二）堅(jiān)持定期總結(jié)，步步跟蹤

檔案室要聯(lián)合項(xiàng)目科每月進(jìn)行一次工作總結(jié)，及時(shí)掌握資料歸檔進(jìn)度及存在的問題，實(shí)現(xiàn)以問題為導(dǎo)向，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)制訂培訓(xùn)指導(dǎo)內(nèi)容，有針對(duì)性地調(diào)整重點(diǎn)工作。

三、積極發(fā)揮監(jiān)理公司監(jiān)管作用

（一）明確任務(wù)，確保進(jìn)度節(jié)點(diǎn)受控

檔案室要求監(jiān)理公司嚴(yán)格按該項(xiàng)目《單位工程劃分表》《子單位工程劃分明細(xì)》抓好時(shí)間節(jié)點(diǎn)、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)的跟蹤管理，為監(jiān)理公司明確各節(jié)點(diǎn)任務(wù)清單，規(guī)定問題的解決時(shí)限，使施工文件、監(jiān)理文件全過程受控，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與資料組卷同步完成。

（二）強(qiáng)化溝通，高質(zhì)量抓好材料收集工作

突出監(jiān)理公司橋梁紐帶作用，加強(qiáng)各單位之間溝通聯(lián)系，能有效克服檔案歸檔過程中遇到的難題。在組卷過程中，施工單位經(jīng)常出現(xiàn)資料員出差、人員更換的情況，造成組卷資料對(duì)接嚴(yán)重不暢問題，通過監(jiān)理公司反復(fù)溝通施工單位，積極協(xié)調(diào)工廠，及時(shí)組織新資料員培訓(xùn)、迎檢工作，確保資料收集工作按時(shí)完成。

四、精準(zhǔn)指導(dǎo)施工單位

（一）深化培訓(xùn)，確保資料歸檔統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

為確保歸檔資料準(zhǔn)確無誤，邀請(qǐng)公司檔案中心專門對(duì)施工單位、監(jiān)理公司等項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案資料管理人員開展培訓(xùn)和交底工作，以電力行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目和中油建設(shè)項(xiàng)目組卷標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，提出項(xiàng)目竣工文件質(zhì)量、編制、收集、整理、歸檔等具體要求，做到統(tǒng)一歸檔資料工作標(biāo)準(zhǔn)，為檔案規(guī)范管理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

（二）建立信息網(wǎng)，隨時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)

以《建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃表》為基礎(chǔ)，建立健全施工單位和監(jiān)理公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，建立《動(dòng)力鍋爐環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目檔案跟蹤管理統(tǒng)計(jì)表》《檔案基本信息表》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員情況表》，深入了解各單位資料員信息及工作進(jìn)展；建立信息共享微信群，實(shí)時(shí)與施工單位、監(jiān)理公司進(jìn)行有效溝通，第一時(shí)間解答各單位提出的問題，并著重對(duì)共性問題進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，確保施工單位組卷工作順利進(jìn)行。

（三）樹典型，抓試點(diǎn)，助力檔案歸檔圓滿完成

通過樹立各階段工作典型，營(yíng)造各施工單位向典型學(xué)習(xí)、互相學(xué)習(xí)的良好氛圍。在檔案歸檔工作初期，因?yàn)橹杏土ü練w檔資料完整度高、標(biāo)準(zhǔn)高、錯(cuò)誤少，北建三公司電氣、儀表專業(yè)隨機(jī)資料、設(shè)計(jì)變更資料組卷清晰整潔，先后被選為典型，并組織其他資料員集中學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，助力組卷資料質(zhì)量的提高。

（作者簡(jiǎn)介：楊金英，女，本科，中國(guó)石油吉林石化分公司動(dòng)力一廠綜合辦公室，會(huì)計(jì)師，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 象話）