研究事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理

文/蘇嵐，常德屈原公園管理處

1 引言

在事業(yè)單位管理工作中，檔案可以對(duì)工作與活動(dòng)的軌跡進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，把事業(yè)單位的發(fā)展充分展現(xiàn)出來(lái)，并且也是事業(yè)單位進(jìn)行工作決策的重要依據(jù)。檔案管理工作的質(zhì)量和水平對(duì)事業(yè)單位的整體管理質(zhì)量和效率有著直接的影響，并且還會(huì)對(duì)事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展有著直接的影響。因此，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案管理工作，通過(guò)多種形式的手段，對(duì)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理進(jìn)行充分運(yùn)用，進(jìn)而有效提升檔案管理效率和辦公質(zhì)量，使管理變得更加科學(xué)化。

2 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理運(yùn)行現(xiàn)狀

首先，信息化管理貫徹落實(shí)不徹底，檔案信息存在錯(cuò)誤。事業(yè)單位和企業(yè)不同，規(guī)模相對(duì)較大，需要處理的檔案信息量較多，并且處理工作的難度也非常大。部分單位的辦公系統(tǒng)和智能檔案管理的應(yīng)用還正處于探索的階段，以至于部分智能檔案管理工作貫徹落實(shí)不夠徹底。在這樣的情況下，各種類型的信息無(wú)法及時(shí)反饋回來(lái)，這嚴(yán)重影響到事業(yè)單位的資源配置。其次，智能檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理和一體化管理。目前各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行智能檔案管理時(shí)，由于沒(méi)有科學(xué)的智能管理積水，以至于還無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中、統(tǒng)籌的一體化管理，以至于在管理時(shí)和采集信息時(shí)還存在一定的問(wèn)題。

3 事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的策略

3.1 提升相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平

在事業(yè)單位辦公系統(tǒng)中和智能檔案管理中，涉及到不同程度的信息技術(shù)，若相關(guān)工作人員無(wú)法熟練操作信息技術(shù)，在實(shí)際工作中就會(huì)存在較大的阻力。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，需要積極主動(dòng)的對(duì)智能檔案管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握。因此，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其可以熟練的掌握檔案管理技術(shù)，對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。并且，還需要檔案管理工作人員具備較高的職業(yè)道德水平和責(zé)任感，對(duì)先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理理念進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)。此外，事業(yè)單位可以對(duì)先進(jìn)的智能檔案管理技術(shù)和設(shè)施進(jìn)行引進(jìn)，做好硬件設(shè)施基礎(chǔ)工作。在該過(guò)程中，需要注意的是，需要結(jié)合事業(yè)單位的工作形式和特點(diǎn)以及實(shí)際工作需求，對(duì)智能檔案管理設(shè)備進(jìn)行合理科學(xué)的選擇，進(jìn)而使事業(yè)單位的智能檔案管理工作需求得到滿足，提升事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化和智能化。

3.2 對(duì)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行優(yōu)化

針對(duì)當(dāng)下檔案管理發(fā)展情況來(lái)看，事業(yè)單位智能檔案管理在未來(lái)將會(huì)成為主要的工作模式。通過(guò)信息技術(shù)，利用電子文件的形式，針對(duì)檔案管理內(nèi)容，進(jìn)行收發(fā)文件和存取檔案等等。這樣就可以結(jié)合工作的需求，來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢和管理，也不會(huì)由于環(huán)境惡劣等原因，致使檔案被損壞。根據(jù)目前電子文檔發(fā)展的情況，已經(jīng)慢慢的代替原有紙質(zhì)版文件檔案管理工作，在各個(gè)單位對(duì)文件進(jìn)行處理時(shí)，通過(guò)電子文件已經(jīng)變成了主要工作形式。在事業(yè)單位檔案管理工作中，涉及到大量的檔案，利用傳統(tǒng)人工的管理模式，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理工作需求。傳統(tǒng)人工管理模式的工作量較大，并且還由于人為因素致使檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤、檔案保管存在問(wèn)題等。此外，事業(yè)單位需要優(yōu)化建設(shè)局域網(wǎng)，使內(nèi)部保證各個(gè)工作環(huán)境都可以實(shí)現(xiàn)信息共享，以便于相關(guān)工作人員可以通過(guò)局域網(wǎng)對(duì)相關(guān)科室、人員的檔案信息進(jìn)行獲取。并及時(shí)修正和更新檔案管理信息，進(jìn)而有效提升檔案管理的精準(zhǔn)化、智能化、規(guī)范化。

3.3 對(duì)檔案管理制度和模式進(jìn)行創(chuàng)新

在檔案管理工作中，需要嚴(yán)格對(duì)相關(guān)制度和法律法規(guī)進(jìn)行遵守，并結(jié)合檔案管理工作，不斷完善內(nèi)部管理制度，進(jìn)而使檔案管理工作可以順利的進(jìn)行下去。事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理工作的需求，不斷優(yōu)化內(nèi)部檔案管理制度和模式。并且，需要結(jié)合當(dāng)?shù)厥聵I(yè)單位的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理手段進(jìn)行合理制定。在信息時(shí)代背景下，把信息技術(shù)作為基礎(chǔ)實(shí)施工作，進(jìn)而有效改善和改進(jìn)檔案管理措施。并且，事業(yè)單位需要對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行積極主動(dòng)的引進(jìn)，進(jìn)而不斷完善檔案管理模式，最終有效促進(jìn)智能檔案管理水平的提升，促進(jìn)事業(yè)單位智能化檔案管理發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

3.4 注重對(duì)事業(yè)單位智能化檔案管理工作的支持

檔案管理工作是事業(yè)單位日常工作中重要的組成部分，事業(yè)單位相關(guān)部門需要結(jié)合我國(guó)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度，進(jìn)而有效提升檔案管理工作水平和質(zhì)量。事業(yè)單位可以從以下兩個(gè)方面入手，第一，需要多給予智能檔案管理工作支持，提供給智能檔案可靠的物質(zhì)條件。事業(yè)單位可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，對(duì)智能檔案管理設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)局域網(wǎng)進(jìn)行完善，進(jìn)而使智能檔案管理工作可以順利的進(jìn)行。第二，需要多給予人才儲(chǔ)備和人才培訓(xùn)工作支持。事業(yè)單位可以定期組織相關(guān)培訓(xùn)和教育，進(jìn)而使相關(guān)工作人員可以具備強(qiáng)烈的智能檔案管理意識(shí)，對(duì)智能檔案管理技能進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)，進(jìn)而有效提升智能檔案管理的精準(zhǔn)性和科學(xué)性和規(guī)范性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)辦公系統(tǒng)的運(yùn)用和加強(qiáng)對(duì)檔案的智能管理是非常重要的，不僅可以有效提升辦公質(zhì)量和檔案管理質(zhì)量，還可以促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要結(jié)合自身的工作特點(diǎn)和辦公需求，積極主動(dòng)的探索辦公系統(tǒng)與智能檔案管理，并利用多種形式的手段，提升辦公系統(tǒng)與只能檔案管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而使檔案管理的各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)促進(jìn)辦公質(zhì)量和管理效率提升的目的。