我國人事檔案管理的問題與對策

文/袁美希，淄博市張店區人才服務中心

1 引言

人事檔案是事業單位聘用選撥人才的重要依據，其是日常管理的重要工作，但是一些單位依然利用傳統的方式開展管理，導致檔案存在應用面窄、利用率低等問題。新時期下，隨著我國科學技術的蓬勃發展，人事檔案管理的理念和模式也出現了巨大的轉變，事業單位需要迎合時代發展趨勢，在管理中積極引入現代信息技術，構建人事檔案管理平臺，切實發揮人事檔案的價值和作用，為事業單位的健康以及穩定發展提供幫助。

2 事業單位人事檔案信息化管理存在的問題

2.1 缺乏完善的信息化管理制度

縱觀目前為止各事業單位在人事檔案信息化管理中存在的諸多問題，最為顯著的就是缺乏完善的信息化管理制度，該制度的缺乏造成了很嚴重的后果，那就是一切工作都無法按照程序規范進行。沒有明確的制度去規定各項工作內容及具體要求，在落實時沒有依據可遵循，這必然會在很大程度上導致工作混亂，影響工作質量和工作效率，對其發展造成嚴重阻礙。各個事業單位都會考慮到自身的利益，并且把它放在了最為重要的位置，這無疑阻礙了信息共享，盡管一些事業單位已經制定了相應的信息化管理制度，但是并不完善，而且隨著要求的變化也是要不斷進行調整的，尤其是涉及到自身利益方面，更加應當重視一些，因此，還要從根本上解決所存在的這一系列問題。

2.2 管理與利用方式落后

隨著經濟的發展，科學技術的不斷進步，互聯網也應用到各個行業，檔案管理工作也應注重計算機技術的使用，但是在實際工作中檔案管理工作依然使用傳統的管理方法，注重紙質檔案，而不關心電子檔案，計算機技術沒有應用到該行業，造成技術的浪費，不能發揮其功效，而且導致現代技術的發展成為干部檔案管理工作的制約。傳統模式下檔案管理工作的進行需要大量的人力，這造成資源的浪費，而且管理者的素質還會對檔案的管理與利用產生直接的影響

2.3 技術設備以及檔案管理人員的能力不足

科技不斷進步信息化程度越來越高，在事業單位的人事檔案管理方面信息化的前沿性很高，在生活速度快的城市應用的技術設備都是最新的，最高的科技成果，同時對檔案管理人員的要求也是非常苛刻的，現如今的人員大多數還不具有能夠全面操作的能力。相反，在中低速的城市是技術設備落后，檔案管理人員雖然能力也不足但是可以操作當前的設備。技術設備在管理檔案中起著至關重要的作用，有些檔案在新舊設備中是不能轉化的，這直接導致城市與城市檔案管理有沖突和矛盾。

3 加強事業單位人事檔案信息化管理的措施

3.1 完善技術設備并提高檔案管理人員的能力

完善相關技術設備并且提高檔案管理人員的工作能力是加強事業單位人事檔案信息化管理的兩個主要措施，根據不同地區不同事業單位進行適當調整。在發達地區，一般技術設備上不會存在較大的問題，所以需要做的就是培養人才，引進人才，提高檔案管理人員的綜合水平。而在不太發達的地區，在技術設備上存在落后現象，所以需要引進先進的技術設備，這需要得到國家有關部門的支持。同時也要重視人才引進及培養。

3.2 創新干部人事檔案管理的方式方法

社會的進步，時代的發展，科學技術的進步，干部人事檔案工作要順應時代的發展需要，不斷采用先進的科學技術，建立干部人事檔案信息平臺，有利于提高檔案管理、利用的效率，并且能夠準確及時地了解其動態。另外，提高管理人員的綜合素質。建立獎懲機制，同時對檔案工作者進行定期的教育培訓，從而提高其綜合素質。

3.3 制定完善的信息化管理制度

缺乏完善的信息化管理制度是目前事業單位人事檔案管理工作存在的一個較為顯著的問題，其產生的不利影響不言而喻，所以必須要制定完善的信息化管理制度，對各種工作行為進行規范，這樣能夠在一定程度上減少工作失誤的出現，而且一旦出現問題也能夠及時查證，并且有據可循。事業單位人事檔案信息化管理制度不是一成不變的，不同地區有其不同的特點，不同領域的事業單位在人事檔案管理工作上也有些許的差別，而且也是要隨著社會的發展不斷進行調整的，所以說這是一項長遠的工作，存在于發展的各個時期，因此必須要重視信息化管理標準的不斷完善。

3.4 樹立正確的人事檔案管理觀

檔案的價值根基是真實性，使命在于被利用。人事檔案是社會重要的人才信息庫，是蘊含豐富資料的人才寶藏，檔案管理的目標不僅僅是保存檔案，更是保管好檔案。“保”即保密性、機密性，要有標準、有目標地將檔案管理資料的機密程度科學分級。“管”即管理，必須對檔案進行正確的資料征集、分類、研編、歸檔、傳遞，并結合檔案的機密性實行共享和利用。“好”是對人事檔案管理的質量要求，要求我們樹立“社會需要的不僅僅是一份檔案，而是檔案里面的內容”這樣一種檔案觀。在符合法律的前提下，本著合情、合理、便利的原則，為企業和社會提供檔案服務，對工作人員的思想觀念進行端正和改革，是進行人事檔案管理改革和創新的先導。

3.5 規定人事檔案管理部門

因為人事檔案在管理中有不統一的現象，所以不同人的檔案可能保存在不同的部門，導致檔案管理混亂。為了減少不同檔案管理單位相互推卸責任，因此在人事檔案管理制度中應規定人事檔案要統一存放的單位，比如將人事檔案統一存放于母公司的人力資源部門，或將地區分塊，在每一個分塊內的企事業單位的人事檔案集中存放在一個專業的人事檔案機構，這樣集中化的管理可以實現人事檔案管理的有效性，避免因為人事檔案被多部門管理造成的管理混亂。

4 結束語

全新的社會形勢下，信息技術獲得快速的發展和更新，事業單位要正確看待人事檔案管理所面臨的挑戰和機遇，迎合時代、抓住機遇、更新觀念，切實做好人事檔案管理工作，發揮其應用價值，為自身的健康以及穩定發展提供服務，推動我國社會發展和經濟建設。