淺談公租房電子檔案管理現(xiàn)狀及問題對策

文/馬儷原，盤龍區(qū)保障性住房管理服務中心

在房價居高不下的當下，購房難、購房貴已經(jīng)成為了絕大多數(shù)人落戶安家的重要阻礙。在此背景下，很多地方政府為了能夠有效緩解低收入群體的住房問題，紛紛響應號召，推出了公租房項目，而公租房項目的推出，確實為一部分無房群體解決了住房問題，對于促進社會公平、構建和諧社會產(chǎn)生了一定積極作用。但是公租房制度要能夠以一以貫之得到有效推進，良好的內(nèi)部管理工作不必可少，而在公租房內(nèi)部管理中，公租房檔案管理又是其中的重要環(huán)節(jié)，對于公租房制度的落實程度以及公租房管理的有序性和規(guī)范性都有重要影響。當前，隨著信息化時代的來臨，很多公租房檔案管理都已經(jīng)開啟了電子化時代，大大提升了效率和準確性，但是實際管理過程中，依然有一些較為顯見的問題，需要尋找對策進行解決，從而不斷提高公租房電子化管理的水平。

1 公租房電子檔案管理的問題

公租房檔案通常包括公租房申請主體的基本資料、補貼臺賬、政府減免房租臺賬以及相關的管理工作臺賬等資料。而電子檔案是將原有的紙質文檔進行掃描，再將相應的掃面件傳入到計算機，這一過程中就能夠保證檔案內(nèi)容能夠原原本本的被傳輸進電腦，同時，電子檔案在歸檔方面，可以通過計算機程序進行歸檔，不僅速度大大提高，準確性也能夠有所保障，不需要用人工方式進行繁瑣費力的歸檔編排，在檔案呈現(xiàn)的時候，也能夠清晰直觀地在電腦屏幕進行顯現(xiàn)，提高利用效果。但是從實際情況來看，目前在電子化管理過程中還是有一些問題，主要如下：

1.1 系統(tǒng)更新升級緩慢

電子檔案管理系統(tǒng)并不是一個新鮮事物，而很多公租房管理單位也早就啟動了電子化檔案管理改造項目并已經(jīng)上線運行多年。然而目前隨著客觀形勢的變化，公租房檔案的電子管理也面臨著新的要求，但是目前的系統(tǒng)還是存在較大的局限性，比如不能夠通過移動設備進行操作，在操作物理空間上有一定局限性；再如不能夠遠程操作，如果需要調(diào)閱往往需要往返兩地，耗時耗力等等。而目前很多公租房管理單位往往缺乏與時俱進的意識，系統(tǒng)的更新進度還是比較緩慢，影響了系統(tǒng)在當前背景下的高效運用。

1.2 電子檔案管理系統(tǒng)運用和維護方面問題

由于電子檔案管理系統(tǒng)相對來說出現(xiàn)時間并不太長，而很多公租房管理單位因為自身體制因素，一些檔案管理人員都是從原先的紙質檔案管理習慣中過度而來，有些管理者因為認知和習慣的因素，并不能很好地利用電子檔案管理系統(tǒng)，造成檔案內(nèi)容更新不及時、內(nèi)容殘缺等問題。其次是很多單位對檔案管理系統(tǒng)只有使用的意識，而缺乏維護的意識，這就使得一旦當系統(tǒng)出現(xiàn)問題，不能夠得到及時處理，影響檔案管理工作和公租房分配工作的正常運轉。

2 提升公租房電子檔案管理水平提升的對策

2.1 不斷加強電子檔案管理系統(tǒng)的升級優(yōu)化

一是序時推進電子管理系統(tǒng)項目的持續(xù)更新建設，對公租房檔案電子管理系統(tǒng)的各項功能要不斷進行擴展和優(yōu)化，要基于當前電子檔案管理技術的發(fā)展以及業(yè)內(nèi)在電子檔案管理方面所形成的一些新思路、新經(jīng)驗，不斷對系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，著力突破過去在管理中的各項限制，實現(xiàn)檔案檢索、調(diào)閱、登記、歸還、維護、更新、以及修改等一系列功能的升級，進一步優(yōu)化檔案管理人員以及其他相關人員的使用體驗。二是要加快電子檔案管理系統(tǒng)的移動化開發(fā)進程，盡快實現(xiàn)移動管理功能。使得電子檔案的查詢、調(diào)閱等工作能夠通過APP或者是移動平臺實現(xiàn)。尤其是可以探索推進“遠程線上檔案室”項目的建設，并按照現(xiàn)有系統(tǒng)梳理、功能升級、雙軌運行這三期來實施，該項目建成后，只要是具有相關工作聯(lián)系的部門或者崗位，除了檔案的錄入不能夠在遠程系統(tǒng)上完成，其他業(yè)務均可在“遠程線上檔案室”完成，這對公租房電子檔案管理事業(yè)來說是具有戰(zhàn)略意義的一件大事，它如果能夠成功上線，將標志著以電子化為公租房檔案管理的戰(zhàn)略構想得以全面落地，同時，也是推動檔案管理“智聯(lián)化”建設中的一項重要工作。

三是在持續(xù)對電子檔案管理系統(tǒng)進行更新升級的過程中，也要在配套設施上及時跟上，相關硬件設施、人員配置、培訓、管理制度等保障措施要同步跟進。

2.2 加強業(yè)務培訓，規(guī)范系統(tǒng)運用

針對當前公租房檔案電子化管理背景下要對電子檔案管理員的管理水平提出的新要求，作為公租房管理部門，應當要針對目前人員在現(xiàn)代化管理理念、管理水平方面的不足，通過開展具有針對性的培訓活動，使其能夠進一步提升計算機技術、信息網(wǎng)絡技術、系統(tǒng)使用和維護技術等，有效適應當前電子檔案管理的要求。其次，要針對檔案電子化管理的新情況，對原先的檔案管理制度進行不斷的修訂完善，尤其是要對電子管理系統(tǒng)模塊下檔案的調(diào)取、查閱進行一定限制，防止有關隱私信息遭到泄露，產(chǎn)生不必要的聲譽風險。第三，要對電子檔案系統(tǒng)的權限進行一定的設計，防止檔案利用者通過系統(tǒng)隨意刪除、修改檔案信息，影響公租房管理工作的正常進行和有關人群的正當利益。

3 結語

綜上所述，做好公租房電子檔案管理，對于公租房制度的有效落實和整體管理水平都有重要影響，上述是筆者關于公租房檔案電子管理問題及對策的一些思考，希望可以為廣大從業(yè)者提供一些有價值的參考和借鑒。