四維法確定崗位說明書中的職責內容

文/徐雪紅，浙江樂雷德投資管理有限公司

1 “匯總法”確定職責內容的主干

匯總法分為三步，員工匯總、直接上級審定、集體匯總。對于崗位職責，最為明確的人員應該是員工本身，其次是員工的上級主管。這也是和績效考核的權限相對應的。因此在編寫職責內容時，首先要參照員工意見，這同時也保證了員工的參與程度，更利于企業管理制度的實施。

對于員工個人匯總崗位職責應該做到以下幾步：

1）人力資源部要對員工進行簡單的培訓，包括：本企業崗位說明書的格式、內容；需要員工填寫的部分(應當范圍越明確越好，例如僅限于工作職責部分)；員工可以使用的資料，例如工作日志、工作記錄、部門文件等；如何對工作職責的重要性進行簡單的排序；同時還可以將對自身崗位的某些職責是否有異議等備注說明。對于企業來講同一崗位可能有多名員工，可以根據崗位性質組成小組進行匯總。這樣形成的職責內容更為詳細。

2）在員工對自身崗位進行職責匯總之后，應該由其上級主管進行審定。審定工作主要包括：員工匯總的職責內容格式是否規范：工作職責是否有遺漏，尤其是工作周期較長，目前員工還有可能沒有接觸到的工作職責；工作排序是否與領導分配的工作重點相一致；對于員工提出的不屬于自身職責的工作內容是否正確、能否調整等。在通過上級主管審定之后的職責內容應該是格式統一，內容相對完備的。

3）最后，企業應該召集各部門負責人對各崗位的職責內容進行集體匯總。集體匯總的主要目的是觀察是否有工作遺漏；對于各部門之間銜接的工作進行梳理和分配；對于員工提出的工作異議進行審定，確定此項工作的負責部門和負責人員；對各崗位的工作關系和工作權限作進一步的確定：同時結合下一步分解法保證企業戰略目標的落實。

2 “分解法”保證企業戰略的落實

“分解法”的內容包括將企業總體目標層層分解，落實到各個具體崗位的工作職責。“分解法”一方面形成了績效考核中的內容。另一方面它對于階段性的工作，未來目標性的工作起到了提前計劃的作用。例如某企業下一年度要進行“財務預算年”，相關部門要更新軟件，業務部門要填寫新的表格，部分工作流程要更改，員工需要培訓等等。這些工作由于以前沒有做過，不可能反映到以前的崗位說明書中，這就需要企業在編制崗位說明書時要利用好“分解法”。

“分解法”一般在事業制定年度計劃時使用，一般采用魚骨分析圖或者多權樹法。在制定企業年度計劃的過程中應當包括如下工作：

1）企業年度計劃的量化指標，包括：營業額、利潤、市場份額、人員流動、組織建設發展等指標；

2）所有指標的重要性排序，明確重點工作：

3）確定所有指標的完成時限或者里程碑時間點，何時完成、中間在哪一時段要完成哪些工作：

4）各部門承擔的指標責任、管理權限、完成時限、獎懲措施、中間抽檢的時間點；

5）各部門需要的資源和支持：

6）應急方案。形成以上方案后，各部門應當繼續利用分解法，在明確部門職責和目標的前提下，將各個崗位的職責進一步明確。

3 “流程法”明確職責分解和流暢連接

作為一個崗位的職責說明書，其最大的問題是不好展現崗位與崗位之間的工作是如何連接的，也就是說對于某些存在部門銜接的工作職責不好確定。由于利己思想或部門利益的影響，各崗位的職責內容都會盡量將自己的職責外延縮小，這就造成部分工作在銜接時斷檔或者銜接不暢。為解決這個問題就要引入“流程法”，企業在運營過程中自然會形成各種不向的業務流程，操作規范、工作程序。繪制企業業務流程圖，不但是企業制度化管理的重要一環，同時也是協助完善崗位說明書的重要方法。

“流程法”在使用過程中應該包括以下步驟：

1）明確企業的工作范圍、服務范圍。

2）確定不同業務的層次、規模、范圍，一般企業可分為戰略流程、運作流程、支持流程三個層次。其中戰略流程包括企業戰略的制定過程、產品的主營方向、確定企業研發的重點等業務流程；運作流程包括營銷、生產、采購、宣傳、資金運作等具體職能；支持流程包括人力資源管理、財務管理、MIS等等。

3）確定主要核心業務，繪制核心業務流程圖，明確各部門在業務流程中的功能、職責。這一步應該由企業召集部門負責人進行會商，重點確定部門與部門之間工作銜接的問題。

4）細化業務流程圖，具體到部門內部各崗位在業務流程中的位置和職責。

5）討論修訂，與部門員工一起修訂通過“匯總法”和“分解法”形成的崗位說明書，明確各崗位工作外延。保證崗位與崗位之間，本崗位與外部門之間職責明確、交接流暢。

4 “自測法”完善職責內容的實時修訂

作為“四維法”的最后一步，“自測法”的作用在于保證崗位說明書與實際操作的符合程度。根據企業的性質不同、崗位的工作內容不同，可以分為季度自測和隨機自測。

在進行自測法時，應當按照以下步驟進行：

1）確定自測時間和自測表格式，可參照下表；

2）向員工說明自測內容、時間、操作方法、填寫內容；

3）在選定時間進行自測：

4）員工填寫自測表，說明相關情況；

5）人力資源部負責統計，確定符合程度標準，了解例外事件出現的原因，決定是否對現有崗位說明書進行修訂。

5 結語

從以上論述可以看出，對于一個企業來講，任何制度的建立其基礎工作是非常重要的，例如員工的工作日志、工作記錄等信息記錄；各部門的業務流程圖、工作規范、工作標準；企業戰略的制定、分解、落實等等。這些工作往往沒有對企業的利潤獲取起到直接作用，但是這些基礎工作是企業騰飛發展最堅固的基石。