企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

文/楊海，貴州開(kāi)磷建設(shè)集團(tuán)有限公司

1 信息化管理模式在檔案管理中的作用

1.1 構(gòu)建了有流程體系的檔案管理工作

信息化管理的檔案管理工作給當(dāng)前階段檔案管理帶來(lái)的與傳統(tǒng)管理最不同的地方在于它能做到資源共享，以及能使檔案管理工作變得有條理有流程，利用信息技術(shù)可以讓檔案管理變成自動(dòng)化管理模式，不需要人為操控，只要在投入使用之前提前設(shè)定好相應(yīng)的程序，計(jì)算機(jī)就能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作，將信息儲(chǔ)存和信息共享完美地融合在一起。

1.2 有效地提高了檔案管理工作的效率

信息化管理模式的檔案管理的主要管理媒介是計(jì)算機(jī)，這也就意味著在進(jìn)行檔案管理和信息儲(chǔ)存時(shí)只需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、硬盤(pán)、U盤(pán)等工具就能將信息全部?jī)?chǔ)存下來(lái)了，這種儲(chǔ)存方式首先可以減少紙質(zhì)儲(chǔ)存占有的空間和資源，將信息儲(chǔ)存變得環(huán)保，并且，工作人員在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)只需要操控計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行工作，而不要耗費(fèi)大量的人力和物力資源，這在很大程度上使工作變得簡(jiǎn)潔快速，提高了工作效率。

1.3 增強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性

對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)而言，檔案管理都是十分重要的，在企業(yè)檔案中不只包括了企業(yè)內(nèi)員工的信息檔案，還有關(guān)乎企業(yè)發(fā)展未來(lái)的重要信息，因此，企業(yè)在對(duì)檔案管理方面非常嚴(yán)格，它要求較高的安全性和準(zhǔn)確性，信息化管理的優(yōu)勢(shì)恰好體現(xiàn)了出來(lái)，信息技術(shù)是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為管理手段，以電腦作為信息管理載體的，機(jī)械化的技術(shù)在精確性和保密性方面都較人工操作更加嚴(yán)格，在查找信息時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的檢索技術(shù)比傳統(tǒng)翻閱查找要準(zhǔn)確迅速得多。

2 企業(yè)檔案管理工作中信息化建設(shè)的措施

2.1 加強(qiáng)硬件和軟件的建設(shè)

在檔案信息管理系統(tǒng)方面，要深入開(kāi)發(fā)相關(guān)軟件，配備高質(zhì)量的硬件設(shè)備，不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，軟件系統(tǒng)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，檔案目錄、全文要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，統(tǒng)一歸檔格式，檔案管理人員要保存紙質(zhì)檔案，錄入化檔案，滿足使用者的實(shí)際需求。另外，還要設(shè)置信息密級(jí)，提升檔案的安全性，制定詳細(xì)的密集標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息用戶(hù)要遵守相關(guān)流程，并且，設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)權(quán)限，定期為對(duì)檔案管理人員提高相應(yīng)的培訓(xùn)，這樣可以為檔案密級(jí)打下安全基礎(chǔ)，還能有效避免重復(fù)性歸檔，進(jìn)一步較快了檔案信息數(shù)字化的建設(shè)效率。

2.2 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。在信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，全面分析企業(yè)的管理特點(diǎn)等，根據(jù)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格管理歸檔材料，在整體上，進(jìn)一步加大檔案管理的控制質(zhì)量，在輸入信息數(shù)據(jù)時(shí)，要確保信息樹(shù)立的準(zhǔn)確無(wú)誤，只有這樣，才能保證檔案內(nèi)容的可靠性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值。不僅如此，在檔案管理制度方面，也需要進(jìn)行不斷建設(shè)，對(duì)管理制度進(jìn)行全面完善，全面說(shuō)明檔案管理人員的崗位責(zé)任，可以采用責(zé)任制，保證檔案管理人員履行自身的職責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，也可以找到相關(guān)的責(zé)任人。

2.3 實(shí)時(shí)收集檔案資料

實(shí)時(shí)收集檔案資料是保證企業(yè)檔案完整、清晰認(rèn)定、按時(shí)歸檔管理的核心環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應(yīng)清晰劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門(mén)員工的崗位責(zé)任，制定文書(shū)管理、資料管理歸檔的相關(guān)制度，明確員工歸檔管理的指責(zé)，日常收集任務(wù)應(yīng)全面落實(shí)到人頭，通過(guò)全方位搜集確保應(yīng)歸檔資料及時(shí)歸檔，并定期進(jìn)行搜集與補(bǔ)充，避免資料信息的缺失，提升檔案資源完整性。另外，各機(jī)構(gòu)應(yīng)在要求時(shí)間段之中快速搜集檔案信息、整理基礎(chǔ)資料，確保不同類(lèi)別檔案及時(shí)歸檔，同時(shí)保證檔案信息快速更新，進(jìn)而實(shí)時(shí)反映出企業(yè)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，這些工作具有一定的系統(tǒng)性、復(fù)雜性，需要具有高素質(zhì)的檔案管理人員來(lái)完成這項(xiàng)工作，因此，在實(shí)際建設(shè)的過(guò)程中，要針對(duì)相關(guān)的工作人員，展開(kāi)相應(yīng)的培訓(xùn)，以此來(lái)提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，并且，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在開(kāi)展檔案信息化的建設(shè)工作中，應(yīng)該從檔案管理人員出發(fā)，采取有效的措施，充分激發(fā)他們的工作熱情，使其履行認(rèn)識(shí)自己的崗位職責(zé)，發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，進(jìn)而在檔案管理中，具有創(chuàng)新精神，能夠?qū)崿F(xiàn)自己的價(jià)值。其次，積極應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，豐富檔案的種類(lèi)，對(duì)于信息化建設(shè)的載體，應(yīng)該不斷創(chuàng)新，通過(guò)多樣化的載體，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。在建設(shè)方法方面，也需要不斷創(chuàng)新，積極培養(yǎng)高素質(zhì)人才，也可以邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家來(lái)指導(dǎo)這項(xiàng)工作，讓檔案管理人員能有效運(yùn)用新技術(shù)，正確使用相應(yīng)的設(shè)備，全面掌握相關(guān)的信息化知識(shí)，進(jìn)而有效的提升檔案信息化建設(shè)水平。

2.5 檔案管理的同步化及實(shí)時(shí)化

檔案的信息資源是企業(yè)的核心，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，妥善保管企業(yè)各項(xiàng)資料有助于提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，檔案管理工作在要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)，還應(yīng)該加快企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程，積極應(yīng)用信息化的管理模式，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。不僅如此，對(duì)于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能也應(yīng)該充分應(yīng)用，在現(xiàn)階段來(lái)看，信息技術(shù)的發(fā)展很快，在網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)中，全面建設(shè)企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)十分必要，可以確保各項(xiàng)資料的完整性，還可以讓用戶(hù)可以快速的查找，為用戶(hù)提供了諸多便利，作為管理人員，也能將檔案管理工作實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、同步化的管理目標(biāo)。

總之，信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]邰曦.信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2017(11).

[2]謝東曉.企業(yè)檔案管理信息化及其重要性分析[J].辦公室業(yè)務(wù).2018(05).