論基層工作人員檔案管理意識的培養

文/楊文芳，秀山縣投資促進中心

1 基層工作中常見的檔案管理問題

基層檔案管理主要針對基層工作人員，在開展相關的檔案管理工作的時候，要切合實際，努力做到科學合理。基層工作人員在進行檔案管理工作時要不斷培養管理意識，這對于檔案管理工作的開展尤為重要。然而，基層工作人員的檔案管理工作中存在如下問題：第一、基層工作人員沒有良好的工作習慣，對檔案資料的保管不善。盡管能夠按照上級領導的指示進行資料的整理，但是常常因缺少備份或者未存檔使得后期再次利用時變得困難，尤其是已經上報的資料，想要查看資料時往往因缺少備份不得不去向上級申請查閱，這就是檔案管理工作的任務變得繁重。第二、基層工作人員因專業水平的缺乏和管理意識的欠缺，使得檔案管理毫無秩序，雜亂無章。尤其是對需要整理存檔的資料文件沒有按照要求的時間順序、文件類型等分類整理，而是根據平時的工作習慣，毫無秩序的隨意放置。當需要查閱的時候，只好盲目的查找，浪費人力物力，使檔案管理工作的開展十分不利。

2 培養基層工作人員檔案管理意識的重要性

基層工作人員檔案管理意識的薄弱、專業性不強、管理方法不當，嚴重影響著基層檔案管理工作的開展，主要體現在以下兩個方面：

一是影響基層檔案管理工作的質量，不利于基層單位接受相關部門的檢查。基層工作中有些工作雖然不是檔案類的文件，但是卻與檔案管理工作密不可分，尤其是工作中的一些憑證和參考，在日常工作中十分重要和關鍵，其中的一些文件、檔案、數據信息等工作記錄和資料，如果在平時的工作中沒有加以整理和保存，很容易在后續工作中因需要查閱或者參考而無法翻閱和查看，使工作難以順利開展。尤其涉及一些評估的事項，對檔案資料的真實性要求更加嚴格和謹慎。

二是嚴重影響檔案管理工作的質量和效率。基層工作人員在檔案管理工作中要應該將與檔案相關的材料收集齊全，按照檔案管理的要求和規定進行整理和歸檔。但是基層工作人員大都不是專業的檔案管理人員，沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，缺乏檔案管理知識，而且管理意識薄弱，因而使得檔案管理工作難以持續有效的開展。有的基層工作人員工作經驗少、責任心不足，對于檔案管理工作只是按部就班、循規蹈矩的進行，對專業性方面認識不足，這就容易造成檔案材料的混亂無序、材料缺失、檔案不全等問題的出現，影響基層單位的檔案管理工作的順利開展。

所以，要想順利開展基層工作人員檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的質量和效率，必須從主觀上抓起，不斷培養基層工作人員的檔案管理意識，提高基層工作人員檔案管理的專業性。

對基層工作人員檔案管理意識的探究

第一、基層工作人員要加強檔案管理意識的培養，要有主人翁意識，把檔案管理工作視為日常工作中的重點工作，尤其是對日常性的工作，要學會從主觀意識上去收集和整理檔案資料，而不是被動的接受工作的安排。能否做好基層檔案管理工作，關鍵要看基層工作人員能夠切實做好檔案管理工作。當然，基層工作人員檔案管理意識的培養還需要相關部門領導的重視，部門領導要深入開展檔案管理工作，通過培訓和學習不斷提高基層工作人員的檔案管理意識，使基層工作人員能夠在檔案管理工作中得心應手。

第二、對于日常工作中的檔案資料的管理，基層工作人員要認真細致的對檔案資料進行科學的、合理的、規范的收集和整理歸檔。而在檔案管理工作中，問題分類法和時間分類法是最常見的兩種分類方法，也是平時工作中最常用的工作方法。對于基層單位而言，檔案材料相對而言較少，資料整理和歸檔也較為容易。按照問題分類法可以將檔案按照不同的部門進行分類并歸檔；按照時間分類法可以通過時間節點將檔案進行整理和分類，這不僅有利于檔案資料的查閱，同時為今后的工作開展提供了較為便利的條件。

第三、基層單位檔案要進行雙保險存儲，也就是電子檔案和紙質版檔案并存。紙質檔案的整理和保存較為困難，而且紙質檔案占據較大的存儲空間，翻閱和查找相對比較困難。電子檔案的存儲較為方便，而且只要基層工作人員掌握了基本的計算機技能就可以完成電子檔案的分類整理和歸檔，基層工作人員可已通過搜索關鍵字或關鍵詞就可以很方便的進行查閱。但是也存在一定的危險性，計算機中毒、死機、斷電等容易造成電子檔案的缺失。因此電子檔案和紙質檔案要并存，這樣不僅是對檔案管理工作的雙重保障，也體現了對檔案管理工作的重視。

基層檔案管理工作對于各行各業的發展起到了良好的促進作用，這也得益于基層工作人員檔案管理意識的提高。但是問題依然存在，部分基層人員在檔案管理工作中還存在很多的不足和欠缺，管理意識薄弱、工作責任心不強、缺少主觀能動性等等，這也就直接導致了基層檔案管理工作中出現各種各樣的問題，檔案資料管理混亂、不方便翻閱和查找、資料歸檔無秩序等。所以加強基層工作人員檔案管理意識的培養，有利于提高檔案管理的工作質量和工作效率，也使得檔案資料變得有理有據，保證了檔案材料的規范化管理。總之，培養基層工作人員的檔案管理意識是一項十分關鍵而且必不可少的工作，基層部門領導要引起足夠重視。

[1]方芳.論基層工作人員檔案管理意識的培養[J]. 學習與修養，2015，（08）：7-8.

[2]李繼紅.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].山西農經，2016，（14）:89-89.

[3]李勉. 提升檔案管理意識對社會發展的影響[J]. 理論研究， 2016，（04）：67-68.

[4]汪泓.基層單位檔案管理工作概論[J].甘肅科技縱橫，2017,46（11）：78-80.

[5]高雅.論基層單位基建檔案資料的收集整理和歸納[J].辦公室業務，2016，（08）：103-103.

[6]沈鶴慧.信息化視野中事業單位檔案管理的創新[J].工作指導，2018，（06）:119-121.