檔案管理與信息化建設(shè)

文/王春霞 魏紅紅，.山東省東營(yíng)市中心血站；.東營(yíng)市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站

檔案作為信息資源的一種，也是信息與載體的統(tǒng)一。它是在社會(huì)活動(dòng)中由機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人直接形成的文字、圖表、聲音、圖像等形式和載體的歷史記錄。檔案管理的產(chǎn)生來(lái)源于社會(huì)的需要，其不斷的深化得益于社會(huì)的發(fā)展。目前，事業(yè)單位中檔案管理已成為基本管理的主要部分。然而，不可忽視的是，許多單元在文件管理方面存在著大量冗余、搜索效率低、存儲(chǔ)條件差等問(wèn)題。可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理已變成檔案管理對(duì)社會(huì)信息化發(fā)展適應(yīng)的必然要求。

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

所謂檔案信息化，是指在國(guó)家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)中，對(duì)社會(huì)進(jìn)行處置、管理和服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息化是檔案管理模式由以檔案實(shí)體為中心向以檔案信息為中心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，現(xiàn)代信息技術(shù)檔案部門應(yīng)不斷采用，從而大大提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

檔案管理發(fā)生這種變化的原因主要是社會(huì)生活的重大變化，人們對(duì)檔案信息利用的需求不斷增加。為了使檔案服務(wù)更加便捷高效，檔案管理信息化成為檔案管理發(fā)展的大勢(shì)所趨。

一方面，檔案信息化建設(shè)可以保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確是檔案管理的基本要求。沒(méi)有準(zhǔn)確性，文件材料將失去其價(jià)值。檔案信息化建設(shè)能夠充分、準(zhǔn)確地反映紙質(zhì)檔案的原始面貌。由于紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的管理和儲(chǔ)存過(guò)程中容易變黃變脆，需要大量的人力和物力進(jìn)行修復(fù)，很容易因人為失誤造成檔案材料的損壞或丟失。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，可以有效解決上述問(wèn)題，電子檔案可以保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

另一方面，檔案信息化建設(shè)可以大大降低辦公成本。在過(guò)去的檔案管理工作中，檔案材料的數(shù)量與工作人員的工作量呈正相關(guān)。隨著各種檔案資料的增加，需要配備的人員也逐漸增加，這導(dǎo)致了管理成本的增加。在數(shù)字檔案管理,過(guò)去的紙質(zhì)記錄更成數(shù)字文件,只需要打印在檔案繼承,實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像文件轉(zhuǎn)換,借助掃描、拍照、排序或輸入方法,如將其保存在信息系統(tǒng)中,在未來(lái)需要查詢或檔案材料,只需要登錄信息系統(tǒng),可以很容易地提取檔案材料。這不僅節(jié)省了管理成本，減少了文件人員的工作量，而且使用起來(lái)更加方便。

2 新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 建設(shè)檔案信息資源

在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案信息資源是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，也是社會(huì)各界發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一。所以，建設(shè)檔案信息資源要尤其重視，把檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用作為建設(shè)檔案管理信息化的重點(diǎn)。根據(jù)檔案信息的種類和應(yīng)用的方面進(jìn)行分類管理，及時(shí)將檔案信息提供給有關(guān)單位或個(gè)人，突出檔案管理的服務(wù)和效益。

2.2 應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)

只有科學(xué)的檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)才能為檔案信息資源的應(yīng)用提供基本的技術(shù)支持。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)基于管理檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)海量數(shù)據(jù)加以滿足、覆蓋區(qū)域廣、服務(wù)范圍廣的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)速度加快，建設(shè)質(zhì)量保證，將信息化檔案建設(shè)的綜合效益實(shí)現(xiàn)最大化。

2.3 信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中，信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是不可避免的。信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是重要的內(nèi)容之一，對(duì)管理檔案的質(zhì)量有直接的影響。正常而言，文件管理的基礎(chǔ)信息設(shè)施主要包含交換設(shè)施、傳輸設(shè)施等。

2.4 檔案管理的規(guī)范和規(guī)范建設(shè)

在新形勢(shì)下，建設(shè)信息化檔案管理必須有科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)體系，以確保管理檔案既規(guī)范又標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和高效。檔案信息管理主要包含檔案資源的描述、查詢、分類、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用。總共的這些過(guò)程都要建立與之對(duì)應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)信息系統(tǒng)。

3 檔案管理信息化建設(shè)措施

3.1 軟件建設(shè)

3.1.1 樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，對(duì)復(fù)合型人才進(jìn)行培養(yǎng)管理

管理檔案的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程跟檔案管理人員的管理意識(shí)有著主要的關(guān)系。因此，現(xiàn)代化管理檔案的實(shí)現(xiàn)的前提內(nèi)容是將現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型在管理思想中實(shí)現(xiàn)。這個(gè)請(qǐng)求文件管理者堅(jiān)定地依賴于科學(xué)管理和科技進(jìn)步理念，建立現(xiàn)代意識(shí)的文件管理，變更管理光使用，封閉保守的經(jīng)營(yíng)理念，使檔案管理工作的服務(wù)更加活躍和開(kāi)放，單位發(fā)展中檔案可以更好提供給廣大用戶良好的服務(wù)。

3.1.2 加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)和管理隊(duì)伍建設(shè)

管理現(xiàn)代檔案意識(shí)轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)上，將管理檔案隊(duì)伍建設(shè)積極推進(jìn)，將復(fù)合型檔案管理人才加以培養(yǎng)。逐步提高檔案工作的信息化意識(shí)，對(duì)全市電子文件的特點(diǎn)和電子文件管理規(guī)范加以掌握，對(duì)檔案的自動(dòng)登記、歸檔輔助、歸檔、記錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和安全利用獨(dú)立完成。總之，檔案管理人員要積極參與信息化的教育培訓(xùn)，在自身工作的基礎(chǔ)上更新專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)素質(zhì)和工作水平。應(yīng)該創(chuàng)建企業(yè)和機(jī)構(gòu)，必要條件提供檔案信息技能培訓(xùn)，有利于他們對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)工程和其他方面的信息知識(shí)的認(rèn)知，對(duì)檔案管理中應(yīng)用的相關(guān)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)以及檔案的應(yīng)用發(fā)展趨勢(shì)及時(shí)了解和掌握，工作技能與之不斷提高。

3.1.3 規(guī)范信息檔案管理機(jī)制

現(xiàn)代事業(yè)單位檔案信息化應(yīng)明確責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全，這就要求管理者從自己的實(shí)際情況出發(fā)，檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)加以建立和完善，不斷創(chuàng)新，以符合建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的要求，提高技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)流程，將具體的鏈接和電子檔案工作的步驟細(xì)化，并且將一系列必要的安全措施在電子文件和電子文件中制定，以保證安全和完整的電子檔案。此外，還需要對(duì)檔案實(shí)施嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，包含整理檔案標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，作為衡量檔案管理效率的尺度。只有參考統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能保證文件信息網(wǎng)絡(luò)的有效流動(dòng)和資源共享。

3.1.4 制定檔案管理信息化總體規(guī)劃

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)在遵循事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，制定總體規(guī)劃。總體規(guī)劃之前，經(jīng)理應(yīng)該進(jìn)行深入調(diào)查和科學(xué)論證的前提下，分析自己的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，制定可行的短期計(jì)劃和長(zhǎng)期計(jì)劃，然后建立一個(gè)相對(duì)完善和標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)管理模式，促進(jìn)檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2 硬件建設(shè)

3.2.1 建立和完善信息平臺(tái)，促進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化

為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備也必須及時(shí)在檔案管理所加以裝備。同時(shí)，要發(fā)揮充分現(xiàn)代技術(shù)和微格式技術(shù)應(yīng)用在文件管理中，對(duì)最新通用實(shí)用的軟件采用積極，加快文件信息的數(shù)字化。檔案工作者應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的信息資源利用充分，逐步普及信息資源，提高信息檔案質(zhì)量。

3.2.2 控制實(shí)施電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)信息化檔案管理的建設(shè)更加快捷方便，杜絕了以期紙質(zhì)檔案易丟失、易破損的不足。然而，肯定有一些缺點(diǎn)。電腦本身也有一些缺陷。企業(yè)事業(yè)單位在建設(shè)檔案信息化中一定要將風(fēng)險(xiǎn)防范工作做好。首先，應(yīng)該積極引入最新的技術(shù)使電子信息文件更加安全可靠，包括電子信息文件的加密設(shè)置和招聘專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員實(shí)施管理和控制，以避免信息資源被外部因素?fù)p壞，確保信息的安全性和可靠性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域已經(jīng)無(wú)可阻擋的應(yīng)用了信息化，信息化建設(shè)檔案管理的推進(jìn)必不可少。檔案管理者應(yīng)積極提高現(xiàn)代管理意識(shí)，加快軟硬件建設(shè)步伐，使信息化檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)提供更好的服務(wù)和保障。

[1]鄭玉梅.檔案信息化建設(shè)的制約因素及實(shí)現(xiàn)路徑[J].應(yīng)用能源技術(shù)，2011（11）：9-13.

[2]嚴(yán)銳. 淺析利用信息化手段管理傳統(tǒng)檔案[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：157，158．