檔案管理中的績效評價分析

文/盛燦輝，中航長沙設計研究院有限公司

1 引言

在整個檔案管理工作中，其重要的目標之一就是促進工作績效的提升。所謂“績”泛指經營者的經營業績，所謂“效”則主要指的是整個經營組織所獲取的成效及效益，評價的目標是能夠實現某種目的，對目標對象與特定的指標體系進行一系列相比較、相對比的過程。所以，對于檔案管理相關機構來說，加強檔案管理績效控制是其基本職能，也是其重要的工作任務之一。對檔案管理工作的績效進行一定的評價，通過反饋得到的信息，對檔案管理工作中存在的不足進行明確并改進，從而對實際情況進行系統、明確地掌握，實現檔案管理工作質量及效率的提升。

2 績效評價的目的概述

2.1 使檔案管理工作人員自身自豪感與成就感得以提升

在進行績效評價的過程中，是結合一定的目標來開展的，在此過程中，通常會采用合理的方式與明確的標準。因而會在很大程度上引起檔案管理有關人員的重視。這就會極大地對相關人員起到一定的指引作用。績效評價首先來說是績效控制的一種手段、方式，然而，由于其能夠從某種程度上評定職工的工作成效，所以，其具有一定的鼓勵作用，能夠極大地增強檔案管理工作人員的成就感。

2.2 使檔案管理工作人員工作的積極性與主動性得以提升

績效評價的開展能夠為檔案管理工作提供相應的評價信息，這些信息能夠使檔案管理人員認識到自身存在的優點及不足，也能夠使各個檔案管理人員對自身從事的工作有更加深刻的了解，除了能夠增加一定的工作壓力之外，也會為檔案管理工作增加許多的生機與活力，這對于提升檔案管理人員工作的主動性，使其更加積極地投身于檔案管理工作有著十分重要的現實意義。

2.3 促使檔案管理工作人員的量化標準得以有效建立

通過開展績效評價，除了能夠客觀地評價檔案管理人員，最為關鍵的是能夠將其工作中存在的不足得以展現出來，這對于提升檔案管理工作人員工作的效率與質量而言有著十分重要的作用，從而從整體上提升檔案管理工作的水平。從某種角度上來說，在進行薪酬管理的時候，績效評價的結果也是重要的一個參考，其能夠在很大程度上起到激勵員工的作用。績效評價制度及其相應措施的健全與否，能夠極大地反映出檔案管理工作人員的工作認同感與滿意感。除此之外，其也是員工升降、調遷以及淘汰的重要依據，這是因為通過績效評價的結果能夠將相關人員對于現在所處崗位的勝任程度以及其是否具有較好的發展前景體現出來。

3 影響檔案管理工作績效的因素分析

3.1 檔案管理意識與手段相對落后

現階段，相當一部分單位管理者對于檔案管理工作缺乏高度的重視，對于檔案管理工作的重要性有所忽視，并且檔案管理意識不高，這就使得檔案自身所具有的價值得不到充分的發揮。同時，部分單位管理者未正確認識檔案管理工作，在認識上存在偏差，片面地認為檔案管理工作僅僅是收集檔案、整理檔案，并對其進行一定的分類與存檔，忽視了檔案對于整個機構內部發展的重要意義，在檔案管理方面的投入力度明顯不足。甚至有些單位沒有從整體上規劃好檔案管理工作，對于現代化的檔案管理手段應用力度不足，從而極大地影響了檔案管理工作的質量與水平。

3.2 績效評價被績效考核替代

在任何單位內部，績效評價都是作為一個系統性的工作而存在的，其每個環節都是完整的，而績效考核則是檔案管理工作中績效管理的一個環節。然而，現階段，很多單位檔案管理工作過程中，往往將績效考核替代了績效評價，僅僅開展績效考核工作，對績效評價的目標卻有所忽視，從而極大地影響了檔案管理績效評價工作的開展。

3.3 傳統人際關系所產生的制約

從某種意義上來講，在進行檔案管理工作的過程中，會受到一定人際關系的影響。這主要指的是，檔案管理方法與策略均是由上級領導指示進行的，甚至是有些單位在進行檔案管理的時候是根據領導者、管理者的命令來開展的。在此情況下，很多檔案管理人員會采取賄賂等手段，而領導者與管理者由于面子上的問題，在檔案管理工作中出現不合格情況的時候也沒有及時地做出相應的處罰，這極大地造成了檔案管理工作績效水平的滯后。

4 檔案管理中績效評價體系的構建措施

4.1 對科學合理的績效評價體系進行制定并完善

一個單位內部，檔案管理部門不僅僅是進行檔案實體的管理，還需要承擔檔案行政管理的責任。而現階段，在很多單位內部開展的檔案管理與檔案行政管理工作主要是涵蓋了組織管理、保管保護、基礎業務與檔案利用等。在這其中，組織管理主要指的是一些相關制度的制定、檔案管理人才隊伍的建設、相關管理體制的構建等部分。檔案管理部門在開展檔案管理的過程中，應該對組織管理的目標進行確定，實現績效評價模式的常態化與制度化。保管保護管理工作的主要內容則是包括檔案用房的管理與裝具設備的管理。在進行檔案管理工作的時候，應該提前準備好檔案用房，確定檔案保管保護的設備指標。基礎業務管理指的是檔案的收集、整理、保管與統計等方面。在開展檔案管理工作期間，應該對基礎業務管理的目標進行制定，對現代化信息管理手段進行積極地應用，切實提升檔案基礎業務管理工作的質量。所謂檔案利用，就是需要對主動服務的意識進行提升，積極主動地為單位內部各個部門提供有效的檔案信息，對檔案利用的成效進行優化，從而使檔案自身的價值得以充分發揮。除此之外，在進行檔案管理工作的過程中，應該對檔案服務功能進行進一步的強化，對其服務目標進行梳理，從而使檔案管理水平得以有效提升。

4.2 對績效評價指標進行確定，并對相應的標準進行制定

在對檔案管理績效評價體系進行構建的過程中，應該對績效評價的指標進行明確，這是最為基本的一點。而績效評價的目標主要包括五個方面，具體來說，主要指的是組織管理指標、檔案保管保護指標、基礎業務建設指標、檔案利用指標和檔案信息化建設指標。在這其中，檔案組織管理指標主要涉及到的是檔案管理體制、隊伍建設、履行職務以及制度的制定等方面。檔案保管保護指標主要是說檔案用房的指標以及檔案設備裝具指標等方面。基礎業務指標主要指檔案收集、整理、保管以及相關統計方面的指標。檔案利用指標主要是包含了檔案編制及其提供利用的指標等。信息化建設指標主要值得是檔案信息化建設情況、設備配置情況等。另外，為了避免績效評價的主觀隨意性，在開展績效評價工作之前，應該對相應的標準進行制定。應該與本單位實際情況相結合，對評價小組進行成立。在開展績效評價的過程中，成立評價小組是十分重要的，其對于績效評價客觀、合理、有效開展起到一定的保證作用。

4.3 對績效評價與薪酬體系二者之間的聯系進行加強

檔案管理工作開展期間，相關績效評價體系的建立應該將績效評價與薪酬體系聯系在一起，對檔案管理績效評價結果進行充分的利用，使檔案績效評價能夠與檔案管理工作的其他環節形成有效的銜接。舉例來說，在單位內進行檔案管理績效評價的時候，相關人員的職位晉升、薪酬高低、獎金獎勵等可以將績效評價的結果作為重要的參考依據，把績效評價與相關的激勵機制緊密結合在一起，從而使檔案管理人員工作的主動性及其積極性得以充分提升，切實提升檔案管理工作的質量與水平。

5 結語

總而言之，作為對單位內部員工進行考核的一種制度，績效評價能夠通過相對比較系統的方法、原理來對員工在崗位上的工作行為及其工作成效進行評價與判定。績效評價對于員工的表現與工作成績更加的看重，所以其能夠在很大程度上使員工工作的積極性得以激發。檔案管理工作在進行相應績效評價的時候，應該對“人的行為”因素進行充分考慮，除了需要對檔案管理的目標任務進行評價之外，還需要對績效考核工作進行注重。只有將檔案管理工作人員的行為態度與檔案管理工作的總體目標結合起來進行績效評價，才能夠使檔案管理工作人員工作的主動性與積極性得以最大限度的激發，促使檔案管理工作能夠獲得最大化的效益。此外，在進行檔案管理績效評價的時候，還應該綜合考慮職業道德、合作交流、檔案管理的效能與價值等方面，從而使檔案管理工作人員的績效得以真正的體現出來。

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