現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問題與解決之道

文/王艷玲 李建東 李可，鄭州市氣象局；南京信息工程大學(xué)大氣科學(xué)院

1 檔案行政管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏充分的認識

眾所周知，檔案行政管理工作無法為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟與社會效益，導(dǎo)致部門單位檔案管理經(jīng)費、人員配備得不到保障，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對檔案管理工作認識不足，片面的認為檔案行政管理工作根本不重要，只要確保檔案完好無損就可以。這種不正確的思想認識，不利于檔案行政管理工作順利開展。

1.2 缺乏完善的管理體制

在檔案行政管理工作中，管理體制是核心，開展每一項檔案行政管理工作都離不開相應(yīng)的秩序與制度。由于檔案行政管理相關(guān)的體系中存在的問題比較多，檔案行政管理體制改革無法有效解決檔案管理工作中的各項問題，檔案行政管理制度得不到有效完善，部分關(guān)鍵檔案管理工作存在空白，嚴重影響到檔案管理工作整體性發(fā)展。

1.3 缺乏先進的檔案管理技術(shù)

檔案行政管理工作重要而復(fù)雜，先進的檔案管理技術(shù)為順利進行檔案管理工作提供了保障。但是就當(dāng)前我國現(xiàn)行檔案行政管理模式來看，很多單位檔案管理技術(shù)比較落后，仍以傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)與設(shè)備為主。例如，部分單位檔案管理部門雖然配備了計算機，但檔案信息并未及時輸入電腦，以傳統(tǒng)手工記賬形式為主，使得檔案管理工作質(zhì)量與效率難以提高。

1.4 檔案行政管理缺乏專業(yè)性人才

檔案管理工作具有一定的專業(yè)、復(fù)雜及機密性，對檔案行政管理人員有著較高的專業(yè)素質(zhì)要求，只有專業(yè)水準(zhǔn)符合要求，才能確保有條不紊的開展檔案管理工作。但目前，一些檔案管理人員在實際管理工作中，專業(yè)知識儲備不足，無法有效、合理地管理重要的檔案資料，不利于檔案管理工作的順利開展。

2 現(xiàn)代檔案行政管理模式中存在的問題分析

雖然檔案管理工作在人們心目中的地位越來越高，而現(xiàn)行的“局館合一”的行政管理模式也在很大程度上促進了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但在時代的發(fā)展中，仍舊存在著一些問題。

2.1 缺乏合理的設(shè)置依據(jù)

因為檔案管理工作會關(guān)系到各個部門，是一項非常復(fù)雜的工作，所以在進行檔案行政管理模式的設(shè)置時，一定要找到更加令人信服的依據(jù)，才能保障其健康發(fā)展。但在實際工作中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等等，對于檔案管理部門的重視度仍舊不夠，致使他們的工作一直處于被動狀態(tài)，再加上行政管理模式的設(shè)置缺乏合理性和針對性，所以對具體的檔案行政管理工作帶來了許多負面的影響，制約著它的發(fā)展。

2.2 缺乏明確的職責(zé)

在檔案行政管理工作中首先要做到的就是職責(zé)清楚，責(zé)任明確，但現(xiàn)行的檔案行政管理模式卻缺乏明確的職責(zé)說明，這個問題所帶來的后果就是使政企不分現(xiàn)象時時發(fā)生。就拿“局館合一”行政管理模式來講，因為這種管理模式是要將企業(yè)的檔案由原來的兩個部分合并為一個機構(gòu)，卻在實際的工作中使這些人以不同的身份出現(xiàn)，履行著不同的職責(zé)，擔(dān)負著不一樣的任務(wù)，這樣的管理模式在具體的工作實踐中一旦出現(xiàn)問題，將會非得推諉扯皮、職責(zé)不清的糾紛。

3 進一步加強與完善我國檔案行政管理模式的辦法及策略

加強對企業(yè)檔案行政管理的雙重領(lǐng)導(dǎo)。在“局館合一”檔案行政管理模式下，地方各級黨委政府部門，可以對檔案局、檔案館進行雙重領(lǐng)導(dǎo)，將“局館合一”檔案行政管理模式融入到黨委和政府的管理工作中。

3.1 實現(xiàn)企業(yè)檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理的分開管理

針對現(xiàn)階段企業(yè)檔案局、檔案館發(fā)展的行政化，檔案行政管理主體弱化的情況，要實現(xiàn)對企業(yè)行政檔案局、檔案館的分開管理，讓不同部門完成不同的工作，從而更好地促進企業(yè)檔案行政管理發(fā)展。檔案局作為政府部門負責(zé)管理行政事務(wù)的工作機構(gòu)，需要有效行使自己的職能。檔案館則是需要發(fā)揮出自己對企業(yè)行政檔案的安全保管、開發(fā)、利用，并要在工作上得到相關(guān)檔案局領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.2 實現(xiàn)“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化

在社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展下，檔案的應(yīng)用不僅局限在國家機關(guān)和一些事業(yè)單位，而是被人們更廣泛地應(yīng)用早社會組織中，企業(yè)檔案管理所有權(quán)實現(xiàn)了多元化的發(fā)展，也對檔案行政管理體制提出了多樣化的發(fā)展要求。“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化發(fā)展能夠滿足企業(yè)不同主體對檔案管理應(yīng)用的需求。在社會民營企業(yè)、外資企業(yè)、股份制企業(yè)、混合所有制企業(yè)的大量出現(xiàn)下，企業(yè)檔案行政管理部門需要加強對社會主體檔案有效利用和監(jiān)督管理工作中，加強對有價值檔案信息的充分利用。

3.3 現(xiàn)行檔案行政管理模式要允許差異化管理的存在

提升檔案行政管理效率，允許檔案行政管理模式差異化的存在。我國行政機構(gòu)的內(nèi)部機構(gòu)安排是一種上下對應(yīng)的模式，下級機關(guān)的設(shè)置需要和上級機關(guān)的設(shè)置協(xié)調(diào)統(tǒng)一，內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置需要保持一致。但是在實際發(fā)展中，市區(qū)、縣城政府內(nèi)部設(shè)置的機構(gòu)和省級設(shè)置的機構(gòu)之間存在差異。針對這種差別，檔案行政管理也要適當(dāng)進行調(diào)整，因地制宜，從而建立一種適合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的檔案行政管理模式。

3.4 實現(xiàn)對檔案行政管理職能的調(diào)整

現(xiàn)階段的企業(yè)檔案局單一負責(zé)管理檔案事務(wù)，沒有對企業(yè)檔案文件進行有區(qū)分的管理，不利于現(xiàn)行檔案行政管理工作的順利進行。加強對檔案行政文件管理的原因是檔案大多由文件轉(zhuǎn)換發(fā)展而來，如果不對檔案文件進行控制就無法保證檔案的質(zhì)量。同時，文檔合一發(fā)展成為一種必然的趨勢，因此需要加強對文件的管控，實現(xiàn)對文件的統(tǒng)一管理。最后，在電子政務(wù)的快速發(fā)展，面對大量出現(xiàn)的電子文件管理問題，需要加強對相關(guān)檔案文件的分析。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，人們對檔案管理工作的重視度越來越高。檔案管理看似一份簡單的工作，卻充滿著復(fù)雜性和繁瑣性，要想達到檔案管理的有效性，就必須要結(jié)合現(xiàn)狀，制定科學(xué)、合理的管理模式及管理辦法。當(dāng)前，我國現(xiàn)行檔案行政管理模式主要是以“局館合一”模式為主，但這種行政管理模式在實際的運用中存在著許多的問題和弊端，只有找到問題的根源，才能從根本上去進行完善與改進，達到檔案管理工作的有效性。