企業(yè)管理信息化建設(shè)優(yōu)化方法與研究

文/徐博，廣東英正裝飾有限公司

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，和人類(lèi)文明的進(jìn)步，信息化逐漸融入每個(gè)人的生活之中。通過(guò)信息化傳播消息的方式在企業(yè)、政府都已付諸實(shí)踐，因此，企業(yè)管理信息化也勢(shì)不可擋。然而，企業(yè)管理信息化實(shí)施以來(lái)，同樣面臨著很多問(wèn)題有待優(yōu)化，直接造成了人力的浪費(fèi)和管理效率的低下。如何在信息化基礎(chǔ)上改革企業(yè)管理已經(jīng)成為發(fā)展經(jīng)濟(jì)的重點(diǎn)問(wèn)題。本文主要分析企業(yè)管理信息化中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出若干對(duì)策。

1 企業(yè)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，信息化的發(fā)展也加快了步伐，21世紀(jì)已經(jīng)正式邁入信息時(shí)代。以網(wǎng)絡(luò)文化為代表的信息傳遞方式預(yù)示著信息化已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)我們的工作、學(xué)習(xí)和生活產(chǎn)生著潛移默化的影響。近年來(lái)，社會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展予以了極度重視，也同步提出了更高的要求，企業(yè)管理信息化建設(shè)是未來(lái)面對(duì)的主要問(wèn)題。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化的優(yōu)點(diǎn)逐漸顯露。所謂管理信息化，是指以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將信息的產(chǎn)生、收集、傳遞作為重要職能，使信息化在日常管理工作中發(fā)揮最大效用。企業(yè)管理過(guò)程中加強(qiáng)信息化建設(shè)，不僅是為日常工作減少不必要的麻煩，更是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，這樣一來(lái)既可以提高效率，又可以減輕管理者的負(fù)擔(dān)，促使企業(yè)管理更加便捷正規(guī)。在企業(yè)管理中，最重要的環(huán)節(jié)便是信息的傳播。信息有效傳播是企業(yè)管理活動(dòng)中組織、決策、控制的基礎(chǔ)。企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)的工作都需要部門(mén)之間相互協(xié)調(diào)，傳統(tǒng)的管理方式將大部分時(shí)間浪費(fèi)于人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，各部門(mén)之間交流出現(xiàn)阻礙，將導(dǎo)致整個(gè)管理系統(tǒng)的崩潰，嚴(yán)重降低了工作效率。在這樣的情況下，信息化逐漸引起人們的重視，地位日漸提高，成為了部門(mén)之間傳遞信息與交流的紐帶。

2 企業(yè)管理信息化建設(shè)的意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和我國(guó)企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)管理方式正在向創(chuàng)新管理和知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)管理方式的變革，企業(yè)必須加強(qiáng)管理信息化建設(shè)。

2.1 提高企業(yè)決策的效率和水平

在傳統(tǒng)企業(yè)管理模式下，管理層做出決定基本是在下級(jí)部門(mén)的暗示下，并從個(gè)人的愛(ài)好出發(fā)而做出的決定，但在企業(yè)管理信息化過(guò)程中，通過(guò)建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)和采用企業(yè)重組理論建設(shè)，可以對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革和簡(jiǎn)化，使得信息流動(dòng)更為順暢，從而可以提高企業(yè)管理決策的效率和水平。比如，企業(yè)可以收集、建立客戶數(shù)據(jù)庫(kù)，在研發(fā)新產(chǎn)品性能和確定價(jià)格時(shí)，可以分析已有客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)資料，形成相關(guān)報(bào)告，幫助領(lǐng)導(dǎo)層做出決策。

2.2 提高員工整體素質(zhì)，改善企業(yè)內(nèi)部管理

企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)信息化的首要條件就是計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用，所以，企業(yè)管理層都必須熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息化的操作流程與規(guī)程，同時(shí)要在企業(yè)內(nèi)部逐步普及，通過(guò)培訓(xùn)、測(cè)驗(yàn)的形式，使全體員工盡快掌握相關(guān)信息技能，使員工逐漸摒棄舊的工作方式，學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的操作規(guī)程和技術(shù)，并按先進(jìn)的規(guī)程進(jìn)行操作，從而可以提高員工的整體素質(zhì)，改善內(nèi)部管理。

2.3 增強(qiáng)對(duì)外交流，創(chuàng)造更多的商機(jī)

信息時(shí)代下，企業(yè)不僅僅可以通過(guò)傳統(tǒng)的宣傳方式對(duì)外宣傳，還可以在網(wǎng)絡(luò)上做廣告，利用網(wǎng)絡(luò)宣傳自己提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。有的企業(yè)在微博上注冊(cè)了官方微博，在微信上申請(qǐng)了公眾號(hào)，與傳統(tǒng)模式相比，這些網(wǎng)絡(luò)渠道的宣傳成本更低，但是效果更好。比如“海爾”在微博上注冊(cè)了官方賬號(hào)，并經(jīng)過(guò)一系列的運(yùn)營(yíng)迅速躥紅，現(xiàn)在已經(jīng)是擁有上百萬(wàn)粉絲的商家官方微博，并且被稱(chēng)為“藍(lán)V總教頭”，其影響力不容小覷，并且將國(guó)產(chǎn)老品牌的海爾形象也帶動(dòng)地更加鮮活了。所以，擁有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建立，極大地方便了企業(yè)的對(duì)外交流，不僅可以改善企業(yè)的形象，而且還可以創(chuàng)造更多的商機(jī)。目前，信息技術(shù)、電子數(shù)據(jù)交換、電子商務(wù)等技術(shù)得到大量采用，企業(yè)如果不加強(qiáng)信息化建設(shè)，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)外交流，無(wú)法全面深入地了解和更好地介入國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)。

3 企業(yè)管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題

3.1 管理人員缺乏主動(dòng)性和積極性

如今企業(yè)的管理水平日漸提高，卻也難免其中有少數(shù)管理工作者不了解信息化，沒(méi)有對(duì)提高信息化在工作中的地位給予極度重視。他們習(xí)慣過(guò)去傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)信息的傳播方式不屑于尋找更加便捷的路徑，安于現(xiàn)狀，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)程度低。這種情況可以解釋為對(duì)信息知識(shí)的匱乏。這樣一來(lái)，難免會(huì)導(dǎo)致很多信息人員不能及時(shí)地掌握相關(guān)有效信息，信息能力的低下更讓很多管理者不懂得如何應(yīng)用信息技術(shù)，他們用傳統(tǒng)方法收集到的信息混亂且片面，范圍狹窄，更不能有效的進(jìn)行篩選和評(píng)定。沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化處理的信息，很難直接應(yīng)用到日常的管理工作中，給日常工作帶來(lái)了極大的不便。

3.2 管理信息化過(guò)程缺少統(tǒng)一規(guī)劃

很多企業(yè)在內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)上采取部門(mén)分工的形式。由于領(lǐng)導(dǎo)不同，各個(gè)部門(mén)之間又形成了自己新的管理方式，由此導(dǎo)致了部門(mén)之間沒(méi)有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)。不同的管理模式也間接導(dǎo)致了各部門(mén)系統(tǒng)難以兼容并存，造成部門(mén)間信息交流和共享的困難，無(wú)法發(fā)揮信息化的最大優(yōu)勢(shì)。另一方面，信息化的發(fā)展速度快，更新?lián)Q代周期短，不少企業(yè)面對(duì)新型的信息化工具，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)配籌劃，而直接引用新的技術(shù)，導(dǎo)致了新舊系統(tǒng)之間的沖突，一部分管理者也難以在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)，對(duì)日常工作造成了不必要的麻煩。

3.3 缺少得力的牽頭部門(mén)

企業(yè)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)耗時(shí)悠久，覆蓋范圍廣的系統(tǒng)工程，它不僅僅是管理模式改革，更是信息化建設(shè)的變革。由于改革的利益主體和責(zé)任主體不明確，參與改革的部門(mén)積極性有待提高，因此需要一個(gè)部門(mén)作為牽頭部門(mén)，起到帶頭鼓勵(lì)的作用。然而現(xiàn)如今，企業(yè)中各個(gè)管理部門(mén)都有著明確的分工，大家各司其職，很少有部門(mén)愿意頂住上層的壓力推陳出新，率先把信息化融入到管理模式中。這樣一來(lái)，信息化的發(fā)展缺少了人力資源的推動(dòng)，短時(shí)間內(nèi)很難在企業(yè)管理中發(fā)揮有效的作用。

4 推進(jìn)企業(yè)管理信息化建設(shè)的建議與措施

4.1 提高信息管理人員的信息素養(yǎng)

既然管理信息化過(guò)程中的問(wèn)題之一是信息素養(yǎng)的缺失，我們就要以培養(yǎng)管理人員的信息化素養(yǎng)作為手段，重視管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)。在日常工作中，除了完成工作以外，上層管理者也要適當(dāng)組織員工進(jìn)行信息化知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)大量具備現(xiàn)代信息化知識(shí)和管理知識(shí)的人才。只有每個(gè)員工都了解了信息化的由來(lái)、特點(diǎn)，才能從根本上推進(jìn)信息化與管理結(jié)合。另外，加強(qiáng)宣傳教育，提高管理人員對(duì)信息化的認(rèn)知程度，動(dòng)員管理人員，提高積極性和主動(dòng)性，讓管理人員看見(jiàn)信息化的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處，并且指導(dǎo)他們對(duì)信息化的運(yùn)用進(jìn)行深層的掌握。在此基礎(chǔ)上根據(jù)不同工作崗位的不同特點(diǎn)和獨(dú)特的管理情況，詳細(xì)制定不同的信息化管理方式，有針對(duì)性地進(jìn)行技能培訓(xùn)，使管理人員的工作更加輕松。

4.2 加強(qiáng)企業(yè)信息管理的統(tǒng)一規(guī)劃

企業(yè)的管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要考慮的因素多種多樣，同時(shí)還要結(jié)合企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，選擇與企業(yè)管理系統(tǒng)相配套的結(jié)構(gòu)體系和軟件系統(tǒng)，減少人力資源的浪費(fèi)和不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此，企業(yè)管理信息化的建設(shè)應(yīng)該眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)，從全局觀念出發(fā)，考慮到可持續(xù)發(fā)展的需要，找出各個(gè)部門(mén)之間的共同點(diǎn)，制定一套適合不同管理方式的信息化運(yùn)用措施，讓部門(mén)之間求同存異，發(fā)揮各自長(zhǎng)處的同時(shí)，將信息化的運(yùn)用融會(huì)貫通，產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)效應(yīng)。

4.3 明確企管信息化建設(shè)牽頭部門(mén)

強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)是改善企業(yè)管理模式的基礎(chǔ)之一，也是企業(yè)管理信息化建設(shè)的重要因素。信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持設(shè)立起到帶頭作用的牽頭部門(mén)。在牽頭部門(mén)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下，各個(gè)部門(mén)逐漸連成一個(gè)整體，以牽頭部門(mén)為參照部門(mén)，將信息化的進(jìn)程堅(jiān)持到底。通過(guò)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層的組織效力，以及人員調(diào)動(dòng)、資源調(diào)配的能力，做到從全局上把握大體方向，制定相關(guān)計(jì)劃和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，讓各個(gè)部門(mén)之間協(xié)調(diào)統(tǒng)一，有效調(diào)度。

4.4 改革創(chuàng)新企業(yè)管理的模式

企業(yè)管理信息化實(shí)質(zhì)上是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，企業(yè)管理體系為模板的一次管理改革。既然是改革，就離不開(kāi)創(chuàng)造力的輔助。創(chuàng)造力是任何產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)步的基礎(chǔ)，是帶動(dòng)一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的重要基石。人類(lèi)的發(fā)展歷史，就是一部創(chuàng)造的歷史，沒(méi)有創(chuàng)造力的民族是沒(méi)有希望的。因此在企業(yè)管理信息化建設(shè)中，創(chuàng)造力的培養(yǎng)首當(dāng)其沖。在未來(lái)的管理過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該適當(dāng)開(kāi)設(shè)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)課堂，讓信息化滲透到各種管理行為和管理程序，并且根據(jù)新的形勢(shì)推陳出新，規(guī)范工作與程序，探索與自己適應(yīng)的管理模式。只有將創(chuàng)新融入到信息化改革中，才能發(fā)揮信息化管理手段的優(yōu)勢(shì)。

4.5 密切關(guān)注企業(yè)管理信息化建設(shè)中邊際收益的大小

企業(yè)管理與信息化結(jié)合并不是紙上談兵，它也需要一定程度的資本付出。企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中，除了承擔(dān)一定程度的社會(huì)責(zé)任之外，也是為了獲取一定的社會(huì)收益。這些投入需要常年累月的疊加，并不能一步登天。而且隨著軟件的開(kāi)發(fā)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的更新速度不斷加快，日產(chǎn)管理投入的資本也隨之不斷增加，這就要求企業(yè)在日常工作過(guò)程中，有意識(shí)的獲取一些利益來(lái)保證信息化的有效實(shí)施。與此同時(shí)，政府也要對(duì)企業(yè)管理信息化建設(shè)給予一定的幫助與支持。

5 總結(jié)

總之，企業(yè)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)而嚴(yán)峻的工程。它需要從員工到領(lǐng)導(dǎo)各個(gè)層面的參與，盡管十分困難，管理者依舊要勇往直前，既提高企業(yè)管理的效率與質(zhì)量，也間接帶來(lái)相應(yīng)的社會(huì)收益，為中國(guó)特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的發(fā)展增添助力。