數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能分析

文/燕明芳，吉林省洮南市人力資源和社會(huì)保障局

人事檔案是人才信息的記錄，包括了個(gè)人全部的履歷業(yè)績獎(jiǎng)懲等信息，科學(xué)充分的利用人事檔案，為合理有效的開發(fā)使用人才提供了重要的依據(jù)，因此對(duì)于人事檔案的管理顯得尤為重要。為了有效促進(jìn)人事檔案管理水平的提高，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變思路，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位整體發(fā)展。

1 人事檔案管理簡述

作為各單位選拔與錄用人才重要依據(jù)的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個(gè)企事業(yè)的運(yùn)行當(dāng)中，不僅對(duì)于員工過去的技術(shù)與能力，人品與性格進(jìn)行詳細(xì)記錄，而且對(duì)現(xiàn)實(shí)中員工的當(dāng)前表現(xiàn)進(jìn)行匯總。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式依賴于紙質(zhì)的載體進(jìn)行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整理，容易出現(xiàn)管理不及時(shí)以及延后的問題，導(dǎo)致許多環(huán)節(jié)無法達(dá)到預(yù)期要求。而新型的數(shù)字化人事管理模式則依賴于信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事檔案的工作全過程進(jìn)程動(dòng)態(tài)化的監(jiān)控，并及時(shí)記錄與控制，真正實(shí)現(xiàn)了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發(fā)展中完善，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到如今的數(shù)字化系統(tǒng)，這是人事檔案管理的創(chuàng)新，人事管理數(shù)字化的提出簡化了對(duì)于檔案收集整理、統(tǒng)計(jì)傳遞以及保存共享等工作內(nèi)容，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷性，告別了傳統(tǒng)紙質(zhì)查閱的復(fù)雜工作，對(duì)于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數(shù)字化管理是中組部提出并在全國范圍內(nèi)推廣的，目的在于整治不正之風(fēng)，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理問題過程中的不足之處。

2 數(shù)字化認(rèn)識(shí)檔案管理系統(tǒng)功能分析

2.1 人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可促進(jìn)現(xiàn)代人事管理

人事檔案數(shù)字化對(duì)人事檔案管理現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展至關(guān)重要，是其發(fā)展的基礎(chǔ)保障條件。人事檔案數(shù)字化模式，是建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的前提下，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，充分科學(xué)合理地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自身的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案在掃描儀器的輔助下，將所有人事檔案信息成功上傳到電腦中，也可以將這些拍成照片儲(chǔ)存在內(nèi)存卡中，這種保存方式是安全長效的，不會(huì)丟失，隨用隨看，方便快捷。將這信息傳到電腦后，通過檔案信息平臺(tái)系統(tǒng)，能將這些重要的檔案信息資料統(tǒng)一匯聚到管理系統(tǒng)中，人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能全面、能效巨大，不僅能準(zhǔn)確便捷地存儲(chǔ)檔案信息，而且包含采集與查找的功能，極大程度地縮短了管理人員的工作時(shí)間，比如，在檔案搜集、整理、類別、對(duì)外借用等工作，都可以通過檔案信息平臺(tái)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，而且還能實(shí)時(shí)在線共享，促進(jìn)了人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可提升管理綜合水平

人事檔案數(shù)字化能有效提高人事檔案管理的整體水平、工作效率以及服務(wù)質(zhì)量，有助于提升管理的綜合水平。過去，檔案都是紙質(zhì)的呈現(xiàn)形式，想要查找相關(guān)檔案信息就要首先找到檔案信息的類別，然后在其中慢慢尋找，隨后再對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，這樣的工作流程不僅效率低，同時(shí)還會(huì)影響分析結(jié)果的科學(xué)準(zhǔn)確性，并且在檔案的管理、存儲(chǔ)以及使用能效上都有許多不便。而人事檔案實(shí)行數(shù)字化模式，將所有檔案信息轉(zhuǎn)換成為電腦所識(shí)別的特殊代碼，在查找與使用上都提供了較大的便利條件，不僅能迅速找到所需檔案信息，同時(shí)在對(duì)關(guān)鍵字搜索時(shí)，會(huì)把與其有關(guān)的所有信息內(nèi)容呈現(xiàn)出來，精準(zhǔn)而全面，可以將人事檔案信息的使用效率發(fā)揮到最大。此外，通過先進(jìn)的檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)，還具有人事信息申請(qǐng)以及檢索為一體的功能，擺脫了時(shí)空的約束及限制，體現(xiàn)了人事檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，同時(shí)創(chuàng)新并提高了服務(wù)質(zhì)量，拓展了人事檔案在社會(huì)上的利用范疇。

2.3 人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可提供信息參考依據(jù)

人事檔案數(shù)字化有助于更好地被挖掘及使用相關(guān)重要信息，為各機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)提供有利的信息參考依據(jù)。無論是社會(huì)企業(yè)的發(fā)展還是各事業(yè)機(jī)構(gòu)，其重點(diǎn)都是人才的建設(shè)。因此，如何才能讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解人才或員工的基本情況信息，從而使相關(guān)事項(xiàng)的決策更具現(xiàn)實(shí)意義，人事檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)這一問題的重視。人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，領(lǐng)導(dǎo)能通過其構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，隨時(shí)對(duì)自己所需的信息進(jìn)行搜索，找到相關(guān)內(nèi)容，并能將個(gè)人信息標(biāo)注得極為詳細(xì)，除了基本信息還包括個(gè)人成就等，高效、方便、全面。同時(shí)，還能對(duì)信息按照類別以及內(nèi)容等方面，進(jìn)行快速準(zhǔn)確整理，為其他工作提供有利參考數(shù)值，更有利于人才各方面能力的提升。

2.4 人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可加強(qiáng)安全信息建設(shè)

人事檔案數(shù)字化屬于安全信息建設(shè)中的重要組成部分，是確保人事檔案管理安全的前提條件。人事檔案管理由于工作流程繁瑣，工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，在對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理、分類、保存以及使用時(shí)，會(huì)因?yàn)樽约旱暮鲆暥斐上嚓P(guān)工作的遺漏，埋下安全隱患，不利于人事檔案管理的發(fā)展，對(duì)檔案信息的安全更是產(chǎn)生了嚴(yán)重的威脅。因此，人事檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，能建立信息保護(hù)密碼鎖，并能將所有信息內(nèi)容或是一切數(shù)據(jù)進(jìn)行無限備份，以免發(fā)生緊急情況造成系統(tǒng)黑屏或是被病毒入侵，造成數(shù)據(jù)丟失。通過設(shè)置密碼，想要進(jìn)入平臺(tái)查找資料，就要輸入正確的密碼，充分提高并加強(qiáng)了人事檔案信息的安全性。

3 結(jié)語

人事檔案的數(shù)字化管理的出現(xiàn)，是信息管理的重要?jiǎng)?chuàng)新，他對(duì)于檔案管理的流程以及管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)提出了更高的要求，規(guī)范了檔案管理的步驟與算法，簡化了管理流程，保證了其的安全性與高效性，同時(shí)提高了管理人員的專業(yè)技能與管理水平，人事檔案數(shù)字化有效的增強(qiáng)了人事檔案的全面能力，為人事管理工作的進(jìn)行提供了良好的基礎(chǔ)條件。