淺談電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

文/姚峰，黑龍江省佳木斯市人防地下過街工程管理處

隨著科技的不斷發展進步，信息技術的革新在改善人們的生活質量的同時也提升了人們的工作效率，有效提升了工作的質量和水平。電子信息技術時代的來臨，為世界帶來的新的氣息。電子信息技術憑借其獨特的優勢，有效的促進了檔案管理等這方面的工作領域的穩定和持續均衡發展。但是，任何事物都具有兩面性，電子信息技術也尤其弊端。盡管在檔案管理中電子信息技術的應用利大于弊，其弊端仍然不可忽視。

1 事業單位中檔案管理分析講解

時代的發展對檔案管理的要求日益嚴苛，事業單位相應加強了在檔案管理工作的重視，檔案管理工作更加的公開、清晰和規范。事業單位的檔案管理工作具體內容如下所示：本單位之間上下級的來往文件信息、本單位與合作公司或企業的交易合同和資料、本單位所管理項目的有關證件信息、單位領導人的有關決策信息、科研研究報告、工作人員的工資單據、財務部門所經手的一切單據表格以單位人員信息等。檔案樣式多樣，需要具有專業知識的工作人員從事其歸檔和整理收納。電子信息技術所進行的整理文件內容必須和元文件資料保持高度一致。檔案管理不只是對規范和保存有要求，更需要其備調能夠靈活、便于修改和播放。

2 事業單位的檔案管理中電子信息技術的運用

利用電子信息技術進行檔案管理突破了傳統紙質檔案的時間和空間上的限制，可以對檔案信息進行有效的手機。現今，事業單位檔案管理的電子信息技術主要運用于以下幾點：第一運用于內容管理。原始紙質檔案的內容管理起來復雜晦澀，而在電子信息技術的幫助下僅僅需要“檔案信息的檢索、文件信息的匯總處理、號碼的編制和統計、表格的制作以及插圖處理和文件內容的儲存”幾個簡單的過程，操作簡便，能夠靈活處理檔案信息。第運用于系統管理方面。在電子信息技術的幫助之下，管理系統被劃分為幾大板塊：網頁查詢、管理用戶、分類整理、搜集信息、打印處理。第三運用于存儲和保護檔案資料。信息技術的運用，提升了檔案管理工作的科學性。

3 在檔案管理中電子信息技術運用存在的隱患

3.1 系統化與規范化存在欠缺

雖然在檔案管理中電子信息技術已經較為普遍，其管理依舊存在一些隱患。例如：檔案的脫機載體的自動化下載的設計依舊存在問題，工作人員拘泥于邏輯歸檔的方式，只注重了文檔信息的傳輸，忽視了其終端下載問題，這種行為是對檔案信息的網絡安全不負責任的表現。

3.2 對電子信息技術的認識仍停留在表層

從時間上進行考量，電子信息技術在檔案管理上的運用時間較短，大部分工作人員對電子信息技術依舊較為局限，導致工作的失誤率依舊較高。例如：電子信息的使用后放置問題較為隨意，在紙質文件內容打印出來以后，忽視了原電子信息的處理，容易導致資源的浪費。如若電子信息的過度依賴，也容易導致電子系統癱瘓后，檔案信息難以找回的情況發生。

3.3 安全意識的缺乏

電子信息技術借助于共享網絡，所以檔案文件管理的過程中同樣會觸及到網絡搜索。電子設備上存儲著大批量的事業單位的檔案文件，如果不能及時將這些檔案資源下載到脫離共享網絡的載體之上，文件信息很容易被黑客或者病毒攻擊，出現文件安全隱患問題。由此可見，在電子信息技術的使用當中，安全意識至關重要。

4 加強電子信息技術在檔案管理中的使用的方法

4.1 規范化水平的提高

在電子信息化的檔案管理工作中，必須加強相關工作人員的規范化意識，在從事工作的時候，必須嚴格遵守電子信息使用規范和原則。一定要認真處理原文件資源和信息，保證質量、規范文件的格式。認真遵循操作流程，遇見存在問題或者是不清楚的檔案信息必須進行嚴格的審核和修繕。加強工作人員對電子信息技術的學習和了解，提升其專業素養、正確掌握檔案管理的技能和方法，最終達到有效保證檔案信息質量的目的。

4.2 有效提升在檔案管理中電子信息技術的運用水平

電子信息技術優勢明顯，具有快捷、便利、保密性強的特點，為檔案管理工作的智能化與現代化提速，為其注入了新鮮的血液。事業單位需要充分抓住這個機會，緊跟信息時代的腳步，積極主動促進電子信息技術與檔案管理相結合的水平。并且充分學習掌握現代電子信息技術的運用手段和技術，培養從事檔案管理工作部門的技能，培養出一支具有高素養的檔案管理團隊，為單位的發展服務。

4.3 有效避免安全隱患的發生

在檔案管理中，安全問題至關重要。只有有效的減少乃至是避免安全隱患的發生，檔案文件才得以安全持久的保存。當前，相關的科技行業工作者已經開始對檔案管理進行升級處置，使得其更加的規范化和標準化。另外，國家隊檔案管理工作也是大力的支持。事業單位可以有效借助國家的政策和經濟扶持，強化安全水平，有效避免安全隱患的發生。

5 結語

事業單位的檔案管理行業需要處理單位中的各個部門的文檔信息和資料，具有較強的事務綜合性，因而對檔案管理具有比較高的要求。所以在檔案信息的整理和歸納中，電子信息技術是最佳選擇。于此同時，電子信息技術存在的運用問題也不可小覷，需要加強規范，保證檔案文件的質量及安全性。