新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的問題與優(yōu)化對(duì)策

吳增媚

（莆田市機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)中心，福建 莆田 351100）

如今，我國社會(huì)保險(xiǎn)制度不斷完善，人們也對(duì)保險(xiǎn)事業(yè)更為重視，越來越多的人開始加入到參保的隊(duì)伍中。同時(shí)，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案數(shù)量也大量增加。但因?yàn)槭苤朴谖覈纳鐣?huì)體制，養(yǎng)老保險(xiǎn)被多個(gè)部門分管，且在養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中還存在諸多問題，為此，就需要積極地進(jìn)行創(chuàng)新，如此才能更好地適應(yīng)我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的需要。

一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的主要特點(diǎn)

（一）檔案數(shù)量較大

如今我國社會(huì)保險(xiǎn)制度不斷完善，參與養(yǎng)老保險(xiǎn)的人數(shù)也已經(jīng)從城市到農(nóng)村實(shí)現(xiàn)了大范圍的覆蓋，并最終會(huì)呈現(xiàn)全民參保的局面，而這也就使得養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的數(shù)量十分巨大。

（二）動(dòng)態(tài)特征明顯

檔案會(huì)隨著人員工作的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)移，所以如果人員發(fā)生工作變動(dòng)，則養(yǎng)老保險(xiǎn)也會(huì)隨之發(fā)生遷移。此外，因?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)需要定期的繳納保費(fèi)，所以如果參保人員的工資發(fā)生變化，也會(huì)使得社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)情況受到波動(dòng)，進(jìn)而影響到檔案管理工作，并使檔案管理呈現(xiàn)出明顯的動(dòng)態(tài)化特征。

二、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）參保人數(shù)快速增長

如前文所述，在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)不斷進(jìn)步的同時(shí)，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)也開始發(fā)生變革，這很大程度地?cái)U(kuò)大了我國養(yǎng)老保險(xiǎn)的覆蓋范圍，不論是城市還是農(nóng)村，不論是事業(yè)單位還是企業(yè)員工都可以進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳納。而新的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度要求保險(xiǎn)項(xiàng)目、保險(xiǎn)待遇和投保標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，人們?cè)谙硎苌鐣?huì)保險(xiǎn)的權(quán)利是平等的，因而參保人數(shù)迅速增加，這就導(dǎo)致社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)在管理上出現(xiàn)很多難題。

（二）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

如今，我國的養(yǎng)老保險(xiǎn)還處于過渡期，缺乏完善的法律法規(guī)來進(jìn)行檔案管理工作的約束，同時(shí)因?yàn)橄嚓P(guān)規(guī)定的不完善，導(dǎo)致各地區(qū)的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性及規(guī)范性，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理。在進(jìn)行具體的管理工作中，檔案管理人員不知道需要整理歸檔的資料是哪些，到底該怎樣歸檔，同時(shí)難以對(duì)資料的分類情況進(jìn)行明確，養(yǎng)老歸檔管理工作缺乏明確的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

三、新時(shí)期背景下，完善社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的路徑

（一）健全養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理制度

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的保管要做到制度建立、專人負(fù)責(zé)、安全存放和交接銜接。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和企業(yè)應(yīng)建立社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度，就檔案管理人員的工作內(nèi)容以及工作職責(zé)進(jìn)行明確，針對(duì)檔案的維護(hù)與交接等環(huán)節(jié)，也要進(jìn)行規(guī)范化的管理。針對(duì)一些紙質(zhì)材料的檔案，則應(yīng)該將其儲(chǔ)存在指定的場(chǎng)所，并按照順序整理的進(jìn)行歸類，對(duì)于一些非常重要的材料，則應(yīng)該進(jìn)行備份。而對(duì)于電子檔案，則應(yīng)該注意其安全性，加強(qiáng)信息的安全防御，在備份的同時(shí)也應(yīng)該做到數(shù)據(jù)信息格式的清晰有條理，以便后期的維護(hù)升級(jí)。

（二）科學(xué)分類、有序整理

就養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作而言，科學(xué)分類不僅是其必不可少的工作環(huán)節(jié)，同時(shí)該過程也會(huì)對(duì)整個(gè)管理工作產(chǎn)生重要影響，分類是一些整理與歸檔的基礎(chǔ)，如果不能實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理，就會(huì)加大后期檔案管理工作的難度。歸檔文件只有具有鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。鑒于此，相關(guān)檔案管理人員就應(yīng)該在日常工作中對(duì)檔案進(jìn)行分類標(biāo)準(zhǔn)的制定，進(jìn)行檔案的科學(xué)分類，進(jìn)而為檔案管理的有序進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化裝訂

根據(jù)國家現(xiàn)行的檔案管理辦法的規(guī)定，文書類檔案可以根據(jù)保管期限以及按件來直接裝盒進(jìn)行保管，可以不進(jìn)行裝訂。而就養(yǎng)老保險(xiǎn)以及會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)類的檔案而言，則必須將其裝訂成冊(cè)。同時(shí)，要按照檔案行政部門規(guī)定要求的、符合檔案保管要求的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行裝訂材質(zhì)的選擇，材質(zhì)必須要具有安全性及耐久性。而針對(duì)檔案的裝訂來說，則全部要從左側(cè)開始裝訂，并將左、下側(cè)對(duì)齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

四、大力推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)

在過去，管理人員都是通過手工來對(duì)養(yǎng)老檔案進(jìn)行整理、收集與歸檔，但因?yàn)轲B(yǎng)老檔案的數(shù)量較大，所以工作需要耗費(fèi)大量的人力且工作效率較低。而隨著時(shí)代的發(fā)展以及管理手段的完善，人們開始對(duì)養(yǎng)老檔案提出信息化管理的要求，其要求運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段來對(duì)檔案進(jìn)行整理與分析，以此來提高檔案管理的工作效率、節(jié)省人力的成本支出。故而，如何做好養(yǎng)老檔案的信息化建設(shè)、實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老檔案的信息化、數(shù)字化管理則是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)養(yǎng)老檔案提出的新要求。

首先，檔案數(shù)字化主要是通過各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段將將檔案部門的各種不同物質(zhì)載體形式處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息,并創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件以便于提供服務(wù)。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化處理，并不是一定要將傳統(tǒng)的檔案管理形式進(jìn)行取消，而是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)二者的長期共存，互相彌補(bǔ)。就檔案的信息化建設(shè)而言，我們首先要保證檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，而這同時(shí)也是衡量檔案管理是否現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。而針對(duì)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)而言，在實(shí)現(xiàn)其檔案管理信息化時(shí)，可需要依據(jù)我國的管理規(guī)范，以及其自身的發(fā)展需求，有針對(duì)性地制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)并不斷地進(jìn)行更新與完善。同時(shí)，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的數(shù)據(jù)庫文件的目錄也既要符合國家的相關(guān)規(guī)范，同時(shí)也要利于實(shí)際的工作操作要求。此外，養(yǎng)老檔案管理人員必須要不斷提升的專業(yè)素質(zhì)及綜合能力，并運(yùn)用更為先進(jìn)的科技成果及技術(shù)手段來對(duì)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)還要建立健全檔案電子文檔，通過對(duì)計(jì)算機(jī)的利用，來對(duì)檔案目錄進(jìn)行檢索，最終實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老檔案的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的良好建設(shè)。

五、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前的社會(huì)背景環(huán)境下，因?yàn)轲B(yǎng)老保險(xiǎn)的覆蓋范圍明顯擴(kuò)大，所以人們對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理問題也愈發(fā)重視。與此同時(shí)，養(yǎng)老檔案保險(xiǎn)管理中存在的問題也愈發(fā)凸顯。為此，我們就應(yīng)該不斷的改進(jìn)和完善檔案管理制度、大力推進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老檔案的信息化、規(guī)范化管理，確保檔案工作能夠發(fā)揮其最大價(jià)值。