高校財務網上報銷現存問題及優化對策
——以天津中德應用技術大學為例

孫文

（天津中德應用技術大學 財務處，天津300350）

一、“中德”大學傳統報銷模式轉變的必要性

天津中德應用技術大學（以下簡稱“中德”）是2015 年經教育部批準由高職院校升格為本科應用技術大學的院校，面對學校升格以來增加的多樣的經費來源、逐年遞增的科研工作量，校財務處如何用好、做好資金管控，在保證專項經費執行率的基礎上，既能提高教師的報銷滿意度，又能規范每一筆支出，是我們面對的重要課題，為此應實現報銷模式的轉變。

“中德”傳統的報銷模式是現場報銷（見現場報銷業務流程），排隊長、等候長、報銷難一直困擾全校師生，加之財政專項經費到賬時點的特殊性，導致月末、季末、年末報銷量突增，扎堆現象嚴重。這種傳統報銷模式既給財務人員很大的工作壓力，也加劇學校師生與財務人員的矛盾。鑒于此，“中德”財務處在2017 年11 月底，也是傳統報銷模式下業務量最大的時點上線了網上報銷系統。該系統運行至今已經有一年多，報銷難、財務大廳排隊的現象大有改觀，但隨之產生的問題也逐漸浮現出來，筆者根據這一年多核算科的報銷情況，研究對比兩種報銷模式的業務流程，針對出現的問題尋找根源，提出對應的優化解決策略。

二、“中德”網上報銷模式的現狀及存在的問題

1.網絡報銷業務類型無法實現全面覆蓋

目前“中德”財務處網上綜合服務平臺包含三大模塊：財務查詢系統、網上報賬系統、網上申報系統。校內老師可以通過財務查詢系統查詢個人名下項目的收支及額度情況；網上報賬系統便于老師進行日常報銷、差旅費報銷、各類借款業務的網上辦理；網上申報系統由于賬務系統的個人收入模塊尚未啟用而無法實現對接，從而導致勞務費的個稅問題無法通過系統計算，仍需要人工手動計算，因此，該類業務無法實現網絡報銷。此外，有些學校項目沒有實現項目管理，以至于老師在進行網上填報時無法選擇對應的項目，導致涉及此類項目的業務只能采用傳統現場報銷模式。

2.網絡報銷業務填報內容后臺設置不夠精細

“中德”的網上報賬系統是面向每一位教職工開放的，報銷人對于會計制度、財會知識不大了解，加之財務報銷政策不斷更新，導致網上填報的內容五花八門。老師憑借自身對經濟事項的通俗理解選擇摘要、類別，但由于系統后臺設置還不夠成熟穩定，網報系統無法與賬務系統的科目做到一一對應，以至于財務人員引入網報單據，自動生成會計憑證之后還要進行大量修改，無疑增添了會計人員的工作量，降低了效率。

3．網絡報銷初期退單率較高，溝通模式轉變帶來較多問題

除了以上提到的系統問題之外，原始單據的真實性、票據粘貼的規范性、簽字審批的合規性、系統操作的熟練程度等都是財務人員日常所要審核和關注的點。傳統報銷模式下，財務審核人員與報銷人員面對面、一對一，問題能得到及時溝通與解決。網絡報銷模式下，如圖1 所示，報銷人員將單據投放至網報箱后不必進入財務大廳就可以完成報銷。而對于問題報銷單，核算科的處理辦法是通過賬務系統的退單功能將問題手工錄入退回，報銷人員在客戶端根據失敗原因重新修改、提交，生成新的網報單據，再進行投遞，由此增加了報銷成本也降低了效率。財務人員還要將問題憑據單獨存放，并采用電話、微信群等方式通知報銷人。由于老師上課時間、地點不固定，問題單據不能及時領取并反饋，造成單據積壓，增加票據丟失的風險。

4.電子審簽、憑證影像化等功能未上線，影響網絡報銷進度

目前“中德”的網絡報銷沒有實現真正意義上的電子化，信息化程度還處于初級階段。網絡報銷只是將已經走完審簽流程的紙質單據再進行網上填報、投遞。對于報銷人來說，只是減少了現場排隊等候這個環節，前期的審批手續、簽字流程等還要在線下完成。因為網報系統沒有與電子審簽功能相銜接，傳統報銷模式會遇到的問題例如領導出差無法審簽、報銷人因問題單據重復往返等問題，網上報銷同樣無法解決。除此之外，伴隨專項資金撥款的增加，專項審計、上級檢查工作也越來越多。審計抽憑工作對于財務人員來說是一個不小的工作量，不僅耗費人力、物力，更是耗費時間。“中德”目前的會計檔案還是停留在紙質會計憑證、報表，沒有完全實現影像化、電子化。查閱檔案時，相關人員進行拍照、掃描、復印等工作需要有會計人員陪同，無疑會影響財務人員的正常工作安排。

圖1 現場報銷業務流程圖

5.網絡報銷資金支付結果無法及時反饋，國庫集中支付方式單一

圖1 網絡報銷業務流程

“中德”的網上報賬系統是將報銷人客戶端、賬務系統端、銀校互聯端口相銜接。網報單據經財務人員審核生成記賬憑證，然后經復核人員完成授權，最終傳到銀校互聯系統，出納人員登錄該系統輸入憑證號點擊付款即完成支付工作。但由于銀校互聯系統后臺與銀行柜面未實現全面對接，通過該系統支付的所有業務無法即時顯示處理結果，出納只能登錄網銀系統查看、打印業務回單。報銷人通過客戶端也無法得知款項是否成功支付，需要銀行回單的報銷老師還需要去財務大廳拍照復印。除此以外，“中德”作為全額撥款的事業單位，財政撥款所占資金總量最大，使用財政資金支付都是通過國庫集中支付系統完成。該系統采用財政專網專線，目前尚未與任何網絡、系統對接，無法實現網上匯款。基于以上兩點，既影響了網上報賬效率，也無法使財務工作者減輕業務勞動量。

三、網絡報銷的優化策略

1.加強財務二級管理，組建財務秘書團隊，規范基礎性工作

為了加強財務工作的精細化管理，便于網絡報銷更好地服務師生，可以在二級學院、各部門設立財務秘書崗位，便于實現財務人員與報銷人員的信息對稱，起到溝通橋梁作用。“中德”目前有700 多名教職工，日益壯大的教師隊伍使教學、科研工作量顯著增大。財務秘書作為財務處與教職工的報銷樞紐，負責原始單據的初審、網報系統的操作及支付結果的反饋，這在一定程度上減輕了老師報銷工作的壓力。財務處通過秘書微信群、學校網站、培訓會等多種形式開展業務交流及財務政策、制度的宣講，減輕了財務人員與報銷人員的矛盾，為網絡報銷的順利運行奠定了基礎。

2.疏通資金支付渠道，加強銀校互聯合作，提高信息化水平

加強網上報賬系統與銀行柜面的進一步合作，同步將銀行處理結果傳輸到網報系統，財務、報銷人員能及時看到該筆業務的電子回單，報銷人無需再往返財務處索要紙質回單。加強銀校互聯系統與電信運營商的合作，實現銀行支付結果與手機短信相掛鉤。如有款項退回的情況，報銷人員會及時收到失敗代碼或失敗原因的短信提醒。隨著國庫改革的科學化、規范化，國庫集中支付電子化也在逐步推進，為保證電子化改革運行順暢，首先要搭建好計算機和網絡設備，提高運行速度。通過CA 身份認證等多種技術，采用硬件加密的方式，保證數據的安全性、保密性。逐步推進零余額賬戶網銀功能的開通，通過電子簽章支付，改變以往紙質支票的單一模式，實現支付信息電子化、無紙化。

3.優化協同辦公流程，實現網上審簽功能，引入影像技術

通過OA 協同辦公系統，針對不同的經濟業務，創建審批流程。報銷人通過電子影像設備采集原始單據信息，并上傳到網報系統的數據采集庫，將會計信息電子化、影像化。簽批人根據流程通過網上或者手機客戶端即可完成審簽，不再受時間、地點的約束。財務人員引入網報單據便可查閱影像電子數據，生成記賬憑證，出納人員核對銀行支付信息便可完成支付。整個網上審簽流程實現了核算、支付、查詢、歸檔一系列信息化服務，真正意義上實現了網絡報銷，提高了財務工作的效率及服務水平，減輕了財務人員與報銷師生的工作壓力，也為審計、檔案等部門的工作提供了便利，降低了財務工作的風險。

4.加強財務人員業務培訓，改善服務大廳環境，培養財務志愿者

在傳統報銷模式下，財務人員疲于日常報銷工作，身心壓力較大，每天結算工作結束后沒有多余時間學習提升自我。網絡報銷開通后，報銷模式的轉變將財務人員徹底解放出來，能夠為單位的財務管理出謀劃策，成為真正意義上的“大管家”。通過參加各類會計培訓，鼓勵財務人員走出工作崗位、走出學校積極參加各單位的調研學習，多吸取外單位、兄弟院校的先進工作經驗、方法，提升自身業務水平及管理能力。為了方便報銷人員實現網上業務填報，財務大廳內設置網絡報銷自助平臺，提供網絡報銷專用電腦供教職工使用。財務處的各類業務流程圖、制度上墻，加強財務網站建設，財務制度、財經法規、各類經濟業務報銷表單同步上傳，供教職工下載使用。通過培養會計社團的學生，讓大家利用課余時間到財務處志愿服務，承擔一些報銷前臺的輔助工作，如規范票據粘貼、報銷業務咨詢、失敗單據領取等。志愿者的培養不僅在一定程度上減輕了財務人員的工作壓力，還能幫助學生更好地認識會計工作，為以后實習及上崗打下基礎。

總之，報銷模式的轉變、網絡報銷的推廣在很大程度上改變了財務人員的工作現狀，不僅提高了業務處理效率、減輕了財務人員的工作壓力，也在很大程度上緩和了財務處與教職工的矛盾，財務門難進、排長隊、等候長的現象緩解了，提高了財務處的服務水平。雖然在網絡報銷初期存在著許多問題，財務信息化的道路也布滿坎坷，但只要及時發現問題查找原因，找到解決對策，就能推動網絡報銷的正常運行和發展。