探討酒店采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理

王 煒

引言

酒店多為多功能綜合體，涵蓋餐飲、住宿、娛樂(lè)等多項(xiàng)服務(wù)，資金周轉(zhuǎn)量大，經(jīng)營(yíng)范圍廣，位置分布較為分散，是一種較為特殊的企業(yè)。酒店的高效運(yùn)轉(zhuǎn)離不開(kāi)后勤保障，本文結(jié)合北京市建國(guó)飯店公司（以下簡(jiǎn)稱建國(guó)飯店）的實(shí)際情況，探討采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施。

一、采購(gòu)環(huán)節(jié)存在的內(nèi)部控制管理風(fēng)險(xiǎn)

一般而言，采購(gòu)是指為了使酒店設(shè)施及相關(guān)服務(wù)得到保障，借助別的單位購(gòu)入物資或服務(wù)，在此過(guò)程中耗費(fèi)一定款項(xiàng)的一種常見(jiàn)的經(jīng)營(yíng)管理行為。酒店管理者應(yīng)當(dāng)注意避免出現(xiàn)如下內(nèi)部控制管理風(fēng)險(xiǎn)。

（一）請(qǐng)購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)有采購(gòu)需求的部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，首先，采購(gòu)部門(mén)需對(duì)此進(jìn)行仔細(xì)的分析，如各經(jīng)營(yíng)部門(mén)日常使用的物資:客房部使用的棉織品、客用洗浴用品；餐飲部使用的玻瓷銀、臺(tái)布、臺(tái)裙、其他客用品、各類食材；工程部使用的各類維修零配件；經(jīng)營(yíng)及管理部門(mén)使用的日常辦公用品等等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)分析上述物資購(gòu)買頻次是否與淡、旺季賓客人數(shù)增減呈正相關(guān)，是否物資庫(kù)存不足確需補(bǔ)充， 采購(gòu)部門(mén)應(yīng)聯(lián)系使用部門(mén)等對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)查，杜絕重復(fù)采購(gòu)、大量囤積等情況發(fā)生。此外，還應(yīng)注重對(duì)請(qǐng)購(gòu)審批程序規(guī)范性的核查[1]。建國(guó)飯店的各部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，需填寫(xiě)一式四聯(lián)的《采購(gòu)申請(qǐng)表》，并經(jīng)申請(qǐng)部門(mén)、采購(gòu)部主管、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理逐級(jí)審批后方可采購(gòu)。

（二）審批風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)部門(mén)需依照使用部門(mén)的要求，安排合理的采購(gòu)程序。如已有簽約供貨商能夠提供需求的相關(guān)物資，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先從該簽約供貨商中采購(gòu)，嚴(yán)格按照采購(gòu)審理流程繼續(xù)跟進(jìn)。

建國(guó)飯店在采購(gòu)審批環(huán)節(jié)，《采購(gòu)申請(qǐng)表》后需必須提供同型號(hào)擬購(gòu)物資不少于三家供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行比對(duì)。建國(guó)飯店隸屬北京首旅集團(tuán)，該集團(tuán)已經(jīng)建立了內(nèi)部“富基”采購(gòu)平臺(tái)，提供多品種物資給下屬企業(yè)選擇，性價(jià)比較高，下屬企業(yè)須優(yōu)選集團(tuán)供應(yīng)商名錄物資。集團(tuán)對(duì)下屬企業(yè)設(shè)置了全年集采比列，作為企業(yè)負(fù)責(zé)人績(jī)效考核的一項(xiàng)指標(biāo)。

（三）計(jì)劃程序風(fēng)險(xiǎn)

制定采購(gòu)計(jì)劃的主要目的是使酒店的資金投入得到合理利用，并規(guī)范日常的成本開(kāi)支。不過(guò)在現(xiàn)實(shí)工作中常常由于酒店部門(mén)負(fù)責(zé)人管理失位，造成計(jì)劃外采購(gòu)或者超計(jì)劃采購(gòu)行為[2]。建國(guó)飯店對(duì)此類計(jì)劃外采購(gòu)從規(guī)范的流程上進(jìn)行控制,不得常態(tài)化,同時(shí),盡管獲得總經(jīng)理特批,但是必須追補(bǔ)所有采購(gòu)流程的單據(jù)。

（四）合同風(fēng)險(xiǎn)

作為供需雙方的一項(xiàng)重要法律約束，采購(gòu)合同本應(yīng)成為一種重要的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。然而采購(gòu)者由于疏忽大意或主觀故意，與產(chǎn)品供貨商簽訂了權(quán)利義務(wù)不一致的合同。一些采購(gòu)者還發(fā)生對(duì)不應(yīng)支付的款項(xiàng)申請(qǐng)請(qǐng)款審批，或者對(duì)需要暫時(shí)扣留的違約金等進(jìn)行違規(guī)支付等情況。

（五）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)物資或服務(wù)的相關(guān)驗(yàn)收酒店通常會(huì)有一定的標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際操作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)。如實(shí)行倉(cāng)管員與廚師一并驗(yàn)貨的方式，會(huì)因?yàn)轵?yàn)貨員缺乏責(zé)任心難以有效完成，或未見(jiàn)貨物虛開(kāi)、補(bǔ)開(kāi)驗(yàn)收單，串通供應(yīng)商、廚師截留貨款。

（六）付款風(fēng)險(xiǎn)

該風(fēng)險(xiǎn)多表現(xiàn)為結(jié)算形式上存在不合理的選擇，必須采用轉(zhuǎn)賬匯款的卻使用現(xiàn)金結(jié)算；會(huì)計(jì)在經(jīng)手付款結(jié)算時(shí)對(duì)涉及到的單據(jù)未能及時(shí)核查其真實(shí)、完整性，簽字手續(xù)存在缺漏等情況[3]。

二、采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的具體策略

（一）規(guī)范請(qǐng)購(gòu)審批程序

財(cái)務(wù)部對(duì)部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)予以嚴(yán)格審核，集中關(guān)注數(shù)額較大或申請(qǐng)較為頻繁的物資，如有需要應(yīng)到倉(cāng)庫(kù)或有關(guān)部門(mén)進(jìn)行核驗(yàn)，進(jìn)行規(guī)模控制。審核完畢后財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人需將采購(gòu)計(jì)劃呈交總經(jīng)理室，由總經(jīng)理確立是否使用否定權(quán)。財(cái)務(wù)部依照審批的采購(gòu)計(jì)劃確立資金規(guī)劃方案，由采購(gòu)部報(bào)告采購(gòu)計(jì)劃及執(zhí)行狀況，對(duì)其中出現(xiàn)的重要問(wèn)題開(kāi)展分析。

（二）完善計(jì)劃程序

酒店要完善物資儲(chǔ)備定額制度，根據(jù)此確立階段性采購(gòu)計(jì)劃，科學(xué)規(guī)劃采購(gòu)進(jìn)程，防止物資需求部門(mén)或管理員單純憑自身經(jīng)驗(yàn)確立采購(gòu)的數(shù)量，促進(jìn)周轉(zhuǎn)效率的提高，嚴(yán)格控制庫(kù)存成本[4]。具體由財(cái)務(wù)部門(mén)牽頭，組織各部門(mén)負(fù)責(zé)人共同協(xié)商制訂采購(gòu)預(yù)算等。該計(jì)劃對(duì)酒店后續(xù)采購(gòu)內(nèi)部控制管理有直接的作用。指定酒店有關(guān)部門(mén)按月確立月度的采購(gòu)計(jì)劃，之后將各方面意見(jiàn)一并匯總，在充分利用現(xiàn)有物資的前提下采購(gòu)部提出初步審核意見(jiàn)。

（三）規(guī)范購(gòu)銷合同簽訂

建國(guó)飯店對(duì)大宗物資采購(gòu)規(guī)定必須簽訂購(gòu)銷合同,其內(nèi)容應(yīng)包括供、需企業(yè)全稱、法人代筆、電話等基本信息；采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等產(chǎn)品信息；質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法以及對(duì)不合格產(chǎn)品的處理方式；價(jià)格條款及交貨期限；交付方式和交貨地點(diǎn)；結(jié)算付款條款；違約責(zé)任；后續(xù)服務(wù)保障；財(cái)務(wù)部需審核合同雙方的開(kāi)戶信息，采購(gòu)部復(fù)核合同文本，確保有無(wú)語(yǔ)言、文字錯(cuò)誤，外聘的律師審核合同的法律依據(jù)，確保在法律上的合規(guī)性。正式簽署時(shí),須附律師意見(jiàn)函.將法律風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（四）加強(qiáng)驗(yàn)貨環(huán)節(jié)控制

日常采購(gòu)原則上由庫(kù)房人員驗(yàn)收，食品類、專業(yè)類物品由申購(gòu)部門(mén)一同驗(yàn)收確認(rèn)。對(duì)于需按重量、長(zhǎng)度、體積等計(jì)量的物資，應(yīng)使用稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)收、不得虛估。對(duì)于檢驗(yàn)合格的貨物，庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)將合格品入庫(kù)定位，對(duì)于沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的貨物，一律不得簽收；驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)與訂購(gòu)內(nèi)容不符、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)人員并通知供應(yīng)商；供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員記錄驗(yàn)收異常情況，并送采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行退、換貨處理；貨物交貨數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商；屬于自然溢余的，由庫(kù)房管理人員在收貨時(shí)注明自然溢余數(shù)量，經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行收貨； 交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門(mén)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。

（五）規(guī)范付款流程

應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，明確審批人授權(quán)批準(zhǔn)的方式、程序和相關(guān)控制措施。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。否則經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。建國(guó)飯店，結(jié)算時(shí)需要申請(qǐng)付款的部門(mén)填制《付款申請(qǐng)表》，該表須申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理逐級(jí)簽批后,財(cái)務(wù)人員方可支付貨款，付款憑證后須附《采購(gòu)申請(qǐng)表》、收貨單、對(duì)方出庫(kù)單、發(fā)票等原始資料、結(jié)算支付金額、采購(gòu)金額、收貨金額、對(duì)方出庫(kù)金額、發(fā)票金額必須一致方可在銀行支付系統(tǒng)中進(jìn)行操作，不得以現(xiàn)金進(jìn)行結(jié)算。

（六）形成酒店集成供應(yīng)鏈體系

集成供應(yīng)鏈更加突出企業(yè)內(nèi)部控制的整體性概念。它要求供應(yīng)商廣泛參與到酒店產(chǎn)品和相關(guān)服務(wù)的開(kāi)發(fā)、信息分享等過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)酒店經(jīng)營(yíng)中人、產(chǎn)品服務(wù)以及經(jīng)營(yíng)管理三種要素的集成化運(yùn)作，運(yùn)用集成化管理的思路使供應(yīng)鏈獲得動(dòng)態(tài)的最佳目標(biāo)。該體系模式有助于酒店與供應(yīng)商間確立持久穩(wěn)定的合作關(guān)系，充分發(fā)掘雙方優(yōu)勢(shì)，減少采購(gòu)中的管理成本，達(dá)到雙贏。要想實(shí)現(xiàn)該體系的平穩(wěn)發(fā)展，應(yīng)注重信息共享，本著互信的原則開(kāi)展信息共享，才可實(shí)現(xiàn)雙方經(jīng)濟(jì)的共贏。

三、結(jié)束語(yǔ)

伴隨改革開(kāi)放的深入推進(jìn)，我國(guó)的酒店行業(yè)已日趨成熟，然而內(nèi)部管理及控制仍存在不少問(wèn)題，尤其體現(xiàn)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中。該工作程序較為繁瑣、難度較高，探討內(nèi)部控制管理策略具有很大的現(xiàn)實(shí)意義：制定完善的采購(gòu)計(jì)劃并予以落實(shí)是控制風(fēng)險(xiǎn)的前提。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)著力完善審批程序，規(guī)范合同簽訂，加強(qiáng)貨物驗(yàn)收清理，規(guī)范付款流程，確保資金安全與審批高效。同時(shí)，集成供應(yīng)鏈體系的搭建也是確保酒店與相關(guān)供貨商形成長(zhǎng)久合作機(jī)制的重要手段，對(duì)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，獲得經(jīng)濟(jì)效益有積極作用。