大數據時代下機關事業單位檔案管理模式探討

文/戴佳媛，白城市發展和改革委員會

1 引言

互聯網是新時期社會發展的重要標志，在大數據背景下，日常記錄的數量與種類更是與以往有巨大的出入，短時間內大量信息的產生，給檔案工作者造成了較大壓力，工作陷入了困境。檔案儲存量的增加，促使很多檔案管理采用了數字化存儲技術，便于廣大用戶進行查閱。檔案數據資料的管理過程中涵蓋了大數據的特定，21世紀的檔案管理必須引進新技術，提高工作效率。

2 大數據時代檔案管理工作存在問題

2.1 管理流程有待優化

傳統檔案管理工作中，管理步驟主要包括以下幾點：第一，將不同類型、不同類別的檔案資料進行分類劃分，實施分類歸檔，機關事業單位工作范圍較廣、涉及部門較多，檔案數目龐大，完全依賴人工進行檔案管理存在實際困難。基于現代的大數據時代背景，這種方式還是略顯滯后，與社會發展相比略顯落后。與管理流程的不完善相隨的就是帶來的資料信息安全問題，因為管理流程的不完善，導致信息資料丟失或損壞，這對于后續的工作來說，都是極為不利的。信息資料與相關人員的利益等息息相關，所以管理者應該對管理流程進行優化，同時也保證信息資料的安全。

2.2 檔案資料管理相對滯后

大數據給檔案管理的觀念帶來了變化，大數據時代數據的爆炸式增長導致檔案管理的工作量與日俱增，為檔案應該如何進行科學管理提出了新要求。過去傳統的檔案管理技術應用中，主要采取的方式為將信息資料以圖片、表格或是音頻的形式進行儲存。此方式盡管也可以實現對檔案的保存功能，但在具體應用的過程中，其保管的檔案數量極為有限。如果管理檔案的數量增加、資源數量較大，則信息保存和查找時就會有所阻礙，大大降低了檔案管理的工作效率。因此，在大數據的時代背景下，機關事業單位檔案管理工作不應只是局限于人工操作，只有引進新的技術管理手段來提高檔案管理的水平，才是時代發展的要求。同時，很多工作人員對于大數據存在誤解，認為只要建立電子檔案就萬事大吉了，沒有定期對檔案進行檢查和更新，這就嚴重制約了管理工作的有效開展。

2.3 檔案管理人員素質待提升

現階段，信息技術的不斷革新為社會發展帶來了極大的便利。信息技術的發展與進步過程中，檔案管理工作中的計算機技術應用頻率也是逐漸提高，很多工作可以利用計算機技術來完成。但現在仍存在部分單位沒有引進計算機、多媒體等技術，即使有些單位已經引進了先進的檔案管理手段，但是人們也難以掌握和應用，導致了管理工作效率低下。同時，有些檔案管理人員的責任意識較為淡薄，對檔案管理的重視程度嚴重不足，電子檔案的數據不夠完善、記錄不夠詳細，導致檔案資料的丟失、損壞，嚴重影響了檔案信息的有效性、真實性、全面性；還有一部分檔案管理人員對于數據庫沒有一個全面的認識，視野過于狹隘，一旦發生人事調動需要調動人事檔案或者檔案交接時，常常會出現丟散落四、手忙腳亂的情況，這給機關事業單位的工作帶來了很大困擾。

3 大數據時代機關事業單位檔案管理模式優化對策

3.1 優化管理流程，確保信息安全

檔案管理的流程如上文所述，還有待優化的空間。基于大數據的時代背景，機關事業單位檔案管理工作的效率與方式始終在優化，不過不可忽略的是在大數據信息技術的背景下，檔案信息的安全問題越漸暴露。所以，在對檔案管理流程進行優化的同時，還要注重對信息資料的安全管理。若管理工作未能落到到位，那么就會造成檔案信息的丟失等。對于此類問題，筆者認為首先，管理人員有必要提升管理的安全意識，對現有管理方式進行更加科學的優化。其次，機關事業單位要對管理系統進行優化升級，提高其抵抗風險的能力，采用先進技術應用，提高檔案信息資料的安全性。

3.2 優化管理方式，提高檔案管理效率

機關事業單位就像是一個產業鏈，各個單位都是重要的參與者，各個單位的人事檔案工作人員要完善本單位的人事檔案，確保本單位人事檔案的正確性和完整性，從個人提交電子數據，建立企事業單位的大數據庫。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點，是做好檔案工作的基礎，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關：一是把好文件材料收集關，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關，確保文件材料歸檔規范；三是把好文件材料管理關，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；四是把好文件保密關，保證涉密檔案的內容不泄密。

3.3 提升人員素質，減少管理失誤

首先，機關事業單位可以對人員進行專業化和系統化的培訓，單位可以以工作人員的業務能力為基礎，對其進行培訓，切實做好“傳幫帶”的工作。其次，制定科學的考評機制。對其進行系統化培訓，提升業務能力。同時借助考評機制，對管理人員的工作進行監督，促使其不斷提升個人能力。實際工作過程中，管理人員還應該進行有效地自主學習，不斷積累專業知識，對大數據技術在檔案管理應用的作用等有所了解。

4 結束語

綜上所述，基于大數據時代背景，云計算技術也正在向更好的方向發展，在機關事業單位管理工作中的應用也更加頻繁，并且發揮了重要作用。想要將檔案管理的作用更好的發揮出來，就一定要對大數據的應用方式進行革新，對檔案管理方式進行認真思考，為人員水平提升提供助力，促進機關事業單位檔案管理工作的進一步發展。