淺析如何提高辦公室工作效率

文/李玲梅，國能集團寧夏煤業集團梅花井煤礦

1 企業辦公室管理工作的作用

企業辦公室是企業的重要部門,其在企業發展中也具有重要的作用。在企業發展過程中,企業領導需要進行很多決策的制定,而這些決策的制定則需要有良好信息數據作為支撐,而企業辦公室則是企業發展規劃和領導決策的輔助部門,其能夠為企業領導提供及時、準確的企業管理信息數據,并為重要決策的制定提供建議,同時其還要進行決策文件的傳達和落實,從而能夠提升企業決策執行的力度。

企業辦公室還具有協調各個部門工作的作用,企業辦公室管理工作需要進行整體部門的優化,來促進企業發展整體合力的形成,同時其還需要對企業各部門進行有效監管,保證企業員工具有良好的工作態度,來推動企業能夠高效運轉。

另外,企業辦公室不僅需要對企業的內部提供各種辦公服務,同時還是和外界進行聯系的窗口,其代表著企業的形象,其在文件的處理以及來訪的接待等,都發揮著重要的作用。

2 新時期辦公室工作中的缺陷

2.1 管理觀念問題

隨著我國經濟水平的不斷提高,在新時期環境下,對企業辦公室管理工作也提出了更高的要求,作為企業發展中的中樞部門,就需要企業充分認識到辦公室管理工作的重要性,及時進行管理觀念的轉變,這也是現代化發展對辦公室管理提出的新要求。但是,在實際的企業辦公室管理中,由于受到傳統辦公室管理觀念的約束,還存在一定的管理問題,一些辦公室管理人員的行為和態度還是比較隨意,并沒有嚴格按照管理制度以及管理流程來開展工作,他們也沒有充分認識和認真分析傳統管理工作中的不足,這也導致了其辦公室管理水平滯后的情況。

在現代化辦公室管理中,傳統辦公室管理觀念已經不能滿足現代化企業的發展要求,因此也就不能促進企業能夠長期穩定的經營和發展。

2.2 辦公室工作人員不足

隨著新時期社會的發展與壯大,在辦公室工作中逐漸出現一些制約著辦公室發展的因素,導致辦公室發展不能及時跟上時代的發展趨勢,其中尤為重要的因素就是辦公室相關工作人員的不足。新時期,辦公室工作任務不斷復雜化,工作的時間比較長,辦公室工作員工經常需要加班,工作壓力比較大,在這種情況下許多人不愿意來辦公室工作,另一方面由于辦公室招錄名額較少,來辦公室工作的年輕人員數量降低,使得辦公室人員隊伍年齡普遍較大。辦公室工作中專業的文秘人員十分稀少,很多地區的辦公室中,專業的文秘工作人員都只有一兩個,有專業文秘人員的辦公室,對文秘工作者沒有及時加強業務培訓,導致在辦公文件寫作方面質量不過關。由于人員的不足,導致許多地區的辦公室工作人員身兼數職,加大了工作量,工作起來顧此失彼,造成辦公室在各個環節上的不規范,不能滿足辦公室在新時期的發展。

2.3 缺乏完善的管理制度

由于管理制度直接影響著企業的發展,所以管理制度在企業的發展中就顯得尤為重要。只有建立健全管理制度,才能使企業形成一定的約束機制,從而辦公室員工就能夠有效約束自身的行為,進而促進辦公室管理工作的順利開展。但目前來看,現代企業普遍存在缺乏完善管理制度的問題,在開展辦公室管理工作的過程中,辦公室員工沒有完善的管理制度可遵循,這在一定程度上阻礙著辦公室管理工作的有效開展。

3 解決辦公室工作問題的思考與建議

3.1 加強對辦公室工作的重視

一方面,加強新時期對于辦公室工作的重視程度,從領導做起,提高對于辦公室工作人員的選拔和提任工作,選拔優秀的辦公室工作職工,打破各方面例如年齡的限制,提升綜合工作能力強的、工作業績突出的工作人員;另一方面,建立健全辦公室的工作激勵機制,對于工作認真的員工進行物質獎勵,提高工作的重視程度,還需適當提升辦公室的職位數量,對在辦公室工作時間長的員工,給予更合理的職務待遇,提高其工作的能力。

3.2 制定完善的管理制度

定崗定責制度是提高辦公室管理工作質量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現代企業工作的重中之重,所以,只有將各項工作緊密聯系起來,才能推動整體工作的進展。可見,在開展辦公室管理工作的過程中,現代企業必須認清辦公室管理工作的規律,不斷借鑒現代化管理方法,根據辦公室設置要求,制定頂崗頂責制度,讓辦公室員工根據相關制度開展工作。要想實現各部門的工作目標,并做好連接辦公室內外的紐帶工作,現代企業還必須制定完善的管理制度,為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據,這樣辦公室員工才能各司其職、團結共事,提高辦公室管理工作的質量與效率。

3.3 立足服務全行大局,切實發揮“參謀助手”作用

辦公室是參謀部,是出材料、出辦法、出宣傳的地方。要在落實“參謀助手”的要求上再下功夫,在學有所思、思有所用上再下功夫,努力做到參在點子上,謀在關鍵處。一是加強調查研究。要圍繞全行深化改革的重點領域、關鍵環節、主攻方向,圍繞經營管理的熱點、重點、難點問題,深入開展調查研究,加強綜合分析運用,切實提高對策建議的含金量。要帶頭踐行群眾路線,主動策劃選題,因時制宜、動態靈活地開展調研。大力弘揚求真務實的優良作風,實事求是、不遮不掩,既報喜又報憂,架起行黨委和基層的“直通車”。二是提高信息質量。行務信息要關注新情況、新問題、新要求。當前,綜合改革、資產業務發展、網點轉型、營銷重點客戶和重大項目等都是行黨委高度重視的領域,辦公室要當好“千里眼”和“順風耳”,把各方面新情況、新成績、新亮點及時收集上來,歸納綜合,宣傳報道,第一時間提供全面精準的信息服務。南京農行有許多工作走在全國、全省系統前列,辦公室要善于總結提煉,通過各類信息平臺把全行好的做法、成熟的經驗分享出來,積極向上級行上報,宣傳經驗做法,爭取工作支持。三是加強隊伍建設。文字能力和協調服務是辦公室同志的看家本領,是必修的兩個科目,但現在往往缺乏的是文字人才。辦公室要帶頭倡導以文立身、以文輔政的鮮明導向,推動各行、各條線加強綜合文字人才培養和隊伍建設,重視文字工作的“傳幫帶”,研究工作、研究問題、動手動筆,防止文字工作出現“青黃不接”。

3.4 大力發揚工匠精神,確保辦文辦會辦事優質高效

一有目標感。對照標桿找差距,把工作干得更好、干得更快、干得更巧。農總行辦公室黃濤主任曾對辦公室全體人員講工作方法,提出要能“知不足”,目的就是要敢同強的比、向高的攀、與勇的爭、跟快的賽,把不足變成潛力,最后變成實力。從自身實際看,就是要以總行“六維方略”為引領,積極踐行省行“九個并重、九個更加重視”新理念,堅持更高站位、更有作為,不斷提高工作質量和工作效率,努力在系統和同業中做出成績、發出聲音、創出品牌,確保在系統條線考核中均名列前茅。二有責任感。大力發揚工匠精神,即使從事的是1%的平凡的事情,也要投入100%的專注。要把嚴謹細致貫穿于工作始終,以嚴格的規范和極高的標準,把各項工作做得止于至善。不管任務多重、事情多忙,都要抓好每一個細節,做到周到、周密、周全,站好每個崗位,嚴把每個關口,守住每道防線。三有時間感。辦公室工作對時限要求很高,任務落實講時效,情況報告講時效,應急處置講時效,如果拖拖拉拉、空轉不作業,很可能耽誤事情。現在,各項工作節奏很快、要求很高,必須進一步強化責任意識、效率意識,練就辦事快、處理快、反饋快的能力本領,力求做到案無積卷、事不過夜。

3.5 加強現代化管理建設

隨著信息科技的迅速發展,越來越多的先進信息科技逐漸的應用到了各行各業中,這也為企業辦公室管理工作提供了良好的條件,因此,為了實現新時期經濟市場發展的提高,就需要企業加強辦公室管理的現代化建設。

企業可以利用信息科學技術來構建相應的網絡平臺,網絡平臺具有諸多的功能模塊,并對企業不同人員進行登錄權限的限制,而辦公室管理人員就可以通過網絡平臺的工具,通過對各個部門共享工作數據信息,來進行企業管理工作落實情況的分析和監督,這種方法不僅有效減少了企業的工作量,同時具有快速、準確以及智能化的特點,另外,企業還可以建立企業管理風險監控系統,來對企業發展中的各種風險進行分析和掌握,從而為企業的穩定發展起到保障作用。

4 結論

在新時期要想不斷加強辦公室的工作,就要對辦公室的工作意識進行不斷強化。引進專業化、年輕化的人才,改善辦公室的工作作風問題,加大服務力度,確保工作效率和工作人員工作的積極性,為縮短新形勢下有關要求與如今辦公室工作情況之間出現的極大差距,不斷提高新形勢下辦公室工作的發展速度。