如何做好檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)工作的思考

文/呂美齡，中國(guó)鐵路呼和浩特局集團(tuán)公司檔案館

我于2010年開始，每年從事中國(guó)鐵路呼和浩特局集團(tuán)公司本級(jí)及下屬單位的檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作，并將匯總數(shù)據(jù)上報(bào)給鐵路總公司和內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局，從這幾年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題，如：各單位統(tǒng)計(jì)制度的責(zé)任和措施不到位，統(tǒng)計(jì)調(diào)查方式不規(guī)范，調(diào)查人員專業(yè)技能不過(guò)硬，源頭數(shù)據(jù)采集不完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等等。在這幾年的統(tǒng)計(jì)工作過(guò)程中，結(jié)合其他鐵路公司的經(jīng)驗(yàn)辦法，也思考出一些解決方案，希望能對(duì)呼和浩特鐵路局的檔案統(tǒng)計(jì)工作有所幫助。

1 存在問(wèn)題

1.1 檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不真實(shí)、準(zhǔn)確

數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性是檔案統(tǒng)計(jì)工作中的核心問(wèn)題，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確主要還是源頭數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確造成的，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

有的單位檔案數(shù)量在不銷毀的情況下，應(yīng)逐年遞增才對(duì)，但卻是減少的，大多數(shù)單位存在每年的增量和前一年的總量加起來(lái)不等于今年檔案庫(kù)存的總量，咨詢后也說(shuō)不出所缺檔案數(shù)量的去向，是一筆糊涂賬，文書檔案鐵路局從2014年之后就按“件”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)了，可大多數(shù)單位都是以“件”統(tǒng)計(jì)完，又把裝了幾盒算在文書“卷”的統(tǒng)計(jì)內(nèi)，造成重復(fù)統(tǒng)計(jì)。

有的單位檔案數(shù)量與檔案編目數(shù)應(yīng)呈正相關(guān)，即檔案數(shù)量增長(zhǎng)，檔案編目數(shù)量也應(yīng)隨著增長(zhǎng)才對(duì)。但有的單位其中以“件”為保管單位的文書檔案，其歸檔文件目錄卻呈減少狀態(tài)，他的機(jī)讀文件目錄也沒(méi)有增加，以“卷”為保管單位的科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、專門檔案等的卷內(nèi)目錄和案卷目錄也呈現(xiàn)下降趨勢(shì)，2014年后鐵總又要求統(tǒng)計(jì)全引目錄，我們鐵路局這項(xiàng)內(nèi)容的數(shù)據(jù)基本沒(méi)有。這有問(wèn)題的原因可能是實(shí)行電子文件管理后，沒(méi)有再進(jìn)行文件目錄錄入，或壓根就沒(méi)有做目錄錄入工作造成的。

各單位的錄音、錄像磁帶、底圖、照片、實(shí)物檔案的數(shù)量每年不是增長(zhǎng)，反而是有的年份數(shù)據(jù)突然急劇下降，或某單位的某類檔案直接就消失為零了。現(xiàn)在隨著鐵路局管內(nèi)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的增加，照片、錄像等實(shí)物檔案是應(yīng)該增加才對(duì)，不應(yīng)該出現(xiàn)這種現(xiàn)象，經(jīng)詢問(wèn)后發(fā)現(xiàn)大多單位要么是之前統(tǒng)計(jì)數(shù)量不準(zhǔn)確，要么是之前的東西找不找了，要么是不知道項(xiàng)目建設(shè)施工中的照片、錄像、牌匾、公章、錦旗等需要?dú)w檔等情況。

在統(tǒng)計(jì)檔案人員情況這塊，每年的數(shù)據(jù)變化較大，有的檔案專職人員不干檔案工作，只是為走職稱，那他究竟算不算檔案專職人員呢，兼職檔案人員更換更是頻繁，幾乎年年都在換，沒(méi)有固定數(shù)據(jù)，專職檔案人員的專業(yè)情況均是以參加培訓(xùn)為主，鐵路局沒(méi)有一名人員是科班出生。

2 檔案的提供利用名存實(shí)亡

每年檔案利用數(shù)據(jù)均邏輯合理，但以時(shí)間橫向?qū)Ρ葏s發(fā)現(xiàn)異常。現(xiàn)在審計(jì)，監(jiān)察逐年加大工作量，可我們的年利用率只有2%，有的單位一年到頭甚至一卷檔案都沒(méi)有提供利用，這不符合實(shí)際情況。原因可能是：有的是利用的電子文件，不做登記；有的是怕泄密，壓根不給借閱；有的借閱時(shí)手續(xù)不規(guī)范，不做登記等。

3 基礎(chǔ)建設(shè)情況與實(shí)際不符

3.1 原因分析

一是檔案統(tǒng)計(jì)管理制度不健全，每年的統(tǒng)計(jì)工作都存在錯(cuò)報(bào)漏報(bào)、拖拉、不報(bào)的現(xiàn)象，但作為他們的上級(jí)單位，我們并沒(méi)有對(duì)此做出任何考核。每年統(tǒng)計(jì)工作的通知發(fā)到各站段辦公室后，因辦公室檔案管理人員身兼數(shù)職，只是有空時(shí)再做這項(xiàng)工作，或交給別人來(lái)做，造成統(tǒng)計(jì)工作斷層、拖拉、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。更主要的是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒(méi)人管這項(xiàng)工作，下去檢查發(fā)現(xiàn)沒(méi)有一家單位制定過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體制度、辦法、流程和工作職責(zé)等。

二是檔案的基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，有的單位沒(méi)有檔案年度和歷年統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，有的則有臺(tái)賬但記錄不全、不詳細(xì)，不及時(shí)更新數(shù)據(jù)，必然就會(huì)出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)時(shí)拼湊、估算或照搬之前的數(shù)據(jù)等現(xiàn)象。

三是從事統(tǒng)計(jì)工作的專兼職人員業(yè)務(wù)水平不高，對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的理解有差錯(cuò)。如：不理解密集架“組”的含義，不清楚“全宗”的意思，不明白統(tǒng)計(jì)表中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系等。

四是檔案統(tǒng)計(jì)工作須各部門協(xié)作，辦公室、財(cái)務(wù)部、基建部、設(shè)備部、綜合部要提供、審核、匯總上報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)給本單位具體管此項(xiàng)工作的人員，統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行合理的判定后，再向我們鐵路局上報(bào)。但負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)的人員并不清楚其他檔案，所以對(duì)上報(bào)的數(shù)據(jù)審核不出問(wèn)題，形成“死數(shù)據(jù)”。還有一些大口單位也需統(tǒng)計(jì)他所管的下屬單位的數(shù)據(jù)，但由于他本級(jí)的數(shù)據(jù)不清楚，導(dǎo)致他所匯總的數(shù)據(jù)整體不準(zhǔn)確。

4 對(duì)策建議

4.1 建立系統(tǒng)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度

建立檔案統(tǒng)計(jì)工作負(fù)責(zé)制，要想使統(tǒng)計(jì)工作得到領(lǐng)導(dǎo)重視，有人管起來(lái)，基層站段就得形成具體的、切實(shí)可行的檔案統(tǒng)計(jì)制度及流程要求和工作職責(zé)，還需各部門統(tǒng)一配合，高效優(yōu)質(zhì)的完成統(tǒng)計(jì)、審核、上報(bào)工作；局級(jí)檔案館還應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)年度考評(píng)機(jī)制，將其納入各單位年度的綜合考評(píng)中，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作的扎實(shí)有序進(jìn)行。

4.2 建立檔案統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)單位和統(tǒng)計(jì)人員目錄

對(duì)于鐵路局來(lái)說(shuō)，基層站段的組成基本是固定的，但隨著這幾年機(jī)構(gòu)合并改組，有些單位的檔案存在漏統(tǒng)或重復(fù)統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)象。要想數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，一定要把好數(shù)據(jù)來(lái)源關(guān)，清楚統(tǒng)計(jì)單位來(lái)龍去脈，就能知道檔案數(shù)量的去向；至于統(tǒng)計(jì)人員目錄是為了將統(tǒng)計(jì)工作落實(shí)到人，便于開展管理、培訓(xùn)、考核。

4.3 合理規(guī)劃?rùn)n案人員的培訓(xùn)

因?yàn)閺氖聶n案統(tǒng)計(jì)人員大多數(shù)為辦公室兼職人員，他們平時(shí)還有許多其他工作要做，再有就是兼職人員的頻繁更換，加之我們培訓(xùn)班的時(shí)間和年底統(tǒng)計(jì)工作之間時(shí)間拉的較長(zhǎng)，到年底統(tǒng)計(jì)時(shí)大都忘了去年是怎么統(tǒng)計(jì)的，并且我們的培訓(xùn)形式大多以講解為主，沒(méi)有讓大家親手操作過(guò)。所以今后培訓(xùn)人員是涉及到檔案統(tǒng)計(jì)類別的部門都要參與培訓(xùn)，并將培訓(xùn)課程化整為零，利用微信公眾號(hào)將基礎(chǔ)知識(shí)時(shí)常學(xué)，到年底統(tǒng)計(jì)工作前一個(gè)月，在集中授課。或?yàn)樘岣邔W(xué)習(xí)效率，可邀請(qǐng)大家來(lái)檔案館實(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并時(shí)常利用微信、電話和大家討論、交流，或邀請(qǐng)鐵路總公司專家來(lái)授課答疑等。最后可通過(guò)考試、展示等形式，檢驗(yàn)學(xué)習(xí)成果。

總之，通過(guò)上述辦法，將檔案統(tǒng)計(jì)工作與其他檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)形成環(huán)環(huán)相扣態(tài)勢(shì)，不孤立于其他部門，使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)正確率、利用率都能得到提高。