淺析裝備物資采購供應管理信息系統

姬雅麗

（山西晉煤集團裝備物資分公司，山西 晉城 048000）

晉煤集團裝備物資分公司作為運營管理方，將集中消費者批量優勢，優化供應商資源，利用現代信息手段整合信息流、物流、資金流，實現消費者和供應商的高效銜接，從而不斷優化資源、提升業務運行效率、提供優質服務、獲得更好經濟效益。因此，需要構建依托“互聯網+”B2B2C電商平臺的一體化裝備物資采購管理服務體系，優化采購供應鏈，促進集中專業化采購，提升集團核心競爭力。

一、信息系統運行

晉煤集團裝備物資采購管理平臺體系包括ERP內部管理系統、采購電商平臺、物流配送平臺三部分。

平臺功能清單包括：

（一）ERP內部管理系統：ERP（Enterprise Resource Planning Administration），ERP管理系統是現代企業管理的運行模式。這里僅指涉及庫存、采購、供應等的內部采購管理系統。包括物資編碼管理、計劃管理、合同管理、驗收管理、質量管理、庫存管理、出入庫管理、結算管理、賬外廢舊物資管理等。

（二）集中采購電商平臺：采購尋源部分包括供應商管理、招投標、詢比價、競價、合同協同（支持CA電子合同）、訂單跟蹤等；電商部分包括電子商城、訂單、物流、結算管理等。

（三）物流配送平臺：利用第三方物流平臺實現訂單委托、運輸費用詢比價、物流跟蹤、結算等。

二、信息系統存在的問題

晉煤集團裝備物資分公司已經基本實現了從傳統采購模式的轉變，目前已經實現部分采購業務的電子化。但是，在信息系統的運行過程中存在一些問題。一是系統底層結構設計不靈活，需要依賴于程序頻繁修改，實現業務正常運營，從而造成對開發商的依賴程度高，并且后期維護任務繁重。二是系統設計思路的嚴密性有待提高，物資編碼、權限設置管理混亂，導致業務操作煩瑣，工作效率低，人為漏洞多。三是信息共享程度低，動態數據更新緩慢。四是系統兼容性差，數據對接落后，基層信息化推進困難。綜上所述，固化程序導致業務煩瑣，效率低下，信息系統落后，無法滿足互聯網+采購平臺推進企業科學規范管理的趨勢下對采購供應管理的需求。

三、信息系統建設建議

搭建晉煤集團裝備物資采購管理平臺要統籌安排、系統規劃，搭建一站式采購供應服務平臺為目標，通盤考慮、統籌設計，避免分別開發各子系統帶來的信息孤島、子系統間難以對接融合的問題。一是實現一體化運行，通過系統間的無縫對接、業務深度融合，實現采購全流程的線上運行，使采購供應管理規范化、標準化、公開化、透明化，有效控制采購成本、提高執行效率；同時，平臺支持多組織多層級的業務權限體系以及與財務等外部系統的無縫對接，能夠有效實現上下級管控。二是實現協同辦公，提供個人門戶及事務管理、移動辦公應用等功能，提供高效的一站式遠程協作工作平臺，實現晉煤集團裝備物資不同管理層級、不同業務板塊、不同業務部門之間的業務協同。三是實現“一平臺、三統一、五共享”，即一個信息系統平臺，統一管理制度、統一供應商體系、統一物料代碼，人力資源共享、供應商隊伍共享、可供資源共享、采購方案共享、庫存資源共享。四是加強物資編碼管理，利用MDM主數據管理工具建立物資編碼管理體系，MDM（Master Data Management）主數據管理是描述了一組規程、技術和解決方案，這些規程、技術和解決方案用于為所有利益相關方（如用戶、應用程序、數據倉庫、流程以及貿易伙伴）創建并維護業務數據的一致性、完整性、相關性和精確性。通過建立科學的編碼規則并充分利用祝數據管理的檢索、分析和歷史記錄功能，實現物資編碼體系的有序管理。五是實現智能決策，具備實時的數據集成、大數據分析、風險預警、多維度展示等功能，為決策層、管理層、業務層提供各自需求的數據分析及決策支持。