淺談如何提高流動人員檔案的利用

江婷婷

（中國海峽人才市場，福建 福州 350000）

隨著社會的發展，知識經濟時代的到來，經濟全球化的進程不斷加快，人才流動也愈發頻繁，衍生的問題日益顯現：人才流動性的加強，對檔案的不重視，人走檔案留，棄檔和死檔現象愈發嚴重。如何進一步盤活流動人員檔案，提高流動人員檔案使用率，更好地服務人才，就對流動人員檔案管理機構的人才市場也提出了新的要求。

一、造成檔案利用率低的原因

（一）檔案作用被日益邊緣化。首先檔案不再作為各類單位考察個人的唯一手段。一部分私營，民營等沒有人事主管權的企業，不重視員工檔案，沒有安排專門人員去落實和跟蹤員工的檔案。其次，不合時宜的檔案接收制度，地區間檔案轉接手續的差異性，以及煩瑣的接轉過程嚴重影響檔案與人才間的雙向流動。

（二）流動人員自身缺乏觀念重視。流動人員經過頻繁的工作調動，往往并不知悉檔案歸屬。即使了解檔案存放場所，因不涉及使用，忽視檔案流向。同時，存在部分流動人員出國或留學后對原有的檔案任意丟棄，無形中降低檔案的利用率。

（三）辦公環境程序化，檔案工作人員被動工作，制約發展。檔案工作人員每日固守一畝三分地，重復工作，常年面對的都是相同檔案管理，容易產生倦怠感，特別是在被動的工作狀態下，對工作缺乏激情，對創新性發展產生制約。

（四）檔案管理方式與時代脫軌。在提倡信息化、普及數字化的今天，檔案的管理還沿用傳統的對紙質材料的管理模式上，大部分人才機構依然習慣于手工操作，人工進行檔案調卷、信息查詢，既耗時、煩瑣，降低工作效率，也不利于對紙質檔案的保護。同時服務模式上多停留在被動等待上門的方式，不利于檔案信息的收集，使得檔案內容不能體現個人的經歷，檔案信息的局限性日益明顯。

二、解決方法及對策

（一）加強宣傳力度，增強檔案意識，強化檔案的作用。大部存檔人員對檔案的作用、檔案的社會功能一知半解，造成其原因就是檔案宣傳的不深入。所以一是依托新媒介平臺，如報紙書刊、電視廣播等媒體的宣傳，特別是依靠網絡這種新傳播媒介上的宣傳。二是不定期深入學校、企業開展講座、培訓等宣傳形式，普及檔案的作用，占領思想陣地。三是要強化檔案對職稱評定、工齡計算及身份的認定；向大眾普及常識，關于檔案不全影響到升學、出國及國有、事業單位、公務員等體制內單位的招考錄用，影響到退休的確認以及養老金的領取等等，以喚起社會對檔案的重視，讓檔案真正為個人所需發揮積極作用。

（二）摒棄被動等待，主動提供服務，了解受眾的需求。現在存放在人才機構的檔案主要都是非公單位或單位聘用制人員的檔案及離職，退休人員的檔案。這就造成實際工作單位與檔案保管單位分屬兩地，不同于編制內人員檔案，因檔案由單位管理而在使用上更為便捷。傳統檔案管理機構，被動提供檔案利用，僅依靠流動人員自行上門來添加或更改檔案信息，致使檔案信息更新慢，內容反映的情況的滯后性凸顯。茲于此，更應該主動走出去，通過積極走訪代理企事業單位，了解檔案需求，定期上門收集新簽訂的勞動合同、新學歷的學籍材料、考取或評審通過的職稱材料、年度考核表等各類檔案材料，更好豐富流動人員的檔案經歷。

（三）尋求融合發展，加快建立檔案信息聯網，建設大數據庫系統。服務模式由傳統向新型轉變。一是將收集、整理分類好的紙質檔案轉化為可利用的電子數據資料，網絡互連，形成大數據庫。提供存檔信息網上查詢服務，在普及無紙化查借閱的同時，檔案管理部門開放權限，在不觸及保密范圍內，實現檔案內容最大限度向社會開放，讓檔案查閱不受地域、時間、環境的限制，為流動人員和用人單位查詢檔案信息提供便利，同時積極推動跨地區網上遠程辦理模式，形成“一點存檔、多點服務”的服務格局。真正做到檔案信息資源的共享。這既是對紙質檔案保護，也大大提高了檔案信息綜合利用率。二是在大數據的基礎上，有針對性建立專門的人才信息數據庫，將學歷、專業、專長等各類信息規范整合，進行專業化處理，將檔案數據資源與市場需求進行關聯分析、融合利用，把人才儲備的信息推向市場。信息資源共享能根據用人單位需求導向，匹配契合型人才，同時也為人才找到合適的崗位，實現數據的增值，更好為經濟發展提供人才保障。

（四）緊跟時代步伐，科學規范提升管理，實現檔案調整升級。檔案管理部門要緊跟時代變化，對現有流動人員的檔案管理進行調整與創新。通過“走出去，請進來”的方式，借鑒國內外成功的管理模式，建立規范的規章制度，為檔案工作提供支撐。同時，學習先進的管理理念，從原先的紙質檔案的管理，參與到現在利用信息技術，網絡這些技術，創新檔案的管理模式，同時強化檔案管理方面的電子化、數字化和標準化。科學、規范地引導檔案的管理。

（五）適應角色轉變，提升素質與業務能力，更好適應新形勢要去。檔案工作人員要適應角色的轉變，轉變理念，現在的檔案管理人員不僅要有扎實的檔案專業知識外，還應具備強化互聯網，計算機等學科知識與操作技巧，檔案單位應鼓勵檔案工作人員多參加業務交流、繼續教育的培訓，提升自身的業務素質與綜合能力，同時強化在干中學，從而真正熟悉檔案的各個業務流程。

（六）強化服務意識、提升服務水平，保證窗口服務質量。窗口人員要強化服務意識，優化服務環境，改善服務態度，提高服務能力，提升服務水平。充分調動窗口員工工作的積極性，提高工作熱情。窗口工作人員要時刻要把辦事人員放心上，時刻站在服務對象的立場為其著想，將心比心，讓被服務對象感受到溫暖。同時提升處理突發問題的能力，開展微笑服務，提升語言的藝術，加強解答或回答問題的時候語言邏輯性，條理性，做到表示清晰明確，便于接受。同時在用語上多用肯定句，做到語氣委婉，讓受眾享受優質服務，提高雙向檔案的利用率。

綜上所述，筆者通過對檔案利用現狀的分析，總結原因，提出對策，歸根結底都是從提升檔案的社會價值為根本出發點。茲于此，提高檔案的利用率，一要加快檔案與時代的適應性，與社會的融合度，提高檔案信息資源的廣度和深度，二要增強檔案從業人員的素質，強化技能培訓，提升檔案的管理水平，三要物盡其用，充分發揮出檔案的價值，讓檔案工作更好為民生服務。