創(chuàng)新檔案服務提高檔案管理質(zhì)量

文/宋小紅，洮南市審計局

1 提高檔案服務意識的重要性

1.1 提高服務意識是時代發(fā)展要求

近年來我國經(jīng)濟取得了較快的發(fā)展，各類經(jīng)濟活動更加頻繁，社會發(fā)展和經(jīng)濟活動過程中對檔案信息的需求量不斷增加，這也對檔案工作提出了更高的要求。一直以來我國檔案都處于半封閉的狀態(tài)，檔案部門與其他部門之間的互動性缺乏，這也使檔案管理工作一直較為滯后，在檔案工作中更是缺乏服務意識，這對我國各行業(yè)的發(fā)展造成了一定的制約。因此在當前的經(jīng)濟發(fā)展形勢下，檔案工作者要解放思想，加快觀念的轉(zhuǎn)變，充分的運用現(xiàn)代化技術來提高檔案管理水平，全面提高檔案服務意識，從而為檔案需求者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。

1.2 提高檔案服務意識是檔案工作自身發(fā)展的需要

在開展檔案工作中，其中突出檔案價值是檔案工作的重要內(nèi)容，并與加強檔案與其他領域的聯(lián)系，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用，為其他行業(yè)的發(fā)展提供重要的參考和信息依據(jù)。因此在檔案工作中，需要進一步對其發(fā)展空間和渠道進行拓展，并全面提高服務意識，樹立明確的目標，從而使檔案能夠為更多部門和行業(yè)提供信息服務。作為檔案從業(yè)人員，需要利用發(fā)展的眼光，在實際工作中重視檔案的整體性和安全性，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，更好的為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。

1.3 強化檔案服務意識是提高檔案工作質(zhì)量的前提

在想提高檔案工作質(zhì)量，在具備扎實的理論基礎的同時，還要努力提高檔案服務意識，樹立全心全意為用戶服務的思想，從而在檔案工作中，不斷對檔案工作方式方法進行創(chuàng)新，采用先進的技術來提高檔案服務的水平，使檔案在各個行業(yè)中得到廣泛的應用，全面提升檔案工作的社會地位，遵循以人為本原則，為檔案需求者提供更加優(yōu)質(zhì)和高效的檔案服務。

2 當前檔案管理存在的主要問題

2.1 事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度較低

在事業(yè)單位的日常管理中，檔案管理工作至關重要，其有助于為單位的決策提供指導依據(jù)，能夠為單位的發(fā)展指明方向。然而，在我國許多事業(yè)單位中，管理者對單位的生產(chǎn)或經(jīng)營更加的重視，對檔案管理有所忽視。在這種背景環(huán)境下，檔案管理工作缺乏充足的資金支持，也缺乏專業(yè)的管理人才，這影響了單位的信息化管理。

2.2 檔案管理體系不夠完善

隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，促進了我國各企業(yè)的發(fā)展。然而，在檔案管理這一方面，一些事業(yè)單位因為重視程度不夠，并沒有建立一個相對完善的檔案管理體系，這導致檔案管理工作得不到有效的落實，使得檔案管理人員的操作不夠?qū)I(yè)規(guī)范。甚至有一些單位仍然沿用以前的檔案管理制度，這導致其檔案管理工作效率受到了較大的影響。

2.3 檔案管理的方式較為陳舊

在新形勢下，計算機技術在我國各行各業(yè)得到了廣泛的應用，計算機管理系統(tǒng)的應用極大的提高了檔案管理人員的工作效率，而且也便利了后期的檔案搜索。然而，一些事業(yè)單位的檔案管理方式雖然不再局限于紙質(zhì)檔案管理，但是卻沒有一個屬于本單位的計算機信息管理系統(tǒng)，他們大多數(shù)都是運用一些簡單的辦公軟件來進行信息存儲，并沒有建立一個完善的檔案管理體系，這極大的降低了單位檔案管理的完整性。

3 服務創(chuàng)新工作分析

3.1 服務意識的創(chuàng)新

檔案管理工作實際上是一項服務性的工作，如何保障服務質(zhì)量也是管理部門的日常工作之一。因而，服務意識的創(chuàng)新和社會服務功能的擴大是信息化條件下的重要舉措。檔案工作面臨了更高的要求，在服務意識上也需要同步提升，讓檔案成為企業(yè)和單位發(fā)展的重要支撐。換而言之，就是要從思想上重視信息化給檔案管理工作帶來的變化，讓“被動”的服務變成“主動”，不再停留于表面。例如提升服務的多樣性，讓信息能夠擴展到更廣闊的范圍當中。

3.2 服務模式的創(chuàng)新

現(xiàn)階段的時代背景下讓人們獲取信息的迫切程度有了明顯提升。且信息的時效性會被更加重視。然而傳統(tǒng)的服務模式下，人們要獲取信息需要工作人員進行檔案查閱，然后通過復印等方式來傳遞信息。這樣一來信息的時效性受到影響，人們獲取信息的準確度也有所降低。所以檔案管理工作可以建設專門的歸檔和查詢服務，讓數(shù)字化的資源可以形成完善的體系。對于一些重要的資料或是不同的信息需求，可以采用權限設定，對于一些涉及到保密的信息要制定登陸權限，防止信息過度泄露產(chǎn)生的各類問題，在服務模式上更加完善。例如可以開展社會實踐活動，深入群眾，了解人們對于檔案的需求，才能從服務模式上進行轉(zhuǎn)變，讓高質(zhì)量的服務更好地發(fā)揮作用。

3.3 服務方向的創(chuàng)新

站在信息化的角度上來看，資源的有效性建設最終決定于服務體系建設。檔案的信息化也需要注重服務方向的創(chuàng)新，利用先進的技術來計劃性地對檔案進行管理工作。另外，技術特點的進步也是信息化條件下的主要特點。未來的檔案管理工作不再局限于簡單的信息傳遞，而是通過信息傳遞實現(xiàn)信息資源的共享，提升社會地位，為國民經(jīng)濟的發(fā)展提供戰(zhàn)略保障，滿足人們不斷提升的信息開發(fā)和利用需求。

3.4 重視對檔案管理人員的培訓

檔案管理人員的專業(yè)水平的高低對本單位檔案管理工作的開展好壞有著直接的影響，在新形勢下，互聯(lián)網(wǎng)技術在我國各行業(yè)得到了廣泛的應用，在檔案管理工作中，企業(yè)和事業(yè)單位也紛紛引入了計算機信息管理系統(tǒng)，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率。然而，計算機信息管理系統(tǒng)對管理人員的計算機水平有著較高的要求，再加上計算機網(wǎng)絡一旦存在漏洞，就很容易被一些不法的黑客所侵入，從而盜取企業(yè)的信息資料。所以，事業(yè)單位需要引進專業(yè)化的檔案管理人才，要重視對他們的培訓，以提高他們的專業(yè)化水平，使他們能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

4 結(jié)語

由于檔案管理工作對于當前社會發(fā)展具有非常重要的意義，為了更好的提高檔案服務質(zhì)量，需要努力提高檔案管理人員的服務意識，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值，從此為社會和經(jīng)濟的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。