關于新形勢下國有企業外事工作中存在的問題與對策探討

文/趙麗，中交第一航務工程局有限公司

1 國有企業外事工作的重要性

隨著中國開放型經濟的深入發展和“走出去”戰略的大力實施，越來越多的中國企業積極開拓海外業務，外事工作需求隨之增多。我公司自開展海外業務以來，遍及亞非歐、拉美、大洋洲等的30多個國家和地區，尤其過去五年，我公司海外業務量逐年增加，執行項目考察、商務活動、長短期工作的團組數量逐年增加，僅2018年辦理的團組出境手續達一千余份。

外事工作的根本宗旨是服務于企業的生產經營，主要涉及三個方面。

1.1 外事管理制度的建設和完善

1.2 外事管理相關的計劃、服務與管理業務

1.3 組織對外交流活動，接待客戶，開展企業宣傳

高效有序的外事工作保障企業正常開展經濟活動并取得良好經濟效益

2 國有企業外事工作中面臨的新形勢

當前的新形勢對企業的工作產生了諸多的影響，產生了新問題。一些舊問題仍然存在，如不注重外事保密工作等。當下新舊問題共存，影響外事工作的正常開展。

2.1 外事工作管理難度加大

企業加快實施海外戰略，海外業務蓬勃開展，現有市場不斷拓寬，新市場開發力度加大，不可預見因素增多，外事工作更瑣碎，管理難度加大。外事無小事，外事管理工作卻沒有引起相應重視。

2.2 外事工作要求更加規范

工作不飽滿時，個人工作習慣和不規范的管理流程隱藏的問題被無視甚至行以為常。但事物發展到質變時，因個人專業和綜合素質，以及管理流程不規范等原因，導致工作出現了較多的疏漏、錯誤，溝通和復核耗時較多，上下銜接困難，嚴重影響效率。

2.3 外事工作的信息化水平要求更高

當今各行各業的信息化水平逐年提升，老舊的工作方式已不能適應行業發展，信息化水平的高低成為衡量企業發展的標準。企業外事管理工作需要加快提升信息化水平，順應科技潮流。

3 國有企業外事工作中存在的問題

新形勢導致外事工作表現出四個問題。

3.1 外事管理制度不健全

新形勢下，外事管理制度建設沒有迎合時代的新要求，不能解決新階段的工作管理難點。企業對基層工作缺乏深入調研，前瞻性不足。潛在風險缺乏預知，警惕性不足，缺少行之有效的解決措施。制度建設跟不上業務發展速度，無法有效地指導工作實踐。

3.2 外事工作重視度不足

外事管理工作難度不斷加大，但未引起企業管理者相應的重視。企業管理者更關注海外業務的新簽合同額、利潤等，在安排外派任務時，缺少統籌規劃，臨時緊急出國決定較多。部分國家地區，外派人員手持上級單位開具的出境證明即可離境，而對于需要辦理簽證的國家，辦理手續的周期較長。一些國家有時突然施行新政策，甚至細化要求到訪人員的性別、所學專業和目的，簽證辦理收緊受限。企業管理者不考慮外事工作的客觀實際情況，平時重視度也不匹配，赴外人員一旦無法準時拿到簽證，商務活動只得延誤或取消。企業管理者卻歸咎于外事工作者辦事不利。當誤解不斷加深的情況下，造成外事工作者主動辭職。

我公司境外某大型項目，開工后需立即從國內調遣近三千名員工，簽證辦理需求暴增，管理不重視的問題凸顯。外事工作者加班辦理加急簽證手續也難以滿足工程用人需求，且臨時調配的加班人員無外事工作經驗，雖經短期培訓但仍不能高效高質地完成工作。

3.3 外事工作規范化管理有待加強

3.3.1 工作管理要更規范。上級和相關部門制定了相應的規程，但下屬單位在實施過程中，并未認真遵照執行。指導辦法被深藏，不能遍閱周知。工作事項和注意條款要反復強調等。

3.3.2 外事工作人員的工作素養要更規范。大型國企層級較多，一些下屬公司以其他崗位人員兼職外事工作。有的公司甚至不斷調整外事工作崗位，導致在崗人員業務專業不熟練，語言水平、禮儀談吐等綜合素質參差不齊。

3.4 外事工作信息化建設水平有待提升

我公司目前使用的協同工作平臺，基本服務于企業宣傳、內部溝通、文件的傳閱審批等，需進一步提升文件處理速度，簡化操作流程，更多職能有待深入挖掘。企業的線上線下宣傳流于形式，不能反映企業優勢。

4 解決問題的對策探討

4.1 不斷健全外事管理制度

涉外事務是服務性質的工作，要以“統一領導、歸口管理、分級負責、協同配合”為原則，切實提升思想認識，強化領導管理、明確職責。關注行業發展動態。加強與涉外工作人員的溝通，了解外事工作的重難點等實際問題，及時總結相關經驗。鼓勵集思廣益，將常規和痼疾性難點工作的處理方案輯合成制度文件，有效指導工作實踐。

4.2 強化外事風險管理體系

風險管理重點在于從源頭規避和防范風險。

4.2.1 持續全面構建全面風險管理體系。提升管理意識，建立風險監控機制，如風險評估制度、風險管理報告制度、商務管理風險防范、風險緩沖機制等，實現各部門聯動。

4.2.2 風險管理融入涉外工作全過程。強化宣傳教育，開展培訓演練，加強隊伍建設。

4.2.3預防與應急并重，常態管理和非常態管理并重。對管理目標、典型案例、社會熱點、工作流程分析等進行風險識別，增強預判分析能力，制定突發事件應急預案，做好風險監測，防患于未然。

4.3 提高外事管理工作的重視程度

企業管理者要以身作則，高度重視企業外事工作，樹立大局意識，充分認識外事管理工作的價值，把企業經營發展與之相結合，重視細節，熟識風險，做出科學合理的規劃，投入匹配的人員資源，提升企業外事管理水平。

4.4 提高重視，加強外事保密工作

4.4.1 強化組織領導，實行責任制，確定涉密崗位人員，明確保密職責，定期考核，嚴格問責制度。

4.4.2 制定本系統的保密范圍和保密法則，確保保密設施配備到位，加快保密技術更新。強化工藝技術、文件資料、外事接待宣傳等方面的保密管理。

4.4.3 國內外客戶的公務來訪，要按要求辦理報批手續。

⑷加強涉外員工的紀律教育、離境前保密教育等。

4.5 進一步規范企業外事管理工作

規范外事工作管理流程，務必統一有效、權責明晰，嚴格細化工作步驟，公示規范程序。保障繁雜的外事工作合理有序開展，不出錯、不停滯，提升工作效率和品質。

4.6 規范管理，持續優化外事工作方法

勤于思考，不斷完善工作方法，充分利用當前先進的技術手段，簡化辦事流程。員工的證照管理和出境手續的辦理是兩項典型外事工作。后者最耗費時間精力，包括對出境人員的審查、出境請示文件的報批、證件辦理等。

4.6.1 建立嚴格的證照登記制度，定期自查整理。上級單位加大對下屬單位的不定期抽查。

4.6.2 嚴格恪守事前請示和事后報告制度。

4.6.3 上級單位要詳細記錄下級單位提交的出國申請的辦理進度，確保精準高效工作。

4.6.4 開發專職APP等軟件端，便于在手機端保存、調閱、審批文件，查詢進度，檢索資料等。

4.7 規范管理，提升外事工作者專業和綜合素質

外事工作涉及面寬，政策性強，對從業人員專業和綜合素質要求較高。

4.7.1 外事工作者入職前，要接受外事工作培訓，并予以考核。企業要定期組織學習，強化員工專業素質，鼓勵員工不斷學習，提升個人綜合素質。

4.7.2 強化隊伍建設，配置專職外事工作者。制定外事業務工作手冊，定期更新，組織定期測評，實施獎勵機制，確保外事工作者業務熟練，具備國際視野與團結協作精神。

4.7.3 定期組織外事專題培訓。邀請專家講解國際形勢、外交政策禮儀、傳染病防治、突發事件應急方法、宗教風俗禁忌等主題，并借機強調近期企業外事工作要點，深入交流存在的問題和對策。

4.7.4 加強外事接待方面的培訓，不斷提高員工語言禮儀水平、保密意識等，強調政治紀律、企業紀律，保障得體大方地接待來賓，展現企業風貌，宣傳公司的業務優勢，促進交流，加強合作。

4.8 提升信息化水平，構建完善的外事工作管理平臺

現在使用的平臺，更多的服務于內部工作，雖然節約了時間和運營成本，但仍需進一步完善。

4.8.1 建立寬廣的平臺。進一步強化與其他公司、政府部門的交流合作。

4.8.2 建立信息平臺。廣泛收集信息，開展對應調研，及時更新各國政治、經濟、安全局勢等信息，為企業決策提供參考，為同事工作提供便捷。

4.8.3 建立具備云服務的平臺。施行信息檔案式管理，按專業、職稱、年齡等分門別類，上傳頻繁涉外工作的人員資料，便于調閱下載。同時可以開發完善APP等手機端軟件，提高工作的便捷性。

4.8.4 建立心得分享平臺。制定機制，鼓勵員工提交個人工作經驗、技巧、創新的管理思路等。經專家組評估完善后，公布在公司平臺，并對發表人予以重獎。實現優秀工作方法、理念的傳播，此舉也將有益于團隊建設。

5 結語

當前，企業外事管理工作的重要性越來越明顯，企業要樹立可持續發展的長遠戰略，重視外事工作，勇于開拓創新，探索一條適合本企業戰略目標的外事工作管理路線，促進海外依法合規經營，不斷強化外事管理工作的制度建設、規范化管理程度、員工個人素養層次和企業的信息化水平。員工個人也要加強學習，牢固樹立終生學習的理念，跟上時代發展步伐。企業和員工共同促進企業外事工作良好發展，提高企業活力和競爭力。