董事會秘書在上市公司規范運作與發展中重要性的探討

文/馬素娟，山西省長治市襄垣縣后堡鎮潞安環能股份公司

1 前言

我國在近年來發展過程中，對上市公司的發展質量提出了高度重視，尤其是在規范運作上，上市公司高于非上市公司的基本情況已經形成。上市公司在信息披露、新三會的運作等方面，會對所有股東進行平等對待。作為現代企業制度的代表，以及中國證券市場的基石，上市公司需要在治理結構和外部監督體制發展上進行深入研究。

2 董事會秘書在上市公司規范運作與發展中的重要性

在日常工作中，董事會秘書主要負責董事會和股東大會相關事宜籌備、信息披露等內容，還要為董事會下一步決策提供建議，確保董事會成員可以對法律法規、公司章程等內容進行遵守。另外，董事會秘書還要做好上市公司內外關系協調工作，確保公司各項業務運轉更加流暢。

2.1 強化與監管部門的溝通

董事會秘書通過工作開展，可實現上市公司和相關當事人、交易所、證券機構等方面的有效溝通，確保監管部門可以隨時聯系到他們，并部署下一階段的工作計劃。具體到某一項工作來說，董事會秘書需要對監管部門提出的疑問進行合理、專業解答，隨后將監管部門提出的新管理要求專遞到上級管理層，并解釋具體條款含義，避免在該項工作之中出現差錯，影響上市公司的后續發展。

2.2 處理上市公司信息披露事物

董事會秘書可以借助于日常工作開展，對公司制定的信息披露管理制度進行合理監督，建議上市公司相關管理人依法履行信息披露義務，尤其是通過定期報告或者是臨時報告形式，向交易所實施信息披露。在此過程中，整個信息披露過程內容主要包括配權說明書，新股說明書等等。如果是持續性的信息披露，主要涉及到臨時性報告和定期報告。其中，臨時性報告主要是對上市公司股票價值對公司發展可能產生的影響進行強調。而定期報告內容主要涉及半年報、年報等，反應內容包括上市公司經營成果、法人情況等內容。

2.3 做好上市公司與投資者關系協調

該項工作主要是通過投資者來訪、回訪等內容實現，并向投資者提供上市公司的詳細發展資料。在此過程中，董事會秘書會接聽到投資者投資咨詢電話，如果投資者來動公司，首先接待他們的便是董事會秘書，有時還會組織召開投資者見面會。到了特殊時期之后，董事會秘書還會展開攻關操作，對各個投資者進行回訪。在工作初期，董事會秘書只是接聽一些散戶投資者打來的電話，并對相關問題進行詳細解答。當機構投資者積累到一定數量之后，上市公司開始對投資者們提高重視程度，此時董事會秘書的工作對象也會發生本質性變化。

2.4 確保上市公司的規范運作

董事會秘書可以確保董事會成員按照相關規定行使職權，并通過違反法律法規章程制定，約束董事會成員的日常行為。在一些大型董事會會議上，董事會秘書有權提請監事發表意見。另外，董事會秘書還要協助董事以及各個高層管理者，對信息披露法律內容以及法律責任等進行深入了解。除了上述作用之外，董事會秘書還要做好公司信息披露的保密工作，制定詳細的保密措施，讓董事會成員以及相關知情人嚴格遵守規定，保守秘密，一旦內部消息泄露，應該在第一時間內制定補救措施，避免上市公司經營發展受到影響。

3 董事會秘書在上市公司運作和發展中的權利行使

3.1 保持相對獨立性

董事會秘書主要負責上市公司內部的程序性事務，其根本目的就是確保公司運作合理合法，為公司效益最大化目標的實現提供基礎。上市公司之中，實權較高的管理者，可以對工作人員進行管理，例如公司經營控制權，主要負責的是公司全面管理。站在實際工作角度來說，董事會秘書的效率和安全價值突顯顯得尤為重要，為此，董事會秘書在工作過程中需要保持相對獨立，只有這樣，其工作效率和安全才能得到更大保障。因此，各個上市公司需要將董事會秘書打造成公司程序的“見證官”，配合董事開展日常工作，并對各個高管權利進行制衡。

3.2 構建董事會秘書自律組織

上市公司董事會秘書工作，最重要的就是將公平性和公信力特點展示出來。為此，各個上市公司可以構建董事會秘書協會，在保證其權威性和獨立性同時，使其清楚自己的工作職責，做到自律發展。另外，董事會秘書很多工作任務需要在監督管理委員會、證券交易所等配合下開展，從而實現細化操作，避免在工作過程中遺留更多問題。例如，董事會秘書職業標準制定，工作指引規范等。除此之外，還有很多日常工作，需要董事會秘書不斷摸索，構建起專業性較強的溝通交流平臺，讓董事會秘書的社會認可度進一步提升。

3.3 構建市場化的董事會秘書職業隊伍

在市場化發展背景下，董事會秘書需要做到自立和自強。在此過程中，各個董事會秘書應該從實際崗位出發，通過平時工作積累更多的工作經驗，提升自身綜合素質，并在行業、法律等領域中構建完善的知識體系，成為真正的專業人士。站在另一個角度來說，董事會秘書的專業素養、溝通能力等需要通過完整的市場平臺來體現，讓董事會秘書的正產競爭常態化進行。各個上市公司也可以通過股權激勵方案的實施，讓董事會秘書作為高級管理人員，享受公司內部的股權政策，如此一來，各個董事會秘書的工作積極性也會大大提升。

4 總結

綜上所述，想要確保上市公司決策體系的完整性和科學性，董事會秘書的作用不可或缺，可以確保上市公司處于更好的發展狀態，從容應對各種經營問題。除此之外，上市公司的規范發展，是國家和政府關注的重點內容，董事會秘書可以通過日常工作開展，確保公司發展和國家要求相符，使其少走一些彎路。