流程再造視野下的民辦高校行政管理優化研究

楊景斐

(西安財經大學行知學院，陜西西安 710038)

隨著民辦教育的不斷創新，其在滿足人們需求及促進社會經濟發展方面做出了一定貢獻。但在發展變化中，民辦高校也存在很多問題。行政管理工作可以確保學校日常工作的正常開展，為教學及科研工作提供一定的支持，但現實情況卻是，民辦高校行政管理工作常常被忽視，很多問題需要被關注解決。將六層再造理論引入到民辦高校行政管理中，不僅可以降低管理成本，還可以提升管理效益，讓教師與學生對高校教學更加滿意。

1 流程再造理論

流程再造主要是指利用信息技術對跨專業業務流程進行組建，從而使營商績效不斷提升。流程再造主要是對組織流程進行思考與設計，力爭在服務、質量、成本、速度上取得明顯改變。流程再造理論最初應用于企業改革，改變企業組織成本、速度、質量，進而對組織流程進行重構，在擺脫分工思維的情況下，改變企業原有的管理方式。隨著企業組織管理的應用，流程再造逐漸被應用到高等教育中，國外一些高校應用這一理論進行教學管理改革，使管理效益與管理成本都顯著提升。對國內而言，隨著流程再造在國內高校科教學管理與科研管理中的應用，其確的效果也十分顯著。

2 民辦高校行政管理工作存在的問題

在行政管理工作中，民辦高校主要是模仿公辦高校的制度及模式，但受到資金投入及產出模式、管理單位、辦學側重方面的影響，使得民辦高校同公辦高校行政管理工作間存在較大差異，當前，民辦高校行政管理工作存在的主要問題為以下幾個方面。

2.1 行政管理理念問題

（1）民辦高校行政管理工作還在使用傳統的辦公模式，缺少先進的行政管理理念與服務意識，使得服務效率逐漸下降。對于基層行政管理人員而言，其主要任務是管理布置層面，服從上級安排為主，沒有一定話語權，學校教師與學生沒有對行政管理工作進行有效的監督，使得行政管理工作水平出現滯后的情況，行政管理效率相對較低。（2）民辦高校組織機構與管理機制設置不科學，與此同時，組織機構的設置常常存在極端現象，部門之間配合不到位，權責不清的情況時常發生。另在對于制度建設而言，在管理和約束方面的機制較多，缺少服務型機制，這也會對民辦高校的管理效果造成一定影響。（3）由于民辦高校中行政管理模式缺少靈活性，行政管理工作相對繁雜。隨著社會經濟及教育改革的不斷發展，傳統的行政管理模式已經難以適應當前的高校需求，同時還會增加行政管理人員倦怠感。

2.2 行政機構職能問題

當前在教育市場，民辦高校地位較弱，且民辦高校的經濟管理工作和公辦高校之間存在較大差異，因而會對行政管理工作人員的發展帶來一定影響。由于民辦高校行政管理崗位多事定制而成，崗位管理及制度方面缺少一定的約束體制，會對行政管理工作的完整與連續性產生影響，崗位制度等問題會對民辦高校行政結構的合理性帶來影響，致使民辦高校行政結構數量較多且存在較多崗位雷同的情況，另外，受到工作分工的影響，難以適應民辦高校實際發展要求，行政結構缺少執行力度，管理部門間缺少溝通等，都會對行政管理工作產生較大影響。

2.3 信息化建設問題

在傳統的民辦高校教育中，民辦高校在行政管理工作上主要依靠人力完成，速度與效率相對較低，隨著信息時代的到來，民辦高校逐漸開展信息化建設，在開展信息化建設期間，民辦高校模仿公辦教學，在管理系統建設期間缺少前瞻性，忽視自身經濟情況，因而結果常常是在管理手段方面實現信息化，在管理過程中并沒能發生根本性的變化，與此同時，由于不同管理系統間缺少一定聯系，管理信息不健全的情況十分常見。

3 民辦高校行政管理實施流程再造的意義

首先，在民辦高校行政管理中，應用流程再造，不僅可以提高整體的民辦高校人才質量，還可以促進科研及教學管理工作的不斷改革。所以，有必要將流程再造理論應用于當前的民辦高校中，以此來提高民辦高校的管理水平，促進民辦高校教學提高整體質量。隨著政策的放款與網絡技術的應用，民辦高校中應用流程再造也為行政管理工作提供了新的發展方向。與公辦高校相比，民辦高校不必獲得國家資金支持，所以對于民辦高校而言，在組織機構與崗位方面擁有更多自由，因而可以在行政管理工作方面進行不斷改革。再者，隨著互聯網等信息技術的普及，為民辦高校行政管理工作提供了一定的技術支撐。在云共享、大數據、新媒體等技術的輔助下，民辦高校可以對行政管理流程進行整合優化，提高行政管理服務水平。

4 基于流程再造的民辦高校行政管理優化措施

4.1 創新行政管理模式

民辦高校因其自身特點使得行政管理工作和公辦高校存在較大區別。在流程再造理論中，主要以顧客服務為基本導向，民辦高校為了對行政管理工作進行流程再造，一，改變原來的工作理念，將傳統的管理控制思維轉變為服務導向的管理模式，即開展服務型行政管理工作。對行政對象需求進行關注，分析服務對象需求，然后通過行政管理工作對服務對象進行服務。在服務導導向期間要創新管理手段與機制，推動服務朝著滿足師生需求的方向不斷前進，在行政服務期間，充分發揮組織管理職能，促進服務對象個性化發展，進而營造一個寬松和諧的管理氛圍，促進教師與學生的全面發展。例如，針對高校學生注冊而言，傳統的管理模式不僅需要消耗大量的時間，還會增加管理工作負擔，利用服務導向開展行政管理工作，就能利用一站式服務，完成新生的入學登記、課程安排、物資調配、入住辦理等工作，如此不僅可以縮短工作實踐，還可以提高行政管理工作滿意度。

4.2 合理設置行政組織機構

在民辦高校中其組織結構多為科層制，其中的管理成績較多，速度較慢，手續繁雜，不同部門間的協調工作常常需要消耗較長時間，行政管理工作效率較低。民辦高校行政管理工作實施流程再造，改變了傳統的機構設置，對組織機構進行合理簡化，簡化管理層級，將傳統的管理組織結構轉換成扁平化的結構模式，減少各個部門之間的摩擦矛盾。與此同時，用過流程性組織的建立，組織當中的所有管理工作都將業務開展作為核心，將項目作為基本方向，保證組織結構的靈活。民辦高校專項工作，如迎新、年檢等活動，需要各個部門的相互配合，傳統的組織結構在這種活動期間需要消耗大量時間，對于管理工作的順利開展是十分不利的。而項目導向組織流程，則改變了這種局面，導向型組織流程打破了不同部門間的隔閡，將不同部門人員組成項目部，以當前的人員配備為基礎，促使管理信息與管理資源雙向流動，提高了行政管理工作效率。

4.3 健全信息化建設

民辦高校行政管理流程再造，需要以信息化技術作為主要支撐，協同管理工作高效發展。隨著信息化時代發展，各項信息技術相繼被應用到民辦高校行政管理中，通過信息技術建立行政管理工作平臺，便于行政管理工作實現信息共享、業務整合、資源協調。在民辦高校中建立數字化管理平臺，需要做好數字化規劃與布局，同時確保其具有一定的前瞻性與整體性，避免在行政管理中出現信息孤島的情況。此外，通過數字化信息平臺的建立，可以促進不同管理平臺間的信息交流，以便為不同業務平臺的連接服務提供一定的接口。利用數字化管理平臺，可以實現對信息來源與歸口的統一管理，在滿足個性化需求的基礎上，對民辦教學資源進行全面整合，以此推動民辦高校行政管理工作的規范化與信息化發展，最終為行政管理工作提供充足的硬件保障。

4.4 優化管理方式

隨著管理觀念上的轉變，在完成組織結構再造與建立信息化管理平臺后，為民辦高校行政管理工作提供了軟硬件、思想上的保障，接下來需要對流程再造工作中心任務進行優化。利用服務導向對原來的管理流程進行不斷優化重組，開展項目短組織形式將管理任務集成到一起，對管理程序進行不斷簡化。在完成集成工作后，對人力及信息資源進行有效整合，按照各項任務建立相關的業務小組，讓業務小組參與不同部門分工中，便于在任務完成期間實現一定的信息共享。這里以年度檢查為例，在高校年度檢查中，主要工作有人事信息、管理資產、教學管理等內容，如果僅僅按照傳統的流水分工，會消耗大量的時間，而且大量信息長期在部門間流轉很容易出現信息泄露。但是通過流程再造對年檢任務進行重整，建立專業項目組，就可以對各項檢查工作進行合理分工，便于信息數據的集成，同時在短期內順利完成各項任務。

5 結語

綜上所述，民辦高校行政管理工作可以推動學校教學的正常開展，提高學校管理工作效率，對教學與科研工作具有重要影響。但從目前民辦高校行政管理工作來看，其仍存在較多問題，制約行政管理工作的發展。針對此，文章提出了流程再造理念，將這一理念融入行政管理工作中，在民辦高校行政管理中通過創新行政管理模式、合理設置行政組織機構、健全信息化建設、優化管理方式，促進民辦高校行政管理工作的高效開展，從而為高校教育工作貢獻力量。