學校自建辦公應用探究分析

華永蘭

辦公自動化（OA）在20世紀70年代迅速發(fā)展起來并傳入我國，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化越來越受到包括教育行業(yè)在內(nèi)的各領(lǐng)域的青睞，辦公自動化系統(tǒng)對提高學校辦公效率、實現(xiàn)數(shù)據(jù)治理有著較大的意義。隨著智能手機、平板的普及應用，OA辦公平臺的建設需求也朝著移動辦公方向發(fā)展。

● 學校應用建設現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)學校辦公平臺的應用，是通過購買公司的標準軟件平臺即通用平臺，再定制部分內(nèi)容，各學校按照需求進行定制化開發(fā)。

據(jù)統(tǒng)計，97%的中小學信息技術(shù)教師、網(wǎng)管人員等從事學校信息化工作的人員不會去從事開發(fā)辦公平臺的工作，主要原因有兩點：①精力限制。從事學校信息化工作的人員有信息技術(shù)課程教學任務、輔導學生競賽任務、管理維護任務等，沒有時間專門開發(fā)軟件。而且專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做比較合適，學校信息技術(shù)人員需要做的是充分使用辦公平臺，發(fā)揮其自動化辦公的功能。因此，學校提出應用和開發(fā)需求，讓公司專業(yè)人員來完成搭建工作。而學校信息技術(shù)人員則引領(lǐng)全體教職工充分使用辦公平臺。②能力限制。辦公平臺的建設需要相關(guān)的專業(yè)知識深度應用，如工作流、HTML技術(shù)，SQL Server及Oracle數(shù)據(jù)庫技術(shù)等相關(guān)專業(yè)知識，學校信息技術(shù)教師大部分還不具有開發(fā)綜合應用的能力。

因此，對于辦公平臺的選擇，大部分中小學采取的是跟公司合作，購買其成熟產(chǎn)品和定制應用，學校致力于推廣應用。這也造成了學校辦公平臺的建設現(xiàn)狀是先有辦公平臺，后有辦公需求。這樣的需求順序，也造成了如下的應用困惑：①成本高。首先是一套辦公平臺首次購買的經(jīng)濟成本高。因為成本高，使得選擇變得更加慎重，流程手續(xù)也相應拖長，并且辦公平臺一旦被選定，就不能輕易更換。其次是定制開發(fā)成本高，如學校有標準套餐之外的額外定制應用，定制費用也高。再次是修訂成本高，若某個細節(jié)問題沒有考慮周全，應用不夠便利，再次修訂，會大大增加公司的工作量和運作成本。②更新慢。當個別學校向公司提出升級部分應用時，公司一般不會盡快完成，滿足學校應用需求，他們會在多所學校有同樣需求時，才會把這些需求、更新作為緊急優(yōu)先處理的內(nèi)容，因此及時更新的需求無法實現(xiàn)。③適用度低。一千所學校有一千個需求，雖然學校有同質(zhì)性，但不可能每所學校的應用都一樣，因此，對于學校來說，標準應用中的部分功能可能不太適合。因為是標準版本，許多問題的解決，公司會拿近似的應用代替，讓學校調(diào)整需求去適應軟件功能。這種做法無疑是削足適履。

● 學校辦公平臺本質(zhì)應用探究

辦公自動化系統(tǒng)整合了各種信息技術(shù)，更加充分高效地利用了人員、時間、信息等各種資源，取代了紙質(zhì)辦公，將復雜的工作簡單化，加快了信息流轉(zhuǎn)，提高了執(zhí)行效率等，成為學校發(fā)展的重要輔助。

辦公平臺是通過交互界面收集相關(guān)信息，在學校中的應用，基本是教師填寫登記表單，學校終端應用者查看統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)的模式。例如，以“巡課考勤”應用為例，“巡課考勤”的目的是讓巡課人查詢每節(jié)課的上課教師是否為課程表上安排的教師，如果是，則記錄下來，如果不是，也記錄下來，并記錄調(diào)整給哪位教師了，最后以此數(shù)據(jù)來統(tǒng)計分析出每位教師的考勤結(jié)果。巡課考勤是學校基本常規(guī)的考核，因此，對于終端應用需求來說，負責記錄的教師，只要確認好考勤哪一節(jié)課，平臺就可以列出課程表中計劃中的教師、班級等信息，巡課考勤教師只需核實信息、修改信息和提交記錄即可。而信息中心只要把需要填寫的表單設計好，關(guān)聯(lián)好相關(guān)的數(shù)據(jù)即可。學校中幾乎所有辦公應用均可以理解為填寫表單，記錄數(shù)據(jù)，進而對數(shù)據(jù)進行的查詢和統(tǒng)計。

所以，針對這類應用，學校完全可以選擇自建辦公平臺，自建辦公平臺從本質(zhì)上來說，改變了“需求”和“供給”的先后順序，也給學校信息技術(shù)人員帶來了選擇和機會。

● 自建辦公平臺應用實現(xiàn)探究——以巡課考勤為例

1.表單建設

自建辦公平臺應用重點在建設應用上，應是在一定的平臺基礎(chǔ)上，實現(xiàn)自建應用。這樣的平臺基礎(chǔ)，滿足學校移動端和PC端使用的需求。至于需要記錄的數(shù)據(jù)、在數(shù)據(jù)庫中應該是什么字段、哪些記錄表等內(nèi)容都封裝起來，應用用戶不需要知道。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，底層模塊封裝、強化應用的模式越來越成熟，應用市場中有多個第三方應用可以選擇，從而讓廣大用戶實現(xiàn)了自由、自主地建設表單的愿望，如基于釘釘?shù)牡谌綉秒霸啤⒑喌涝频纫呀?jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)自建表單應用，移動端和PC端均能夠使用的需求。

下面，筆者以“巡課考勤”為例，談談利用氚云實現(xiàn)表單建設和應用的過程。氚云的表單搭建界面如上頁圖1所示。

圖中左側(cè)各個類型的控件，可通過拖拽的方式，拉入到表單設計中，進行表單設計。“巡課考勤”表單設計如上頁圖2所示。

此表單設計界面簡單，通過拖拽相關(guān)類型控件即可，難點體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的篩選處，即根據(jù)星期和考勤的類型，判斷應該計劃考勤的是哪些人，將這些計劃中的教師填充到考勤記錄中。借助第三方應用，將條件判斷語句可視化，如同在應用Excel一樣。在“考勤類型”引用的數(shù)據(jù)中，通過公式，限定了數(shù)據(jù)范圍，數(shù)據(jù)公式為：。將早中晚基礎(chǔ)表（教師課程表）填充到考勤記錄中（如上頁圖3）。

設計完成后，相關(guān)教師就可以在PC端或者是在移動端進行數(shù)據(jù)記錄。數(shù)據(jù)被記錄后，后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析才有可能。移動端應用效果如圖4所示。

2.權(quán)限設定

權(quán)限分級管理，應用才能具有更加明確的目的性。在巡課考勤中，筆者設置的考勤教師的權(quán)限如圖5所示。

這些設置，既保證了數(shù)據(jù)隱私，也防止了他人誤刪除、誤修改的操作，為此應用的順利進行提供了權(quán)限保障。

● 反思與提升

從“巡課考勤”應用的這個案例可以看出，借助第三方平臺，底層數(shù)據(jù)庫字段的建設以及數(shù)據(jù)庫中表之間如何與應用相關(guān)聯(lián)，都不需要信息技術(shù)教師操心，這使得搭建應用越來越簡單。但應用的實現(xiàn)，離不開應用思路的設計，數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和篩選條件的限定等操作，能讓簡單的操作設計出高級的應用。因此，在技術(shù)難點得到突破的同時，信息技術(shù)教師還需要訓練應用思維，多角度考慮應用場景的需求，設計真正滿足需求的應用，提升應用的合理性和親和力。