醫院文化視角下醫院綜合檔案管理工作研究

王 淼

（唐山市工人醫院，河北唐山 063000）

時代的不斷發展進步給檔案工作創造了新的機遇和條件，對于醫院來講，檔案管理工作可以給其他方面的工作提供支持，為其他工作的開展打下堅實的基礎。在建設醫院文化的宏觀視角下，檔案管理也是醫院文化建設的其中一環。如果檔案管理工作做得不好，那么就會影響到醫院文化建設的整體有效性。因此，對于檔案管理人員而言，就需要切實理解醫院文化建設視角下，檔案管理工作是否達到了預期的效果，是否還存在管理上的問題。通過深入的分析，了解檔案管理中的問題，這樣才能對癥下藥，優化檔案管理的具體工作，使檔案管理在新時期取得良好的效果，在提高管理水平的同時，促進醫院文化建設取得更好的效果。

1 醫院文化建設的內涵解讀

醫院文化建設，一般來說就是泛指醫院主體和客體在長時間的工作實踐中所創造出來的物質與精神財富總和，包含了硬文化與軟文化兩個方面。硬文化，一般是指醫院的建筑、環境、醫療技術等等有形的事物。而軟文化，主要包含了思想、意識理念以及行為模式等無形的事物。總的來說，硬文化的主體是物，而軟文化的主體是人，二者有機結合相互統一，就形成了醫院文化的整體。在醫療事業不斷發展的情況下，醫院不再僅僅是關注提供醫療服務，同時也更加關注文化建設，依托于醫院文化，加強醫院內部的凝聚力，向患者提供更好的醫療服務。醫院文化的建設，可以發揮多方面的作用。首先可以優化醫院工作氛圍，營造一種積極向上的環境，讓醫護人員都可以在崗位上全情投入，最大程度做出貢獻。其次可以增強醫院凝聚力，不同崗位之間的人員可以相互配合與協調，共同努力完成工作。最后可以提高醫療服務水平，讓患者滿意，切實減少醫患糾紛，營造和諧健康的醫療環境。

2 醫院文化視角下醫院檔案管理的缺陷

2.1 檔案資料的搜集不及時、不全面

在進行檔案管理的時候，檔案資料的搜集整理是首要的工作環節。但是目前檔案資料搜集存在不及時、不全面的問題。首先，對于檔案資料的搜集不及時。在一些工作環節當中，對于產生的相關信息資料，并未在第一時間整體歸入檔案，而是過了一段時間后才來整理檔案信息。這不僅影響檔案的利用，也會拖慢管理的進度。其次，檔案資料的搜集不全面。一份檔案包含多個方面的信息，只有將信息全面整合匯總，檔案才會有完整的價值，不會出現遺漏。而就目前的實際情況來講，部分管理人員在搜集檔案的過程中，對于相關信息的整理不全面，導致檔案信息不完整，影響到以后檔案的使用和醫院文化的建設工作。

2.2 檔案管理的信息化程度仍需提高

信息化管理，是檔案管理的一個主流趨勢，目前已經有越來越多的醫院開始構建信息化的管理系統。比如一些醫院在病歷檔案管理方面，就已經完全實現了信息化，患者直接通過自助機掛號，就診環節會將相關信息錄入系統，存入電子病歷當中。一個治療流程下來，就會形成一份信息化的電子病歷。不過，醫院的信息化覆蓋面不夠廣，而且不同檔案之間未能形成對接，這導致檔案信息未能實現互通，造成了工作上的麻煩。尤其是不同醫院之間，檔案信息交互缺乏，導致醫療服務受到影響。目前，很多醫院檔案管理在這些方面都還存在不足，導致檔案管理水平不高，影響到了醫院文化的建設。

2.3 對于檔案的開發利用程度不深

在檔案管理中，檔案的開發利用也是一個需要關注的問題。檔案記錄了過去的資料，要對醫院工作進行管理，那么各類檔案就是非常重要的資源，經過對檔案的分析挖掘，從中找出相關的信息，就能為工作決策提供支持。比如要對醫院成本進行控制，那么就可以從人事檔案的薪酬福利、設備檔案的采購維修以及一些其他檔案中的成本信息出發展開綜合分析，這樣就能得出醫院成本的具體情況。對這些信息進行分析之后，就能發現哪些方面的成本偏高，哪些方面的成本合理，這樣就能針對性地進行成本的控制。在其他方面的工作中，檔案同樣可以起到支持作用。不過，從目前醫院檔案管理的實際情況看，對于檔案的開發利用程度不深，很多時候就局限于表面化的管理當中，導致相關工作并未得到有效的優化。

2.4 缺乏綜合性人才，影響管理效果

目前，檔案管理的綜合性越來越強。以前，檔案管理是對紙質化檔案進行的收藏和保管，核心在檔案的保護上。而現在，檔案管理不僅僅是保護檔案信息，還涉及到了檔案的處理、分析和利用，要將檔案本身的價值充分發揮出來，而不是讓其成為一堆放在檔案室的文件。不僅如此，現在大數據、云計算等信息技術，都開始在檔案管理中進行應用。而從實踐來講，不少管理人員都缺乏這方面的專業素養，對于這些信息技術并未形成有效的掌握，這樣便會影響到檔案管理的有效性。所以，在當前新時期，尤其是在建設醫院文化的宏觀背景下，就需要加強綜合性人才的培養，為檔案管理在新時期的發展創造有利的條件。

3 醫院文化建設視角下檔案管理的有效策略

3.1 對檔案資料進行及時、全面地搜集

搜集檔案資料，是檔案管理的一個重要環節，針對目前存在的相關問題，管理人員就需要改革工作方式，實現檔案資料的及時與全面搜集，為檔案管理打下堅實的基礎。具體來講，首先，需要及時搜集各項資料。在具體的工作中，各項資料信息的產生都是很快的。因此，檔案管理人員要有側重，依照一定的先后順序，對相關的信息資料進行搜集，并且要將這些信息資料，依照一定的邏輯關系串聯整合起來，使其成為一個整體。其次，要全面搜集相關信息。對于一份檔案，其中包含多個方面的信息，主要把相關的信息全部搜集起來，這樣才能確保檔案發揮出切實的作用。因此，一方面，管理人員需要結合工作實際，對出現的各種信息盡力搜集，避免出現遺漏。另一方面，要對檔案信息加強檢查，看一看是否出現了信息遺漏，確保檔案的完整性。最后，還需要驗證檔案信息的真實性和正確性，要對相關的數據進行排查檢驗。

3.2 提高醫院檔案管理的信息化水平

作為檔案管理人員，需要對信息技術加強利用，進一步提高檔案管理的信息化水平，使其可以與當前的時代發展趨勢相符合。首先，擴大信息技術的覆蓋面。在醫院檔案管理工作中，包含了很多方面的工作，在構建信息化管理模式的過程中，就要盡可能擴大信息管理的覆蓋面，將各個方面的檔案都納入到信息化管理模式當中，不論是人事檔案還是行政檔案，亦或是醫藥檔案等等，都需要通過信息技術來進行管理。其次，要加強檔案對接，實現信息互通。對于醫院而言，很多不同環節的工作，其具有一定的相關性。因此，在檔案管理中，要將不同環節、不同方面的檔案對接起來，實現信息互通，這樣能夠消除一些重復的信息，同時補充遺漏的信息，讓檔案更加完整。最后，醫院之間聯合協作建立病患檔案共享機制，對病患的個人病歷、就診記錄以及用藥信息等實現共享，這樣可以提高檔案管理的水平，同時提高醫療服務水平。

3.3 加強檔案開發利用，發揮檔案的最大價值

檔案包含了豐富的信息，而這些信息都具有積極的價值作用，能夠為各方面工作提供參考和借鑒，也是相關工作決策的重要資源載體。具體來講，首先需要建立信息化的檔案數據庫。這就可以利用計算機數據庫技術，按照不同的分類，即人事、醫藥、患者等，分別建立檔案數據庫，將各個方面的檔案分門別類對應匯總到數據庫當中。其次，借助大數據技術進行檔案分析。在構建了檔案數據庫之后，便可以通過大數據技術來對相關的檔案進行分析。比如在流感等季節性疾病來臨時，通過大數據技術對檔案進行分析，可以為流行性感冒的防治打下堅實的基礎。

3.4 培養綜合性人才，提高管理水平

在醫院檔案管理中，要實現綜合管理，那么就需要綜合性的人才，不僅要了解檔案管理的基本知識，還需要了解醫藥、信息技術等方面的知識和技術，這樣才能切實深化檔案管理。具體來講，首先，醫院需要對現有的檔案管理人員展開培訓，根據綜合化檔案管理的具體需求，對管理人員進行醫藥知識、信息技術等方面的培訓，讓他們不僅具備檔案管理的理論知識，還擁有一定的醫藥知識和信息技術水平，這樣在進行檔案的開發和信息挖掘時，才能取得切實的效果。其次，可以從外部引進人才。綜合性檔案管理人才的培養，并不是一朝一夕就能實現的。尤其是對于現有的檔案管理人員來講，要讓他們掌握醫藥知識，難度很大。因此，就可以從外部招聘綜合性的管理人才，讓他們投入檔案管理工作。或者與高校構建訂單式人才培養機制，委托高校培養適合醫院的綜合性檔案管理人才。

總之，檔案管理工作對于醫院而言非常重要，這是很多工作的基礎所在，也是醫院決策和戰略規劃的重要支撐。在醫院文化建設視角下，醫院檔案管理工作出現了一些問題，如信息化程度不高、檔案開發利用不足等等。這些問題的存在制約了檔案管理的發展。因此，就需要從這些問題出發，針對性予以改善，優化檔案管理，讓醫院檔案管理可以在新時期取得新發展，為醫院文化建設注入動力。