新媒體下高校輔導員的兼職學生檔案管理工作研究

徐慧玲

（鹽城師范學院化學與環境工程學院，江蘇鹽城 224051）

大學生檔案是學生在學習生活過程中形成的能夠反映學生個人經歷、思想、學習、工作表現等方面的重要依據，是學生找工作、出國、升學的關鍵材料，里面包括學生的各項資料，例如高中檔案、學籍檔案、畢業生登記表等等，這是檔案管理工作的成果，但也是學生工作中最不被重視的工作[1]。雖然國家出臺《高等學校檔案管理辦法》規定了高校檔案機構的設置和人員的配置，但由于種種原因，各高校配置的檔案管理人員數只有個位數，學生檔案的管理就變成了高校輔導員的一項工作。大部分高校輔導員并不是專業的檔案管理專業出身，加上缺乏系統的業務培訓，學生檔案意識薄弱，容易造成錯擋、缺檔等各種問題的產生。

21世紀是新媒體技術快速發展的時期，它促進信息的實時性、互動性傳播，數字化、信息化水平在網絡技術上已經表現出明顯的優勢。利用新媒體技術進行學生檔案管理的探索才剛剛起步，部分地區部分高校已經將紙質檔案信息化，并且建立檔案網站，極大地便利了檔案管理工作，體現了新媒體在檔案信息化管理過程中旺盛的生命力。而學生檔案的量大、復雜性等特點也決定了信息化管理的必然性。該研究對以上產生的問題進行剖析，結合新時期新媒體技術提出對應的解決辦法，使學生檔案管理工作科學化和規范化。

1 大學生檔案管理的現狀

1.1 大學生檔案意識薄弱

因為學生檔案里包含學生上學時期的所有資料，能反映學生的整體情況，所以無論小學、中學還是大學甚至終身，檔案里都有記錄的相關信息。但部分地區對學生的檔案不夠重視，造成重要檔案的缺失，例如丟失入團志愿書、學籍證明等，同時也會影響學生檔案管理的意識，給學生造成檔案不重要的錯覺。另外檔案的封閉式管理和學校對學生檔案普及教育的缺失，導致學生不了解檔案里所包含的內容，不知道怎么使用檔案，而且學生的法律意識淡薄，不了解檔案缺失對個人前途的影響。

1.2 輔導員管理學生檔案的弊端

輔導員是傳播思想政治教育的靈魂人物，也在學生管理工作中擔任非常重要的角色，是大學生最主要的接觸對象，所以高校輔導員能掌握學生的第一手資料。大學生在學校期間的各類表現和鑒定材料，都需要輔導員指導，以保證書寫工整、正確以及材料的準確性，然后審核、上交、回收、歸檔等，在潛移默化中，高校輔導員成為管理學生檔案最合適的人選，而且學生檔案具有動態性強、流動性大的特點，不適用于高校檔案的永久保存，理所當然的歸入學生工作管理部門，直接對接輔導員管理[2]。而檔案管理工作只是輔導員工作的一小部分，眾所周知，輔導員的工作量大，職責范圍廣，除了對學生的日常管理工作，還需要完成學校相關職能部門下發的各項任務。“一根針、千條線”很形象地歸納了輔導員工作的內容之寬泛。加上絕大多數輔導員非檔案管理專業出身，對檔案管理工作了解較少，又因為工作繁忙，很難主動地去學習檔案管理知識，難免會出現學生檔案管理不到位的現象。

1.3 學生檔案管理制度不健全

近幾年，國家出臺了高校檔案管理的相關規定，卻沒有明確表述學生檔案管理的相關制度，沒有統一的管理辦法，部分高校就根據自身的情況制定了學生檔案管理的暫行規定，大部分高校學生檔案由所在院系管理，也有些高校學生檔案由學生管理部門管理，極少數高校是由專門的檔案管理部門統一管理。由于分散管理，最終促使學生檔案管理混亂，甚至沒有專門的檔案保管員和檔案管理設施，不能起到檔案保密的作用。另外學生檔案管理工作得不到學校領導的高度重視，領導的工作面廣，很難關注到學生檔案管理工作，不能了解學生檔案管理的困難和存在的問題，檔案管理工作得不到學校的廣泛認可。輔導員兼職檔案管理工作在職稱評定、職位晉升，甚至是工資上不能體現，導致檔案管理工作的懈怠。這些問題都亟待合理的學生檔案管理制度來規范。

1.4 管理形式過于單一

在新媒體技術快速發展的現在，大部分高校學生檔案管理依舊是傳統的檔案管理模式，紙質檔案管理模式占據主流[3]。雖然有些高校已經在嘗試信息管理技術，但是還是停留在信息檢索階段，只能進行簡單的檢索查詢事務，沒有形成完整的電子檔案。學生的紙質檔案記錄了學生成長過程中的重要歷程，一旦丟失無法補辦，如果檔案沒有電子化保管，學生想補檔案就無據可依[4]。近幾年，高校學生人數在逐年增加，學生檔案數龐大，未來學生的就業形式多元化，檔案投遞任務重、復雜，信息化保管檔案技術的使用迫在眉睫。

2 高校輔導員管理學生檔案的對策

2.1 提升大學生檔案意識

檔案管理工作的第一步是檔案擁有者，只有提升高校大學生的檔案意識，才能更好地規范檔案的填寫、更換等初步工作。而且個人檔案的形成與利用與個人的利益息息相關，提升學生的檔案意識和普及教育迫在眉睫。學校檔案工作部門應聯合各學院，在新生入學教育時，通過講座、參觀、培訓等方式向新生普及檔案知識，強調個人檔案的重要性，做好檔案教育的啟蒙。校團組織可以設立跟檔案相關的社團，結合第二課堂定期開展學生喜愛的檔案宣傳活動、知識競賽等，讓大學生從玩中學，在學中領悟檔案的重要價值。校檔案部門可以開設微信、微博公眾號，定期以視頻、宣傳畫、漫畫等大學生喜愛的形式推送檔案的相關知識，促使他們利用課余時間學習檔案知識，提高檔案意識。

2.2 強化高校輔導員檔案管理業務培訓

輔導員作為學生檔案管理的重要工作者，更要提升檔案意識，只有意識提升，才有動力深入學習檔案管理的專業知識。學校檔案管理部門應定期為專、兼職檔案管理員進行業務培養，尤其是掌管學生檔案工作的輔導員，了解檔案工作的相關流程，提升檔案管理經驗。學校檔案管理部門可以利用新媒體技術，向輔導員群體定期推送學生檔案管理的相關知識，以及檔案管理的相關法律規定，并推行閱讀積分獎勵制，再結合檔案管理工作考核辦法，設立“檔案管理先進工作者”這一榮譽稱號，并列入職稱評選的加分項中，以此來激勵輔導員進行檔案管理工作。另外輔導員要認真做好檔案管理工作并及時向上級領導匯報這項工作，讓領導知道檔案管理工作的重要性和當下所面臨的困境，領導就會采取相應的解決措施，檔案工作更容易開展。學校還應將檔案管理工作列入職稱評定的加分項，充分推動輔導員群體管理檔案的積極性，使輔導員更好地完成檔案管理工作。

2.3 建立完善檔案管理制度

學生檔案管理的關鍵也是最有效的辦法就是建立健全檔案管理制度，在依據國家制定的檔案管理工作辦法的同時，各地區各高校要根據自身的實際情況為學生檔案的各個階段制定可行的檔案管理制度。例如根據學生檔案的量大、復雜性的特點，制定檔案的接收制度、歸檔制度、審核制度、查閱制度、移交制度和責任負責制等，這些制度的建立在無形中給檔案管理工作帶來了一些便利，可以避免檔案出現漏掉材料、重復審查、移交錯誤的情況發生。還需制定檔案內容的填寫標準，要有統一的填寫標準，否則會出現不合格檔案，檢查工作會更加繁瑣，也會給學生檔案的管理者——高校輔導員增加不必要的工作量。高校輔導員可以充分利用學生干部這一群體，學生干部進行過檔案管理培訓后負責基本檔案管理工作，如檔案的記錄和完善，審核、保管、移交可以歸到學院層面和校組織部門，使檔案管理工作得到程序化、規范化發展。

2.4 利用新媒體技術進行檔案管理

學校可以引進新媒體管理學生檔案的技術，構建全面系統的一體化學生檔案信息數據庫，既要連接到教務系統中關于學生成績的相關資料，又要連接到學生工作系統中的相關重要信息，其中還要包括學生的思想政治狀況、心理、學生宿舍、獎學金等相關方面的內容，做好學生檔案中文字、圖像、聲音等資料的有效記錄。進行“紙質、電子歸檔”雙規制管理，利用兩者之間的優勢達到共生、共贏。紙質憑證可以作為原始憑證，避免造假的嫌隙，紙質憑證同樣可以掃描歸入電子檔案，方便查閱、歸納等。新媒體技術下的檔案管理既帶來了檔案管理的便捷性，又帶有一定的育人作用。高校學生最終都要走向社會，無論在黨員組織發展、找工作等各個方面，只要通過正規的渠道查閱該生的電子檔案就能了解該生的大部分信息，個人信息就處于“半透明化”狀態，新媒體技術的這一特點促使學生為了能在社會上立足，在校期間就會規范自身行為，從而為教書育人工作帶來了良好效果。

3 結語

學生檔案管理工作是學生日常管理工作的重要組成部分，對學生未來的發展有著重要的支撐作用。高校輔導員應該認真完成這項工作，利用好新媒體技術，進行檔案的全方位管理。同時高校要對學生檔案管理工作做到足夠的重視，完善學生檔案管理工作制度并落到實處，促進檔案的規范化、個性化、信息化、人性化的管理[5]。