6S精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值分析

符方毅

（海口市第三人民醫(yī)院 科教科，海南 海口 571100）

檔案管理是醫(yī)院的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性、記錄性與支撐性工作，良好的檔案管理能夠推動(dòng)醫(yī)院的整體發(fā)展。由于醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，形成的檔案信息十分復(fù)雜，所以其檔案管理難度較大。在當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)大力推進(jìn)的新形勢(shì)下，醫(yī)院也應(yīng)該革新之前的管理理念與管理方式，通過(guò)實(shí)施檔案精細(xì)化管理，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性，為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供真實(shí)充分的參考性資料。

1 6S精細(xì)化管理的內(nèi)涵

6S精細(xì)化管理主要由之前的5S管理理念發(fā)展而來(lái)，基于我國(guó)企業(yè)的日常生產(chǎn)管理實(shí)際現(xiàn)狀，相關(guān)管理學(xué)家又將“安全”要素，融入5S管理理念中，最后形成6S現(xiàn)代管理理念。作為一種先進(jìn)有效的現(xiàn)代管理理念與方法，6S精細(xì)化管理一般是指協(xié)調(diào)管理企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中的生產(chǎn)機(jī)械、生產(chǎn)人員以及生產(chǎn)材料等相關(guān)要素，由此進(jìn)一步提升企業(yè)工作質(zhì)量與工作效率。從內(nèi)容上講，它通常包括整理、整頓、清掃、清潔以及素養(yǎng)、安全這六項(xiàng)內(nèi)容。它在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，可以為醫(yī)院相關(guān)業(yè)務(wù)的展開(kāi)提供更加優(yōu)質(zhì)高效的管理平臺(tái)。從這一點(diǎn)講，我們也可以把6S精細(xì)化管理視作一種強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力，注重紀(jì)律性的先進(jìn)醫(yī)院文化。

2 目前院檔案管理中存在的問(wèn)題

受多種因素影響，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作并不理想，粗放化特征較為明顯，極大地阻礙了醫(yī)院其它正常工作的有序開(kāi)展。

1）檔案信息化建設(shè)程度低。許多醫(yī)院管理層對(duì)檔案管理工作重視不足，在信息技術(shù)高速發(fā)達(dá)的今天，依然采用傳統(tǒng)落后的人工方法進(jìn)行檔案管理。這樣一方面使得檔案的收集速度十分緩慢，檔案內(nèi)容分類雜亂無(wú)章，日常查閱較為困難。另一方面也增加了因?yàn)槿藶槭д`引起的檔案遺漏、檔案丟失等檔案管理風(fēng)險(xiǎn)[1]。

2）檔案管理的相應(yīng)硬件設(shè)施不完善。目前許多醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)施落后，影響了檔案管理質(zhì)量的提升。有些醫(yī)院為檔案管理工作分配的檔案室十分狹小，也沒(méi)有投入足夠的資金，用于及時(shí)革新檔案信息化管理所需的相關(guān)硬件設(shè)施，這樣醫(yī)院檔案管理人員就很難借助先進(jìn)的管理設(shè)施有序完整地保存好醫(yī)院日常工作中的各項(xiàng)檔案資料。

3）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高。部分醫(yī)院的檔案管理人員并非來(lái)自科班的檔案管理專業(yè)人員，而是由本院的大齡職工擔(dān)任，他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，也未受過(guò)良好的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能培訓(xùn)，這就降低醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性，影響了醫(yī)院檔案管理整體效率的提升。

3 6S精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院檔案管理的主要價(jià)值

1）整理對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值。所謂整理，主要是將無(wú)用品與相關(guān)有用品科學(xué)區(qū)別開(kāi)來(lái)。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作來(lái)講，因?yàn)槠錂n案來(lái)源較多，檔案類型復(fù)雜，數(shù)量繁多，具有明顯的分散性、凌亂性與龐大性特征。所以工作人員需要通過(guò)整理將醫(yī)院的各項(xiàng)檔案進(jìn)行嚴(yán)格科學(xué)的分類，以便及時(shí)歸檔存儲(chǔ)那些有應(yīng)用價(jià)值的檔案資料，同時(shí)刪除那些無(wú)應(yīng)用價(jià)值的檔案資料，精簡(jiǎn)醫(yī)院整體檔案，有效節(jié)省醫(yī)院檔案室的空間。去粗取精地篩選出醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的價(jià)值性資料，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性。通常醫(yī)院需要利用6S精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)整理的文檔資料有以下六種。第一，上級(jí)部門(mén)所下發(fā)的一些法規(guī)性文化、會(huì)議文件與重要批示。第二，諸如醫(yī)療衛(wèi)生法規(guī)、醫(yī)療事件鑒定書(shū)以及病歷信息等醫(yī)療技術(shù)資料。第三，醫(yī)院自身的一些大事記錄、規(guī)劃章制度等文件。第四，課題計(jì)劃、申請(qǐng)書(shū)、鑒定書(shū)等科研資料。第五，設(shè)備采購(gòu)合同、應(yīng)用、維修記錄等相關(guān)設(shè)備儀器資料。第六，醫(yī)院基建工程的合同、建設(shè)方案、材料采購(gòu)憑證等基建資料[2]。

2）整頓對(duì)醫(yī)院檔案管理的價(jià)值。對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作而言，整頓主要是將整理環(huán)節(jié)劃分出的價(jià)值性檔案資料進(jìn)行科學(xué)歸置與標(biāo)識(shí)，方便后期檔案資料的查閱與利用。在具體的整頓過(guò)程中，不同類型的檔案資料，應(yīng)該由不同部門(mén)進(jìn)行歸檔，存放在不同區(qū)域。第一，在醫(yī)院行政活動(dòng)中產(chǎn)生的相關(guān)價(jià)值性資料，應(yīng)該由行政辦公室人員負(fù)責(zé)收集整理，而后轉(zhuǎn)交至醫(yī)院檔案室及時(shí)存檔。第二，對(duì)于一些財(cái)務(wù)檔案資料，理應(yīng)由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門(mén)員工負(fù)責(zé)收集整理并存檔在醫(yī)院財(cái)務(wù)部。第三，諸如各類病種治療檔案、經(jīng)營(yíng)部績(jī)效考核以及經(jīng)營(yíng)部門(mén)的工作計(jì)劃，則由經(jīng)營(yíng)部統(tǒng)一存檔。第四，一些人事檔案則應(yīng)由人力資源管理人員負(fù)責(zé)收集整理，而后交至醫(yī)院檔案室及時(shí)存檔。第五，醫(yī)務(wù)類相關(guān)資料由醫(yī)療部門(mén)搜集整理，交至醫(yī)院檔案室存檔。第六，后勤資料與基建項(xiàng)目資料，則由后勤部搜集整理、分類標(biāo)識(shí)。

3）清掃在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值。在醫(yī)院檔案6S精細(xì)化管理工作中，清掃主要是將檔案管理庫(kù)房清掃干凈，保持整潔。這既有利且確保檔案管理人員的身心健康，也可調(diào)整檔案管理人員的工作情緒，激發(fā)他們的工作熱情。諸如定期進(jìn)行檔案室大掃除、徹底清除檔案室衛(wèi)生死角、嚴(yán)密監(jiān)視檔案室的日常環(huán)境參數(shù)等，都屬于清掃在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用內(nèi)容[3]。

4）清潔在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值。對(duì)于醫(yī)院檔案6S精細(xì)化管理來(lái)講，清潔主要是將整理、整頓、清掃這三個(gè)版塊的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)化成相關(guān)制度形式，由此進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理人員的工作職責(zé)，為醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范有序展開(kāi)提供有力支持。比如在醫(yī)院檔案室的擴(kuò)建項(xiàng)目中，增設(shè)各個(gè)子檔案室，由具體的檔案管理人員專門(mén)負(fù)責(zé)；完善醫(yī)院檔案室的硬件設(shè)施，配置相應(yīng)的防盜門(mén)窗、消防器材，安置紫外線消毒燈、購(gòu)置滅蟲(chóng)劑、購(gòu)買(mǎi)檔案資料掃描儀、制定詳細(xì)的清掃制度，并依據(jù)檔案管理人員實(shí)際工作成效，給予一定的獎(jiǎng)懲等，這些都有助于逐步提高醫(yī)院檔案管理的制度化與精細(xì)化水平。

5）素養(yǎng)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值。素養(yǎng)則是指醫(yī)院管理層在日常工作中應(yīng)該重視檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)工作，通過(guò)提升檔案管理人員的職業(yè)技能水平，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的高效落實(shí)，由此逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的規(guī)范化、程序化與精細(xì)化管理。

6）安全在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值。醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員日常工作的基礎(chǔ)憑證，幾乎包含了醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)管理中的所有內(nèi)容。有效維護(hù)醫(yī)院檔案資料的完整性與安全性是醫(yī)院檔案管理工作的核心任務(wù)。在具體的管理工作中，從做好紙質(zhì)檔案的防火、防蟲(chóng)與防潮工作，確保紙質(zhì)檔案存放環(huán)境安全，至對(duì)電子檔案進(jìn)行備份處理，設(shè)置防火墻技術(shù)、安裝相關(guān)殺毒軟件等都可以有效保護(hù)醫(yī)院檔案信息，確保醫(yī)院各類檔案資料完整安全[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，科學(xué)的檔案管理，不但可以有效監(jiān)督醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)行為，提升醫(yī)務(wù)人員的整體工作效率。還能夠提前發(fā)現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展中的潛在隱患，降低醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該高度重視醫(yī)院檔案管理工作。通過(guò)運(yùn)用6S精細(xì)化管理方法，切實(shí)優(yōu)化醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，逐步改進(jìn)醫(yī)院檔案管理中的各類粗放性問(wèn)題，最終促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)良性發(fā)展。