博物館藏品管理信息化探析

□魏薇 石艷艷

文物承載燦爛文明，傳承歷史文化，維系民族精神，是老祖宗留給我們的寶貴遺產，是加強社會主義精神文明建設的深厚滋養。為使文物藏品能夠長期永久存續下去，用最科學的方法有效保護，便顯得尤為重要。藏品管理的研究，同其他社會科學一樣，是一個不斷發展、不斷完善、不斷高技術化的過程。隨著信息化熱潮的到來，藏品管理信息化作為藏品管理的一個重要內容，進入了一個大發展、大繁榮的高速發展時期。

一、藏品、藏品信息的概念

藏品，是博物館存在和發展的物質基礎，是博物館最重要的組成部分。博物館界對藏品的界定是不斷變化的。1987年，馬子莊、曉賈在《試析博物館藏品》一文中對藏品作如下定義：“博物館依據社會需要和自身性質有目的地收集起來，并應用特定程序進行管理、保存，供研究和社會教育之用的有價值的歷史文化遺產、自然標本和科技成果及有關的一切資料。”[1]1993年在國家文物局編寫的《博物館藏品保管工作手冊》中，藏品被定義為“文物和標本”[2]。同年出版的《中國大百科全書·文物、博物館》將藏品定義為博物館收藏物的總稱，認為藏品具有特殊性，不是任何實物都能成為博物館藏品的，而只有那種能夠反映人類和人類環境的具有歷史、藝術、科學價值的實物才能成為博物館藏品[3]。1996年，宋向光在《博物館藏品概念的思考》一文中，將博物館藏品的概念定義為 “博物館根據收藏標準和履行特定工作程序收藏、管理的人類和人類環境的物證”[4]，并指出，博物館藏品不僅是特定形態的物質實體，而且同時也是信息載體。可見，藏品不僅具有人類和人類環境的物證的基本屬性，而且更突出了藏品具有容載、變現并傳達相關信息的信息載體的屬性。2007年8月24日，國際博物館協會（ICOM）在維也納召開的第二十一屆全體大會上，通過了對《國際博物館協會章程》的修改，認為“博物館是一個為社會及其發展服務的、向公眾開放的非營利性常設機構，為教育、研究、欣賞的目的征集、保護、研究、傳播并展出人類及人類環境的物質及非物質遺產”。這一修改，充分顯示了國際博物館界對博物館藏品的概念又作了進一步延伸，除了物質遺產的類型，又增加了非物質遺產的內容，更強調了其開展社會教育、服務社會發展的主要功能。

藏品信息，指藏品所包含的基本屬性以及內涵，分為兩部分，即藏品本體屬性信息和藏品管理信息。基本屬性，包括名稱、時代、類別、質地、尺寸、形制、工藝、藝術風格等藏品屬性。藏品管理信息，包括關系到藏品安全保存和充分發揮藏品社會效益的方方面面、形形色色的信息。如藏品傳世情況、藏品研究文獻、藏品音像記錄等[5]。蘇東海先生稱，我們應加強對藏品管理信息的研究，這些信息包含對歷史及人文精神的折射、對藏品情感的真實發掘與再現、對藏品社會影響的評估與統計等諸多方面。他在《博物館的沉思——蘇東海論文選》一文中這樣寫道：“如果我們在加強藏品的科學研究的同時，加強藏品的人文內涵的研究，追尋每件藏品的故事及其中蘊含著的動人心弦的情感，那我們的藏品研究將會進入更廣大的領域；我們的觀眾將會流連于文物的情感之中，駐足不去。”他還指出：盡管我們可以采取多種技術手段延緩和防止藏品的自然老化和自然界對藏品的危害，但是藏品本體的消失是絕對的[6]。隨著藏品本體物質實體的不斷消亡，我們可以通過不斷深入發掘藏品所蘊含的精神價值，永久保存，并以各種形式運用到公眾教育活動中，使藏品有限的生命借助無限的內涵文化和精神價值得到永久傳續。藏品管理信息，又是博物館藏品管理的一個組成部分，是藏品管理工作的延伸和發展。藏品管理信息產生于藏品本身，是藏品的衍生產品，是人們通過對藏品的認知和研究，以文字、圖像等形式，記錄、描述、復制、加工于其他載體之上的信息產品，也是能夠反映文物藏品歷史價值、藝術價值、科學價值的實現形式。所以，藏品信息可以相對獨立于藏品本身，可開發、可處理、可共享、可傳播，是有豐富價值的文化資源[7]。博物館通過將藏品信息轉化為社會價值，實現公眾教育的神圣社會責任。

二、傳統的藏品信息管理

藏品信息管理是文物保管部門的中心工作，是運用科學有效的方法對博物館藏品在實現安全，防丟失和損壞、延緩其老化的同時，將藏品的內涵價值轉化為社會價值。文博工作者經過幾代人的共同努力，在不斷進行理論探討和工作實踐經驗總結的基礎上，逐步探索出了一條科學管理之路。

傳統的文物信息管理是用紙質文本保存文物信息。20世紀80年代以前，藏品保管人員對登記入冊的藏品信息簡單登記，大多僅記錄藏品本體屬性信息，不見藏品來源以及流傳、使用經歷。這些附屬信息，僅存在于保管員的記憶中，一旦保管員離開，這些信息將隨之消失。20世紀80年代以后，隨著各類文物保管條例、文物登錄規范的相繼頒布，藏品信息記錄也越來越規范化、科學化，藏品各項記錄信息越來越完備。但也不得不承認，傳統的藏品信息管理方式存在諸多弊端。如藏品資料均手工抄寫，難免會出現筆誤疏漏。文物數量大的文博單位，信息登錄工作是一項浩大的工程，難度很大，信息核對工作任務也很重，若不能及時發現錯誤，錯誤信息將會影響文物的利用。紙質藏品資料，不能實現自動檢索功能。對新入職的文物保管員來說，要做到熟悉本館藏品信息需要耗費大量的時間來實現，這將不利于他們對藏品作進一步研究，不僅影響他們業務水平的提高，而且會嚴重制約博物館業務效率的提高，在一定程度上影響博物館文物保護與利用的發展。

三、信息化的藏品信息管理

信息化的藏品信息管理，即用計算機藏品管理系統來實現對藏品信息的管理。利用計算機多媒體技術，把館藏文物的文字資料、圖形、圖像資料、聲頻和視頻資料等信息，系統、準確、多角度地進行存儲備份，建立計算機控制的館藏文物數據庫。操作人員通過將原始資料作錄入處理，形成一個完整的數字化信息管理系統，為館藏文物管理帶來嶄新的工作環境，為管理者、使用者提供準確、高效的查詢、修改、統計、復制、輸出等功能性服務[7]。博物館學已悄然融入信息化的社會浪潮。

文博系統的藏品信息化管理，經歷了一個從各文博單位單打獨斗、不能信息共享到全國文博系統迅速普及、信息系統高度一體化的發展歷程。

從20世紀80年代開始，全國多家一級博物館紛紛進行了信息化嘗試，建立自己的網站，建立自己的館藏文物管理數據庫。如：上海博物館在1984年5月開始規劃博物館的計算機工作，到2004年建成了包含藏品信息管理與藏品保管總賬兩個子系統的 “上海博物館數字化文物信息管理系統”，完成占館藏資源80%的約10萬條藏品信息的錄入工作。北京魯迅博物館在2003年完成了以藏品卡片、圖書卡片、總賬等信息為基礎錄入的“北京魯迅博物館藏品信息管理系統”，當時共有錄入記錄6萬余條。其他如南京博物院、故宮博物院、中國人民革命軍事博物館、河南博物院、山西博物院等均建立了自己的藏品信息管理系統。這一時期的信息化管理，雖然各大博物館均投入了大量人力、物力，但因為各個單位的信息存儲格式或結構不同，很難進行資源共享。一些規模較小的博物館限于人才與經費的不足，很少有開展藏品管理信息化工作的。2001年，隨著信息化技術的不斷發展，藏品信息化管理也迎來了第一次的全國性文物信息化建設的探索工作。國家文物局在山西、河南、遼寧、甘肅等4個省份試點，從館藏文物、古建筑、大遺址、石窟石刻等不同方面，初步建立了完備的國家文物局一級文物數據庫和試點省館藏珍貴文物數據庫。此數據庫雖然實現了快速檢索功能，提高了工作效率，但僅錄入了藏品最基本的23個指標項，只能滿足藏品管理最基本的需要，無法實現藏品動態管理的延伸應用，更不能滿足社會公眾對博物館藏品資源的自主瀏覽需求。

2012年10月至2016年12月，為全面摸清國有可移動文物家底，全面統籌文物資源，加強文物保護管理，增強公共文化服務能力，為科學制定保護政策和規劃提供依據，全國所有國有單位開展了第一次全國可移動文物普查（以下簡稱“一普”）工作。這既是繼第三次全國文物普查（不可移動文物）之后在文化遺產領域開展的一項國情國力大調查，又是藏品信息化管理領域的一次大發展大跨越。“一普”開發了全國可移動文物信息登錄子系統、綜合管理子系統、社會服務子系統三個相互聯系、滿足不同需求的子系統，形成了一個集全國藏品信息資源總庫、藏品信息化管理、普查成果轉化的公共文化服務體系的三位一體的多功能數據庫。

“一普”開發的網絡使用平臺，是信息化程度最高的藏品管理系統。其一，“一普”由國務院統一領導，集中技術和人才力量，首次針對我國境內各級國家機關、事業單位、國有企業和國有控股企業、中國人民解放軍和武警部隊等各類國有單位的可移動文物進行全面登記，涵蓋面最廣。其二，制定了多項登錄標準和規范。如《第一次全國可移動文物普查單位登記表》《第一次全國可移動文物普查文物登記表》和《館藏文物登錄規范》（第一次全國可移動文物普查文物登錄標準），等等，規范了藏品信息錄入的指標項。文物信息登錄子系統，包含了館藏文物的14項基本信息、11項附屬信息，以及影像信息。經由對藏品數據和照片的新增、在線填報、逐級審核，通過省級審核后，進入文物信息登錄業務數據庫，照片文件存入文件存儲系統。這些高度規范化的藏品信息，是藏品保管和利用的基礎，極大地方便了保管員和展陳人員對文物信息進行檢索，提高了藏品的使用效率。其三，系統管理子系統實現了藏品管理流程的信息化。藏品的維護信息、藏品維護歷史、精品典藏、展覽管理、出入庫登記、藏品賬冊（登記卡、總賬、分類賬）、修復管理，等等。均實現了信息化，保管員、展陳人員不用親臨庫房現場，就能查閱藏品自誕生之日起，以及后來入館以后的一切后續信息。如：其參與了哪些展覽及在展覽中發揮的作用、修復者對其采用了何種修復方法及使用的材料、關于其有影響力的學術論文，等等。保管員可以通過點擊鼠標對指定文物或批量文物進行批量查詢與統計分析，大大提高了工作效率。其四，社會服務子系統實現了藏品信息服務社會的信息化管理。平臺將綜合管理子系統收集的部分藏品和照片向社會公眾展示，并對會員提供詞條編輯、評論和分類等互動功能，同時展示總體資源分布狀況、普查新聞、普查法規等資訊。

四、對藏品信息化管理的幾點認識

經過30多年的發展，我國博物館藏品信息化管理已經越來越科學化、規范化，但仍需從以下幾方面繼續做好加強、提升工作：

第一，持續跟進，繼續加強“一普”完成后的藏品管理信息化的延續性、日常性工作。“一普”工作雖然取得了階段性的成果，建立了藏品登錄及管理系統，但藏品管理是一項長期的延續性工作，是一項永不落幕的工程。藏品的基本信息，如定名、級別等，可能隨著研究的深入而發生變化；藏品的管理信息，如庫內整理移動位置、提取修復、參與展覽、出庫與入庫等，是一個動態的過程。這就需要我們的保管員一如既往地利用“一普”平臺進行藏品的信息化管理工作。

第二，制定制度，規范使用藏品管理信息化系統。“一普”時期注重的是文物信息登錄系統的文物錄入與審核。“一普”結束后，我們應把藏品信息化管理的重心轉移到藏品管理子系統的日常使用上。藏品資源庫內保存的藏品信息屬于國家機密，為保護知識產權，維護藏品資料的安全性，需要制定相關管理辦法、設置不同權限來規范藏品信息管理系統的使用。如：制定博物館藏品管理信息化系統使用管理辦法，作為總的綱領，指導、規范博物館藏品信息管理系統的使用；制定博物館信息化系統保管部門工作職責、博物館信息化系統陳列部門工作職責、博物館信息化系統文保部門工作職責等，明確和規范各相關部門的工作分工與職能，落實相關部門的責任制；制定博物館信息化系統藏品維護管理辦法、博物館信息化系統藏品賬冊、登記卡、照片下載管理辦法，等等，明確各類數據信息操作與下載權限。

第三，加強研究，不斷發掘、完善藏品信息。保管部門的主要工作，包括對藏品的保護管理、提供利用和科學研究等。“提供利用”，是藏品保管最直接也是最根本的目的。保管部門不僅要滿足博物館當前對藏品利用工作的需要，而且還要不斷探索將來如何能更好地發揮“提供利用”這一職能。這就要求藏品保管部門要不斷完善藏品信息，盡可能廣泛、全面地發掘藏品所包含的所有信息，揭示藏品的文化內涵，使博物館有限的藏品能體現出無限的精神價值，實現博物館服務社會公眾、參與社會變革的社會價值。我們要充分利用藏品信息化管理平臺來實現對藏品的深入研究。一般的傳統文物賬冊是一物一藏品號，文物為保管方便一般也是按類別分庫存放，這樣，原本在考古發掘過程中一個發掘單位出土的不同質地的文物往往保存在不同的賬冊上，保管在不同的文物庫房，它們之間的聯系往往被割裂開來。我們要充分利用藏品管理系統的檢索與統計功能，深度發掘本館藏品之間的聯系，發掘本館藏品的獨特價值與內涵。

第四，培養人才，提升博物館核心競爭力。藏品信息管理信息化的新時代對人才培養提出了新的要求。博物館要想在新時代取得好的發展，必須大力加強創新型、復合型人才的培養。“一普”工作已使博物館工作人員隊伍在短期內得到了較大加強，涌現出一批既有過硬的業務素質，又有能熟練操作藏品信息登錄和管理平臺的實踐操作素質的復合型專業人才。今后，我們仍要緊跟時代發展，加強對專業人才的培養。專業人才要樹立終身學習的觀念，主動學習、善于學習、不斷學習，拓寬知識面，了解本領域新的發明、新的觀點、本學科以及相關學科的新的理論研究成果，及時更新自己的專業知識，使自己具有保持可持續發展的能力。博物館也要為人才培養創造寬松的環境，大膽引進人才，留住人才，為人才創造繼續學習的機會，使他們獲得更多的新資料、新信息，提升博物館的核心競爭力。