淺談新形勢下高校檔案工作人員素養的培養

徐璟亮

（湖北武漢華中科技大學檔案館，湖北武漢 430074）

2018年9月，全國教育大會在北京召開,習近平總書記出席會議并發表重要講話。新時代我國高等教育要定位于新的歷史方位和發展走向，加快推進世界一流大學和一流學科的“雙一流”建設,服務國家戰略和區域性經濟社會發展，加強高校建設，加強高校工作人員素質管理。習總書記的講話高瞻遠矚，為高校發展指明了方向，提出了更高的要求，令人深思，也令人振奮。

教育部和國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》，為高校檔案工作提供了法規依據。高校檔案工作是高等學校重要基礎環節，它涉及高校的教學管理、行政管理、人事管理、財務審計管理、基建后勤建設管理等各方面的真實記錄，也是高校管理是否科學化、規范化的重要衡量標準。高校應把檔案管理工作納入學校整體發展規劃。在“雙一流”建設環境下，檔案管理工作的內涵更豐富了，質量要求和技術要求也更高了；相應的，對檔案管理工作人員，在政治素質修養、保密素質修養、職業素質修養、技術能力的修養、創新能力的修養方面都提出了更高的要求。因此，高校檔案工作人員的素質培養是每個院校不容忽視的重要問題。

1 培養高校檔案工作人員較高的思想政治素養

1.1 提高政治素養

檔案工作同時兼有政治性和服務性雙重性質。高校檔案工作人員首先要具備較高的政治素質，堅決擁護中國共產黨的各項政策，用馬列主義、毛澤東思想、中國特色的社會主義理論來鞏固自己的思想防線。高校檔案工作者要端正態度，對黨的事業忠心耿耿，為人民服務的意識時刻在心。同時還需要經常參與政治理論學習，與時俱進，學習黨的十九大精神，保持個人政治敏銳度；認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針政策；嚴格執行《保密法》和《檔案法》。

1.2 樹立保密意識

從事檔案管理工作，最基本要求就是注重保密。高校檔案工作人員應該時刻牢記政治紀律性，保持高度敏感性，清楚檔案資料合法使用和信息保密之間的關系，時刻牢記黨和國家賦予自己的責任使命，任何時候都要嚴格遵守安全條例，在每天的工作中養成良好的保密習慣，要把責任心與政治敏銳度貫穿到工作中。

1）在對外服務利用檔案信息的過程中，高校檔案工作者不能“來者不拒，有求必應”只充當老好人，應當按照《檔案法》和本館制定的各項工作紀律要求，正確處理信息保密與信息利用的關系。保密檔案不能對外開放，嚴格按檔案館的規章制度辦理公務，防止失密、泄密。嚴禁損壞檔案、偷竊檔案、出賣檔案，時刻保證檔案的安全與完整。

2）隨著我國對外合作與貿易的日益增加，隨著我國綜合國力的不斷強大，某些國外敵對勢力可能會想方設法竊取情報。高校的科研創新和專利技術中就含有很多重要的前沿科技信息，對此，高校檔案工作人員應該具有警惕性，把握好信息利用和信息安全之間的關系。

3）新形勢下各種新的檔案管理手段和方式出現了，運用計算機和互聯網系統，進行高端品質信息化的檔案管理方式正在逐步推廣。檔案工作形式的多樣化也使得檔案的保密性面臨著嚴峻的挑戰。高校檔案工作人員應該具有計算機安全意識，既要防止電子系統里檔案數據和信息材料的破壞與丟失，同時也要對網絡安全問題提高警惕，防止信息外泄。

2 培養高校檔案工作人員良好的職業道德素養

2.1 淡泊名利，甘為人梯

高校檔案工作是一項基礎服務工作，它并不直接參與學校的教學與科研，算不上核心單位。但是它沉淀著學校的歷史，推動著學校的發展，為全校師生隨時提供熱情服務。我們也許清貧，也許此生青燈黃卷、默默無聞，但我們在平凡崗位上依舊潛心研究、孜孜以求，努力做出不平凡業績來。檔案人員為黨守史，為高校檔案事業獻策獻力，不計名利，甘為人梯，只有這樣的守業精神才能更好地為高校檔案事業服務。

2.2 尊重檔案，尊重歷史

檔案傳承歷史，各項資料是否收集正確完整，是提高館藏數量和質量的必要條件，因此高校檔案員要增強歷史責任意識，遵紀守法，恪守檔案工作的各項規章制度。

高校檔案工作人員必須尊重歷史原貌，在收集過程中不能隨意地鑒定檔案，更不能篡改涂抹檔案內容。實事求是，據實立檔，客觀反映歷史的真實情況。

2.3 踏實敬業，為校服務

近幾年各高校教學不斷擴展，科研開發能力迅速上升，高校檔案的收集數量逐年增加，內容豐富且深入，因此檔案的使用率和開發率亦越來越高，檔案工作的作用越來越突出。高校檔案館作為重要信息單位，在歷史考證、教學總結、科研成果開發應用等方面，都起到了非常重要的作用。

新形勢要求高校檔案工作者既要立足本職，腳踏實地，提供優質服務，同時也要抵制“辦事拖沓、遇事推諉”的機關官僚作風。不能利用手中的權力營私舞弊，應當熱情周到服務于全校師生，為高校檔案事業奉獻智慧和能力。

3 培養高校檔案工作人員較強的業務素養

高校檔案工作人員是學校歷史的傳承者，業余時間努力學習提高理論水平，保證檔案工作質量，充分發揮檔案利用價值。檔案工作人員應重點學習《檔案學概論》、《檔案管理學》、《檔案事業史》、《中國檔案史》、《科技檔案管理學》、《檔案網站建設》、《檔案保護技術學》、《檔案文獻編纂學》、《文書學》、《檔案法規學》、《檔案分類學》、《檔案目錄學》等專業理論知識。

高校檔案工作具有較強的專業性和技術性，扎實的理論水平、精湛的專業技術、靈活的實際操作能力，都是檔案員應該具備的能力。對于高校的檔案管理業務而言，包括以下幾方面：熟練掌握檔案的各種操作規程和技巧，比如檔案上架、統計、編目、掃描、編制檢索等；熟悉館藏，了解本館檔案的種類、分部體系以及利用價值；豐富檔案管理知識和管理經驗，能按照質量要求獨立完成所分管部門的檔案工作；能夠指導對口部門做好收集、整理、立卷、文件輸機工作；有綜合歸納能力；面對檔案利用者要有清晰的表達能力，語言準確，文字精練；關注全校各職能部門的業務范圍；為了挖掘更多的檔案史料，還應有較好的寫作能力，編研資料、大事記、年鑒、專題匯編的能力；學習分析大環境下與檔案工作相關的文件、報告、科研；面對外國校友和利用者，還需要一定的外語水平和翻譯能力。

總之，因為高校的各項工作以及高校檔案的形成與管理都是有其規律性的，所以高校檔案工作人員要時刻提醒自己，做個有心人，不斷總結經驗，提升自身水平。此外，還應了解社會大環境動態，與時共進，補足短板，快速提升自我綜合素養。此外，在閑暇時間多閱讀多學習，同行之間多交流多溝通，取長補短不斷充實自己的檔案管理技能和素質，才能促進高校檔案管理事業的發展。

4 培養高校檔案工作人員精湛的創新素養

當今社會，信息科學技術的高速發展猛烈沖擊著各行業，改革勢在必行,高校檔案工作也不能例外。隨著網絡信息全面普及,人們對檔案的需求更豐富、更深入，因此信息化時代的檔案員必須能夠熟練運用現代化管理手段輔助工作，改變檔案管理中傳統落后的舊手工模式，向數字化、智能化、批量化發展。從最初的收集整理，到最后的服務利用檢索，現代化管理技術都發揮了強大的力量。這就要求高校檔案工作人員能適應社會、適應新的發展形勢，敢于走在發展的前沿去接受新事物，不斷學習，自我進步，提高職業素養。

筆者所在的華中科技大學于2015年開始啟用新辦公自動化系統（簡稱OA系統），電子辦公極大地提高了工作效率,OA系統運轉的公文歸檔是新趨勢。我校檔案館已經開發上線了“檔案業務網上代辦系統”、“中英文成績、學歷學位證明自動辦理系統”、“畢業生檔案去向查詢系統”三項網上服務系統，充分利用新技術，更好的為師生服務。檔案館微信公眾號于2017年上線運行，在微信平臺網上服務可以同步進行。我校檔案館也實施了歸檔改革，把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，并將全館大部分檔案做了信息化處理。由于實現隨機管檔,檔案收集工作大大提高了效率，隨時補漏補缺，文檔不存積，補檔靈活且不影響舊檔的編號。同時，利用檔案資料也方便許多，檢索簡便，準確率高，對外服務窗口查詢效率迅速提升。另外，我們還為用戶提供了良好的使用體驗，用戶可以通過網上平臺自主獨立查詢自己的個人檔案信息，而不需要親自來館或者委托人來館辦理，我館辦公自動化系統投入使用后，得到各地校友的廣泛贊許。

互聯網的開通，電子產品的普及，信息化大數據的處理，使檔案工作逐漸改變了傳統管理模式。在不久的將來，微機自動管理將取代手工立卷管理。如此迅猛的技術改革，也要求高校檔案工作者具備更多的現代化信息技術的使用能力，努力學習，提高素質，與時俱進，及時解決本崗位的突發疑難問題，使檔案的管理和服務水平都產生質的飛躍。

5 結語

檔案是人類社會聯系過去和未來信息的傳送紐帶，人類文明能世代相傳，檔案發揮著不可替代的價值和作用。高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍，直接影響著檔案工作的成果與發展，高校檔案管理也同樣如此。所以，為了適應新形勢下高校檔案管理的新需要，高校應該制定計劃，創建平臺，不斷提高檔案工作人員的素質，早日建立起“既掌握現代科學技術知識，又熟悉專業檔案規范及實際操作的復合型檔案人才隊伍”，從而快速提升高校檔案工作水平，充分發揮檔案利用價值，進一步規范完善學校檔案管理工作，為學校“雙一流”建設貢獻力量。