新媒體環境下高校檔案管理工作與建議

黃 華

（寧夏職業技術學院，寧夏銀川 750021）

新媒體是相對于傳統媒體而言的，以信息技術為核心的新的媒體傳播形式。新媒體具有開放性、容量大、傳播速度快等特點，網絡、手機、數字電視是新媒體的代表。當下，新媒體已經成為人們接收、傳播信息的主要渠道。在新媒體背景下，高校檔案管理工作也出現了許多新情況、新問題，這不得不引起我們的關注。

1 新媒體給高校檔案管理工作帶來的影響

1.1 新媒體給傳統檔案管理理念帶來了挑戰

如今，人類已經進入了互聯網+時代。在互聯網+時代，新媒體也在各個領域廣泛運用開來，新媒體同樣給高校檔案管理工作帶來了深遠的影響。與傳統媒體相比，新媒體在內容、傳播、檢索和互動方面更有優勢。如今，我國高校的互聯網、寬帶局域網絡建設日漸完善，許多高校檔案室也在檔案信息處理、數字化存儲和傳輸等方面采用了新媒體技術和設備，這也使得高校檔案管理工作更加專業化。不過，仍有部分高校的檔案信息化建設水平較低，原因是一些高校管理者對新媒體認識不足，檔案管理工作的地位較低，管理人員的職責不明，檔案管理缺少制度和物資保障。從某種角度來看，新媒體環境下，高校傳統的檔案管理理念也面臨著挑戰。相關人員只有轉變傳統的管理理念，才能推動檔案管理工作不斷向前發展。

1.2 高校檔案管理模式迎來了新的考驗

傳統的高校檔案管理工作以手工方式為主，檔案則以紙質檔案、原始檔案為主，檔案服務對象單一，一般只服務本校師生，檔案服務也是坐等用戶上門。用戶上門后，工作人員只能依靠雙手去查找檔案，檔案服務模式落后。新媒體出現后，高校檔案工作環境、服務對象都發生了新的變化，如數字檔案成為檔案的主體，檔案存儲和查閱形式都實現了智能化，檔案服務和共享范圍都不斷擴大。這也給高校檔案管理模式帶來了新的考驗，傳統的封閉的、被動的檔案管理模式已經無法滿足高校檔案工作需要。檔案部門只有與時俱進，建立開放的、智能化檔案管理模式，提高檔案管理和服務的信息化水平，才能切實發揮檔案的資源優勢，為用戶提供良好的服務。

1.3 給檔案工作人員提出了更高的要求

傳統的檔案管理工作，對工作人員的專業能力要求較低。即便是沒有接受過專業訓練，許多非專業檔案人員也能勝任檔案管理工作。新媒體環境下的高校檔案管理工作，具有檔案形式多元化、服務對象廣泛化、內容豐富化等特征，檔案管理工作分工更精細，這也給高校檔案管理隊伍的綜合能力提出了更高的要求。檔案管理人員只有專業知識扎實、信息技術熟練，才能做好檔案管理工作。但是，當前許多高校的檔案管理人員大都學歷較低，年齡較大，這些人的學習意識和自我管理能力相對較弱。一些人不僅工作理念落后，而且業務水平不高，難以為高校檔案管理工作提供智力支持。建設專業的檔案管理隊伍，也成為高校檔案管理工作的當務之急。

2 新媒體時代做好檔案管理工作的核心素養

2.1 政治思想素質

作為高校管理工作的重要組成部分，檔案管理主要負責相對基礎性的管理事務。然而由于涉及到人才選拔培訓等各項與人力資源管理密切關聯的內容，因此管理工作者必須具有良好的思想道德水平。因此，新媒體時代做好檔案管理工作的核心素養首重政治思想素質。管理者必須首先把正確的政治方向放在首位，堅持四項基本原則，擁護中國共產黨的基本路線、方針和政策，認真學習“三個代表”重要思想、科學發展觀和“八榮八恥”。日常工作中需認真參加政治學習和黨員組織生活，不斷提高對共產黨的認識，不斷拓寬政治知識面，不斷提高自身文化素養。要努力向優秀共產黨員學習，始終以一名合格共產黨員標準嚴格要求自身。要以身作則、嚴于律己，始終牢固樹立馬克思主義世界觀、人生觀、價值觀，樹立正確的權力觀、利益觀，時刻自重、自省、自警、自勵。要始終以黨章、黨的制度規范自身行為，用黨的紀律約束自己。要多與愛學習的人交往、多與坦誠敢言的人接觸、多與品德高尚的人深談，從而使自身學知識、受熏陶、冶情操。

2.2 工作素質

檔案管理不僅需要全面收集、及時整理和存放保管各類檔案資料，也需要隨著檔案管理的時代發展要求不斷提高和優化管理思想與具體舉措。因此，檔案管理工作素質直接決定著管理工作品質和成效，也就直接影響著未來選拔培訓人才的可靠性與成效性。

優秀的檔案管理工作者需要持之以恒地認真學習業務知識，虛心向前輩和同事請教，不恥下問，尊重領導，團結同事，熟練掌握專業業務知識，要按規定做好檔案收集，接收各部門形成的符合要求的歸檔資料，確保移交手續齊全。要按規定進行檔案分類與編目。

3 新媒體環境下完善高校檔案管理工作的思考和建議

3.1 轉變觀念，優化管理體系

高校檔案工作是高校教學、科研、黨政機關服務體系的重要組成部分，其發展和完善離不開高校領導的關心和支持。學校管理者轉變思想觀念，從思想上給予高校檔案工作媒體化以重視，是新媒體環境下推動高校檔案管理工作發展的基礎和前提。所以，高校領導要正視新媒體對檔案管理工作的影響，樹立新媒體檔案觀。然后，放眼未來，主動去適應新媒體大環境，加大檔案管理投入，提高檔案館、檔案室建設水平，開發或引進先進的檔案管理系統，為檔案管理工作提供充足的硬件設備和強有力的技術支持，與此同時，建立與新媒體檔案管理工作匹配的管理制度和管理體系，為檔案管理工作順利開展打好基礎。在此基礎上，在校內積極開展檔案宣傳工作，提高學校師生對檔案工作的關注度。為了提高全員的檔案意識，有關部門還要做好檔案監督管理工作，推動各部門加強合作，共同做好檔案工作，使檔案管理工作更加標準和規范。

3.2 開展檔案標準化建設，加快信息化進程

高校是高新技術的重要發源地，也是信息技術的強輻射區。如今，互聯網已經與高校師生的生活和學習建立了緊密的聯系，他們的信息需求也更多元化。高校檔案館只有準確把握時代發展動脈，全面了解用戶的需求，走信息化建設之路，才能避免落伍、被淘汰的命運。因此，在互聯網環境下，高校要就檔案標準化建設進行合理規劃，制定檔案標準化年度建設方案，明確檔案歸檔標準、管理要求、查閱流程，逐步推進檔案信息開發和建設，確保檔案信息化建設有章可循。如在檔案收集方面，以國家檔案局制定的統一標準為標準，嚴格檔案著錄格式、標引規則、電子檔案接收標準，提高數據庫設計水平，統一微縮復制品的規格，以提高檔案信息存儲和利用效率。然后，發揮高校的技術和人才優勢，構建檔案管理一站式平臺，運用數據軟件將學校檔案信息在線歸檔，實現檔案一站式查詢、資源高度共享。

3.3 探索檔案傳播新途徑，提高檔案服務水平

為用戶提供信息服務，是檔案的價值所在。進一步來說，檔案數字化建設不是檔案工作的重點，檔案利用和利用效果，才是檔案館最關心的問題，這也是檔案傳播過程中的重中之重。在互聯網環境下，高校檔案工作只有以“滿足用戶的信息需求”為出發點，積極探索檔案資源傳播和利用新途徑，創新檔案信息服務方式，才能將檔案工作越做越好。那么，如何滿足用戶的信息需求呢，筆者認為，重點要做好以下幾點：首先，在做好文書檔案、科研檔案管理，滿足高校基本的教研和管理工作需要的基礎上，加大民生檔案、民族檔案、地方特色檔案、學生就業檔案開發力度，構筑特色館藏檔案，滿足用戶的特殊信息需求。其次，構建多元化、多層次的檔案利用體系，密切關注高校改革與發展動態，積極參與學校的重大活動，將檔案工作與高校發展融為一體。再次，建立用戶體驗服務平臺，改進檔案服務方式，簡化檔案服務流程，滿足廣大師生的信息資源需要。同時發揮檔案的育人功能，變檔案館為愛國主義教育基地、社會實踐基地和科學知識普及場所，推出特色檔案文化產品，舉辦各類檔案專題展覽，彰顯學校的文化特色。最后，開設檔案管理互動平臺，加強與高校師生的互動，不斷改進服務方式，提高檔案服務能力。

3.4 重視檔案隊伍建設，提高新媒體駕馭能力

檔案管理人員在高校檔案管理工作中起著主導作用。提高他們的綜合素質，可以從根本上提高高校檔案管理水平。所以，高校要重視和加強檔案管理隊伍建設，引進專業的檔案管理人員，建設一支年輕的檔案管理隊伍。然后，開展職業道德教育，提高工作人員的職業素養和道德水平，培養他們熱愛工作、實事求是的工作作風。與此同時，開展專業技能培訓，使檔案人員通過檔案法律知識、網絡技術學習，了解網絡媒體發展趨勢，提高網絡媒介操作技能和業務能力。高校檔案工作人員也要加強自主學習，通過自主學習掌握更多的互聯網知識和技能，不斷提高自己的知識和技能水平。然后，積極主動地開展檔案管理工作，為高校檔案管理工作發展做出積極貢獻。

4 結語

總之，新媒體為高校檔案管理工作注入了活力，但是新媒體也給高校檔案管理工作帶來了挑戰。所以，高校要轉變傳統的思想觀念，并從硬件設施建設、制度建設、隊伍建設做起，逐步推動檔案信息化建設，以發揮檔案在高校教學管理中的重要作用，拓寬檔案管理發展道路。