大數據時代學校干部人事檔案管理的信息化思考

趙崢

（云南省文山州工商信息管理學校,云南文山州 663000）

所謂干部檔案，具體是指組織人事等相關部門，依據黨干部方針，在塑造、選用干部等作業中，制作出記錄干部自身閱歷、思想作風、業務水平、工作成績等諸多方面的文檔材料，是任用干部的主要根據。相關學校要積極運用計算機來監管其檔案，這是為社會、國家、學校負責人的一種表現。

1 學校干部人事檔案監管的特征分析

1.1 密——材料監管要謹慎而機密

由于干部人事檔案記錄著其諸多方面的狀況，包括與其自身有關的工作與重要事件，反應干部的成績、錯誤等。這里不但有組織方面的審核，檢測材料，同時也有一些其他人員為組織供應的證據資料，還有當事人編寫的材料，都屬于隱私范圍。其大多數內容僅能被組織所了解，不可向外界傳遞，更不可隨意公開。這一特征是學校干部人事檔案監管作業中的重點。

1.2 真——保證人事材料的切實性

干部人事檔案的實質便是切實性。其身為事實佐證與初始材料，能反映出來的內容要客觀實際，較其余材料要更加具備有效性，精準全面的反應當時當事。相關檔案不可肆意撰寫，更不可搞小動作。務實，去偽存真是檔案事業的堅守原則。因此，檔案的切實性要堅持三大必須： 必須通過組織檢測審批； 滿足有關方針需求；仔細認定備案材料[1]。

1.3 全——材料搜集確保健全有效

要想確保檔案的健全性和有效性，必須要實時、定期的歸整檔案，把材料搜集且輸進個人檔案數據庫，要依據人員檔案序號予以排列，儲存在個人檔案內。或者由于丟失、遺漏等問題導致檔案不健全，便會對校園、上層領導部門以及教師等帶來工作困擾，限制單位和自身的發展。因此，在檔案監管進程中，相關工作人員要實時追蹤，全面加強材料收集工作。

2 計算機在學校干部人事檔案監管中的優點

2.1 管理迅速便捷

在以往的干部人事檔案監管作業中，檔案的搜集、判斷、整理、編制、保管、輸入、運用，均是通過監管人員人為力量實現的，不但耗費大量精力和時間，并且還易于出現錯誤。若是碰到較少信息需求量時管理人員還可以應對，若是碰到較多的信息需求，再利用人為的形式展開作業難免會耽誤進度，無法順利完成任務。面臨這些日漸嚴重的監管問題，合理優化資源配置，運用計算機技術對檔案展開信息化監管，能大大提升工作效率和質量。

2.2 信息儲存量多

伴隨電子檔案的紛紛涌現，人事檔案電子化優勢漸漸彰顯，因為我國已進入大數據時代，所有信息均是電子化，圖片、文字等數目逐漸攀升，并且干部人員較多，實施電子化處理僅需要一張小型的儲存卡便能容納下所有信息內容，這能充分節省檔案占據空間，提升儲存價值，這些方面的優點是有目共睹的。信息化創建人事檔案，能高效杜絕死檔、空檔、棄檔問題的發生[2]。

3 學校干部人事檔案監管信息化建設有效對策

3.1 創建信息化檔案室

要想讓學校干部人事檔案工作為學校提供優質服務，保證各項工作順利開展，可積極創建相關檔案室。比如：我國某學校建設了1 級檔案室，前期提供了充足的成本投入，優化檔案監管氛圍，添加信息化檔案室，引進先進的設施，如電腦、殺毒用具以及一些軟件等，完善軟件、硬件設備，提升干部人事監管的監管條件，提升監管速率和質量。與此同時，還安排專門人員肩負檔案管理工作，實時把紙質檔案予以轉變，改良處置，精準類分，全面加強檔案信息監管，提升有效便捷的電子化監管水平，便于電子檔案的翻閱、查找與保管。

3.2 培訓專業監管人員

伴隨社會一體化與經濟全球化的不斷推進，檔案信息化建設是檔案實現可持續發展的必經之路，檔案專業監管人員一定要轉變以往的作業形式，改善檔案工作的辦法、措施，自主參與信息監管，計算機等有關知識的學習，提升本身業務水平。對于學校發展勢態，要全面提供條件和氛圍，強化對監管人員的再教育和培訓，塑造綜合素養較高的干部人事監管人才。專業監管人員要逐漸實時提升自身檔案監管水平與計算機應用水平，充分掌握專業知識，主動參與各種各樣的研討會和培訓活動，堅持推陳出新，為推動人事檔案事業發展奠定良好基礎[3]。

3.3 提升檔案運用速率

檔案運用是總體檔案作業中最為關鍵的一大環節。憑借信息化措施，合理標準的建設與搜集人事檔案資料，在確保檔案資料切實有效的基礎上，提高檔案利用率。之前的人事檔案監管手段，搜尋檔案不但費時費力，并且精準性也不能保證。現在運用計算機監管人事檔案，讓檔案使用率急劇上升，不但能滿足各種信息需求，并且還能充分展現出檔案有效利用的優點。要想良好的運用，檔案有關部門要綜合作業特征，編制出標準化的操作規程，嚴謹操縱，讓檔案監管作業更加合理化、高效化。

3.4 確保檔案信息安全性

伴隨人事檔案工作的不斷發展，讓電子檔案信息的安全性方面備受干擾，如黑客、木馬病毒等不良要素。然后，是檔案人員的綜合素養，當下外部誘惑較多，如果監管人員存在不良思想，便會導致檔案泄密情況發生。最后，是應用的計算機要適當展開信息的備份處理，加強預防工作，將安全問題扼殺在搖籃中，機器也要適時維護。這些均是檔案信息安全的基礎條件。學校若想確保檔案信息安全，和檔案監管人員可簽署責任狀，強化互聯網安全監管，對檔案實際信息要多加保密，保證檔案信息安全性。

4 關于學校干部人事檔案監管信息化的探究

4.1 創建中出現的問題

信息化檔案監管要有學校大量資金支持，增加或者升級監管設施設備，然而學校將重視的內容放在教學活動上，忽視檔案信息的工作，致使設施升級較慢，無法追隨社會發展腳步。硬件設施的不健全，直接限制紙質檔案的轉變、改良處置、整理剖析等作業，便捷有效的電子化監管工作無人問津。另外，檔案監管人員分配有限，大部分學校的監管人員均匱乏檔案監管作業的專業知識，要想獲取業務知識只能依賴上層有關部門安排的培訓，以及在檔案監管作業中不斷研究來逐漸累積。

4.2 監管信息化的未來發展趨勢

在學校干部人事檔案監管過程中充分運用計算機技術，能促進檔案信息化創建的長足發展。伴隨社會的發展，技術創新水平逐漸提升，人事答案監管工作可運用計算機技術提高總體業務能力，提升作業速率與成效，減少人力要求。我國已進入大數據時代，相關人員一定要關注此技術在檔案監管中的運用，強化人事檔案監管的信息化創建，提升此項工作的全方位性、有效性、普遍性、精準性以及真實性，促進干部人事檔案監管的合理監管與技術研發。檔案監管信息化會為干部、學校、社會三方提供優質服務。

5 結語

綜上所述，大數據時代運用先進的科學技術實施干部人事檔案管理工作，不但能提升作業效率和質量，還能提高總體管理水平，確保學校與時俱進。