教務秘書在高校教學管理工作中面臨的困境與對策

張瑞芳

（南京工業大學,江蘇南京 211816）

教學管理是控制高校教學質量、規范高校日常教學秩序以及實現高校人才培養目標的基礎條件，而要提升高校教學管理水平，需要依靠教務秘書管理的支持，因為其在高校教學管理工作中具有不可忽視的地位和作用，能起到全面組織與協調、協助及參謀、溝通及服務作用，只有不斷加強教務秘書隊伍建設和提高教務秘書管理水平，才能提升高校教學管理質量和水平，并推動高校教育教學的改革和展。

1 教務秘書在高校教學管理工作中的作用

教務秘書指的是協助高校各院部處理教學事務的相關管理及服務人員，其既是高校教學管理工作的參與者，又是高校教學管理工作的執行者，因此，作為連接和貫穿整個高校教學管理事務的橋梁與紐帶，教務秘書在高校教學管理工作中具有不可忽視的作用。

1.1 組織與協調作用

在高校教學管理工作中，是由學校領導主管教學管理的全局性工作，但因教學管理工作涉及范圍、內容較為寬泛，且具有較強的統籌性和決策性，其中，涉及具體的教學管理事物，便需要教務秘書進行具體的組織和協調，如教務秘書需組織和協調教學教材的征訂、教學課程的編排、教學計劃的執行、核定教師工作量及教學補助、審查學生考試及成績、審核和管理學生畢業證及學位證等，由此可見，教務秘書是籌劃教學管理、傳遞教學管理信息及落實教學管理任務的橋梁。

1.2 協助及參謀作用

在高校教學管理工作中，教務秘書能協助院系領導處理各種日常教學管理工作，如協助院系領導、教務處做好教師每學期的工作量統計、考核工作；協助領導落實對教學質量的檢查和總結工作。另外，在高校研究和制訂教學方案時，教務秘書憑借其參與具體教學事務的實踐經驗，還可以發揮參謀及協助作用，為教學方案制定提供有效的信息參考。在對具體教學方案進行執行實施和評估的過程中，其還能全面采集和匯總教學方案實施過程中的教學信息，再通過研究教學信息資料，能夠對實施環節出現的問題進行及時發現和解決，從而能為修正和改進教學管理方案提供有效的決策支撐。

1.3 溝通及服務作用

從某種角度上來說，教務秘書在高校教學管理工作中所承擔的管理職能也是一種服務行為和服務職能的體現，其不僅是教學院長(系主任)、教務處、教師、學生及其他院系同行溝通的橋梁，同時，其在高校教學管理工作中還具有重要的服務作用，教務秘書通過及時傳達各方的信息及意見，不僅能促進學校、教師和學生等各個人群的及時交流和溝通，同時還能促進教學計劃始終能匹配教學實踐活動，維持正常的教學秩序和按時完成教學任務等，從而保證各項高校教學管理工作有序進行。

2 教務秘書在高校教學管理工作中的發展困境

2.1 教務秘書工作未得到重視

在不少學校領導、教師和學生的眼中，教務秘書相當于打雜人員或教學輔助人員，認為其既勝任不了高校教學工作，也無法研究出科研成果，在日常的教學管理工作中只能做一些基本的工作，如安排課表、收發郵件、發布教務通知、接聽電話等，這些簡單的工作對專業技能的要求很低，任何人都能勝任，從而導致教務秘書在高校教學管理工作中地位和待遇最低，進而導致教務秘書崗位人員大量缺失[1]。

2.2 教務秘書長期超負荷工作

隨著我國高校的普遍擴招，使得院系的教師和學生數量成倍增長，但其并沒有相應的增加教務秘書編制人員數量，在實際的教學管理工作中，每個院系基本只設置了一個教務秘書，若院系承擔校公共課程教學，才會補充一個兼職的教務秘書崗位，教務秘書人員數量的不足和高校教學管理事物的與日俱增，導致教務秘書長期需要超負荷工作，如新學期開學，第一個到崗的往往是教務秘書，其需要發布開學相關的通知，準備教師和學生的課表，每個學期結束后，學校領導、教師和學生離校后，教務秘書還需留下來對該學期的工作量進行統計，對各種交上來的教學文件、試卷進行收集整理，對上級抽查的論文、試卷及其他材料進行準備、對下個學期的教材進行征訂以及對下個學期的課表進行安排等。并且，一旦其未及時做好相關材料的準備和統計或交付材料的時間發生一點拖延，上級領導便會認為教務秘書失職。

2.3 教務秘書管理職責不清

從工作性質上來看，教務秘書歸教務處職能部門直接管理，在人事關系上，其屬于二級教學主管，不僅要完成高校的各項教學管理工作，同時還需完成院系的一般事物。教務秘書雖屬于管理崗位，但在實際管理工作中，其往往只會被人管而無法管別人，如在日常工作中，教務秘書往往需要幫助領導和教師整理、復印或打印材料，個別教師還會要求教務秘書幫助其完成個人的科研項目，某些教師不按要求行事或未能對教學管理工作中的相關規定進行嚴格執行，做事拖拉，從而導致教學環節發生問題后，常需要教務秘書查缺補漏或背鍋。上級領導往往很少對相關教師的責任進行追查，多是責怪教務秘書工作不到位。

2.4 對教務秘書的專業培訓力度不足

在高校教學管理工作中，教務秘書需要完成的工作內容眾多，如課務安排、教務安排、教研任務、考務工作等，要完成這些內容需要教務秘書采用專業的教務管理系統對各項工作信息進行統籌管理和協調，因此，其對教務秘書專業技能具有一定的要求，然而，目前，不少高校在招聘教務秘書崗位過程中，多是要求教務秘書具備一定的學歷，對相關專業和經驗的要求并不高，如江蘇省的各個高校招聘教務秘書崗位時，僅要求教務秘書達到研究生學歷，未要求其具備相關專業和經驗，另外，將教務秘書招聘進來便直接上崗，也未對其進行專業的崗位培訓和建立老帶青的培訓機制，這些便會導致教務秘書對高校教學管理工作認知具有很大的局限性，從而難以實現有效的管理。

2.5 缺乏完善的激勵機制和競爭機制

缺乏完善的激勵機制和競爭機制指的是在實際管理工作中，教務秘書長期需要超負荷加班，但沒有加班費，另外，教務秘書多是拿統一平均值的績效、不給予其發放高校教師資格證書、不給予評審或職稱評審處于絕對劣勢(目前高校教務秘書崗位級別最高的定為科級干部，副高級以上職稱的教務秘書很少)，這些現象均會導致教務秘書管理工作的積極性逐漸喪失，從而會給實際的教學管理工作帶來很大的負面影響[2]。

3 化解教務秘書在高校教學管理工作中發展困境的對策

3.1 認識教務秘書在高校教學管理工作中重要作用

高校教學管理工作涉及內容繁多，管理十分復雜，為促進高校教學管理水平的提高，就需要校領導充分認識到教務秘書在高校教學管理工作中所起的重要作用，并且，還需在全校樹立一種重視和尊重教務秘書的風尚，提高全校師生對教務秘書管理工作的認知和認可，這樣其才不會認為教務秘書崗天生低人一等，相應的也能提高教務秘書自身的崗位熱情和工作積極性，在日常教學管理工作中愿意做和主動做，這樣才能充分發揮其在統籌和協調高校教學管理工作中的重要作用，從而推動高校各項教學管理事物得到穩定、快速發展。

3.2 加大教務秘書后備人才儲備和在崗人員培訓力度

學校首先要根據自身的教學規模、教師和學生數量，引進合適數量的教務秘書開展學校教學管理工作，避免出現教務秘書長期超負荷工作現象，使其工作的積極性降低，從而導致崗位人員大量流失。在招聘新進教務秘書，除了需要求其具備相關的學歷，同時還需對其相關專業技能和經驗進行考察，完成新進教務秘書招聘后，還需先對其進行專業的崗前培訓，如加強其對各類教務系統的培訓和考核、計算機相關知識和操作技能培訓等，以促進教務秘書教學管理的規范化不斷提升。另外，各高校還可采用雙崗制進行新進教務秘書培訓，也要利用老帶青促進新進教務秘書的管理水平和工作能力顯著提升。

3.3 完善教務秘書激勵機制和競爭機制

首先，要建立明確的教務秘書崗位職責，避免出現教務秘書管理職責不清現象，其次，還需建立健全的教務秘書崗位考核制度和標準，對考核成績優秀的教務秘書給予一定的晉升或物質嘉獎，若考核成績較差的教務秘書也需給予相應的懲罰。最后，還需建立教務秘書對相關部門的評級機制，促進其相互監督和促進。

4 結語

在高校教學管理工作中，教務秘書不僅是實施高校教學管理工作的核心人員，同時也是連接和貫穿整個高校教學管理事務的橋梁與紐帶，其發展質量的好壞對整個教學管理工作均有直接的影響，然而，當前，我國不少高校教務秘書發展均存在較多的困境，主要表現為教務秘書工作未得到重視、教務秘書長期超負荷工作、教務秘書管理職責不清、對教務秘書的專業培訓力度不足以及缺乏完善的激勵機制和競爭機制，要改善和解決上述問題，就必須探尋相應的發展對策，如認識教務秘書在高校教學管理工作中重要作用，提高教務秘書崗位熱情和工作積極性； 加大教務秘書后備人才儲備和在崗人員培訓力度，以不斷提升其管理水平和工作能力；完善教務秘書激勵機制和競爭機制，才能全面提升教務秘書管理水平和教學管理質量。