高職院校基建檔案管理的創(chuàng)新策略探究

賀麗紅

（三門(mén)峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南三門(mén)峽 472000）

高職教育在目前的教育領(lǐng)域占據(jù)重要地位，高職院校新校區(qū)也在不斷建設(shè)中，相關(guān)基建項(xiàng)目開(kāi)展火熱，相應(yīng)的基建檔案主要是對(duì)于項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全程進(jìn)行數(shù)據(jù)信息等記錄，對(duì)此，其在基建工作中的地位重大，必須要做好高職院校基建檔案管理工作。

1 基建檔案的特點(diǎn)

基建檔案是檔案的一種，它包含了一般檔案具有的原始記錄性、信息性以及價(jià)值性特點(diǎn)，也有自身的特殊性，其自身的建設(shè)周期長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)要求高、涉及范圍廣等特點(diǎn)要求在相關(guān)管理工作中也要區(qū)別對(duì)待。

1.1 建設(shè)周期長(zhǎng)

一般高職院校的基建項(xiàng)目都是具有一定的建設(shè)周期的，相關(guān)建設(shè)項(xiàng)目需要完成立項(xiàng)審批、 建筑設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工階段、竣工驗(yàn)收、決算階段等較長(zhǎng)的過(guò)程，在具體的基建檔案管理中，包含的檔案內(nèi)容多，受到的影響因素也比較多，這就往往導(dǎo)致一些基建項(xiàng)目可能需要長(zhǎng)達(dá)幾年的時(shí)間來(lái)完成，在相應(yīng)的工程建設(shè)完工后，使用的時(shí)限也比較長(zhǎng)，這漫長(zhǎng)的建設(shè)周期中，相關(guān)高職院校要做好基建檔案管理需要按照自己專(zhuān)業(yè)建設(shè)需要，進(jìn)行實(shí)訓(xùn)場(chǎng)的裝修改造，對(duì)于建筑內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行細(xì)微調(diào)整等，這些都是需要基建檔案保存和管理的，可以說(shuō)，基建檔案管理的周期長(zhǎng)，相關(guān)管理工作和建筑發(fā)展是持續(xù)進(jìn)行的。

1.2 專(zhuān)業(yè)要求高

相關(guān)基建工程中的工序比較多，涉及的相關(guān)部門(mén)多，施工中的技術(shù)和環(huán)節(jié)紛繁復(fù)雜，在具體的工程開(kāi)展中，需要管理和保存的檔案信息種類(lèi)多種多樣，涉及不同領(lǐng)域，且都具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都涉及眾多的檔案資料，且檔案資料的內(nèi)容都統(tǒng)一規(guī)范，要求按照統(tǒng)一的專(zhuān)業(yè)性檔案文件進(jìn)行填寫(xiě)，對(duì)管理人員和檔案內(nèi)容的填寫(xiě)均有著專(zhuān)業(yè)性的要求。

1.3 涉及范圍廣

在高職院校基建項(xiàng)目管理中，相關(guān)工程建設(shè)中包含了建設(shè)單位、地質(zhì)勘查機(jī)構(gòu)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理部門(mén)等，相關(guān)工作是需要相互配合和監(jiān)督來(lái)完成，基建檔案對(duì)于相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行記錄，涉及范圍廣是其主要特點(diǎn)之一。

2 高職院校基建檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 重視度不足，檔案管理隨意性大

目前，高職院校對(duì)于基建項(xiàng)目檔案管理工作的重視度嚴(yán)重不足，相對(duì)于學(xué)校的其他管理工作，高職院校對(duì)于基建檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為基建檔案管理無(wú)關(guān)緊要，導(dǎo)致在實(shí)際的管理中，相關(guān)管理工作的隨意性比較大，相關(guān)檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案缺失，檔案更新不及時(shí)，檔案混亂等情況比較普遍[1]。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)，管理信息化水平不高

目前大多數(shù)高職院校基建檔案管理依然停留在紙質(zhì)化管理階段，相關(guān)基建檔案多以紙質(zhì)文件形式保存和管理，相關(guān)基建檔案管理中，一些高職院校也沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的管理部門(mén)，導(dǎo)致基建檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性和針對(duì)性，在具體的基建檔案管理工作中，很多高職院校都是以相關(guān)項(xiàng)目部門(mén)送來(lái)資料，沒(méi)有主動(dòng)的資料信息獲取意識(shí)，在具體的項(xiàng)目開(kāi)展中，缺乏分工，可能基建檔案管理只有一個(gè)人來(lái)開(kāi)展，這樣就很難做到面面俱到，不能形成有效的檔案管理體系[2]。在具體的管理工作中，相關(guān)管理人員對(duì)于信息化技術(shù)應(yīng)用比較少，不能實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化，導(dǎo)致檔案管理方法落后，資源利用率較低。

2.3 缺乏優(yōu)質(zhì)管理人才，管理動(dòng)力不足

現(xiàn)階段，很多高職院校的基建檔案管理中，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才十分短缺，很多高職院校的基建檔案管理主要是學(xué)校教師來(lái)進(jìn)行，導(dǎo)致實(shí)際管理工作缺乏規(guī)范性和專(zhuān)業(yè)性，管理的實(shí)際效果并不好。一些高職院校沒(méi)有專(zhuān)職基建檔案管理人才，對(duì)于先進(jìn)的技術(shù)培訓(xùn)開(kāi)展不足，導(dǎo)致長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)校的基建檔案管理工作得不到進(jìn)步，影響基建檔案作用的發(fā)揮。高職院校在引進(jìn)優(yōu)質(zhì)人才方面努力不足，在人才隊(duì)伍培養(yǎng)上也缺乏實(shí)踐行動(dòng)。

3 新時(shí)代高職院校基建檔案管理創(chuàng)新策略

新時(shí)期，相關(guān)高職院校要充分認(rèn)識(shí)基建檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)新任務(wù)，增強(qiáng)做好基建檔案工作的使命感和責(zé)任感。要分析研究基建檔案工作特點(diǎn)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，完善高職院校基建檔案門(mén)類(lèi)，加強(qiáng)高職院校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。

3.1 提升基建檔案管理重視度，規(guī)范檔案管理工作

高職院校要提升對(duì)于基建檔案管理的重視度，牢牢守住檔案安全生命線(xiàn)，不斷強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，不斷增強(qiáng)憂(yōu)患意識(shí)和戒懼之心，扎扎實(shí)實(shí)做好檔案安全工作[3]。要深入學(xué)習(xí)和把握基建檔案的基礎(chǔ)知識(shí)、歸檔范圍和檔案編號(hào)等方面，有效加深相關(guān)基建檔案工作人員對(duì)檔案管理工作的理解和認(rèn)識(shí)，促進(jìn)高職院校基建檔案整理工作的順利開(kāi)展。校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目屬于自治區(qū)層面統(tǒng)籌推進(jìn)重大項(xiàng)目，規(guī)劃建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)，在建設(shè)過(guò)程中形成的檔案資料很多、 很珍貴，全體人員要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，高度重視檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，學(xué)精學(xué)通檔案管理業(yè)務(wù)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做到及時(shí)收集、及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，嚴(yán)格落實(shí)指揮部檔案管理工作責(zé)任制[4]。高職院校相關(guān)基建檔案管理人員要按照檔案管理要求，結(jié)合新校區(qū)規(guī)劃建設(shè)實(shí)際，從工作流程、歸檔范圍、歸檔要求等方面進(jìn)行業(yè)務(wù)開(kāi)展，要做到與項(xiàng)目規(guī)劃建設(shè)同步收集、 同步整理、同步歸檔，保證檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性及連續(xù)性[5]。通過(guò)提升基建檔案管理重視度，促進(jìn)指揮部檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高案卷的立卷質(zhì)量。

3.2 明確管理責(zé)任，提升信息化管理水平

針對(duì)高職院校基建檔案管理工作，相關(guān)高職院校要高度重視檔案管理工作，特別是相關(guān)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)檔案意識(shí)，要切實(shí)了解檔案相關(guān)法律法規(guī)，在日常工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)范。要明確檔案管理分工，參與建設(shè)的各單位要配備檔案管理人員，責(zé)任到人，是要求會(huì)后把此次講座的相關(guān)法律法規(guī)匯編成工作手冊(cè)，供各參建單位進(jìn)一步學(xué)習(xí)，并嚴(yán)格執(zhí)行，真正做到將基建項(xiàng)目檔案管理工作貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程[6]。為切實(shí)加強(qiáng)基建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，提高工程建設(shè)管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。學(xué)校檔案館、規(guī)建處要積極開(kāi)展基建檔案規(guī)范化管理專(zhuān)題培訓(xùn)會(huì)，組織學(xué)校規(guī)建處、檔案館、計(jì)財(cái)處、 審計(jì)處等相關(guān)人員和學(xué)校產(chǎn)教融合項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和審計(jì)單位等項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和管理人員參加培訓(xùn)會(huì)，重點(diǎn)圍繞基建檔案的“作用與價(jià)值”“法規(guī)與要求”“形成與積累”“整理與歸檔”、信息化管理等方面，深入解讀建設(shè)工程歸檔規(guī)范及辦理流程，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位工作職責(zé)，工程文件的立卷，工程檔案的驗(yàn)收與移交等方面內(nèi)容[7]。講座全面、 客觀的分析當(dāng)前高職院校基本建設(shè)檔案管理面臨的形勢(shì)和存在問(wèn)題，詳細(xì)介紹檔案管理的法規(guī)和相關(guān)制度，并從強(qiáng)化檔案采集意識(shí)、如何規(guī)范制檔交檔存檔、 以及提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能等方面做深入細(xì)致的講解。

在產(chǎn)教融合項(xiàng)目啟動(dòng)之機(jī)，通過(guò)積極召開(kāi)基建檔案專(zhuān)題培訓(xùn)會(huì)非常必要，要求施工單位、 監(jiān)理單位、 設(shè)計(jì)單位和審計(jì)單位等參建單位要高度重視檔案管理工作，提升信息化在基建檔案管理中的應(yīng)用，要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)范，要在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)范要求。

3.3 注重隊(duì)伍培養(yǎng)，提升基建檔案管理實(shí)力

高職院校結(jié)合目前基建檔案管理中的問(wèn)題，要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，積極研究檔案工作中出現(xiàn)的新形勢(shì)、新情況、新問(wèn)題；要圍繞國(guó)家深化“放管服”改革和“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”的不斷推進(jìn)，加強(qiáng)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理，探索建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的新機(jī)制，確保檔案安全。要注重相關(guān)基建檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)，提升“業(yè)務(wù)能力”。積極選送干部參加國(guó)家、省、市各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著力培養(yǎng)一批適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展需要、掌握一定現(xiàn)代檔案科技與管理的基建檔案人才。要注重基建檔案管理人才的繼續(xù)教育，提升“綜合能力”。充分利用檔案信息網(wǎng)、撫州電子文檔中心、QQ 工作交流群等遠(yuǎn)程平臺(tái)和爭(zhēng)取上門(mén)服務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)交流、實(shí)地觀摩實(shí)踐、 遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)等靈活多樣的方式開(kāi)展基層檔案干部教育，組織機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案干部到大唐發(fā)電廠(chǎng)參加學(xué)習(xí)，現(xiàn)場(chǎng)觀摩檔案整理、分類(lèi)、歸檔等工作流程。進(jìn)一步提升基層檔案業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，鼓勵(lì)檔案干部參加在職學(xué)習(xí)教育、職稱(chēng)考試，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提升綜合素質(zhì)。

高職院校基建檔案管理至關(guān)重要，要切實(shí)提升高職院校基建檔案管理水平，相關(guān)高職院校要提升思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化基建檔案管理工作開(kāi)展，要結(jié)合目前基建檔案管理中存在的突出問(wèn)題，提升基建檔案管理重視度，規(guī)范管理工作，優(yōu)化管理方法，引入信息化管理技術(shù)，注重人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)提升基建檔案管理效益。