疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設路徑探索

何莉

摘要：我國醫療衛生體改革進程加快背景下，對疾控中心檔案管理提出更高的要求。特別近年來信息化技術快速發展，為疾控中心檔案管理同強有力的技術支撐，通過疾控中心檔案管理信息化建設、科學化建設，提高檔案管理整體水平。本次研究將對疾控中心檔案管理工作做簡單介紹，在此基礎上提出疾控中心檔案管理信息化、科學化建設的具體路徑。

關鍵詞：疾控中心;檔案管理;信息化;科學化

前言：作為疾控中心管理的關鍵環節，檔案管理工作專業性較強，可為疾控中心各項工作開展提供決策依據。做好檔案管理信息化、科學化建設，不僅是順應時代發展的要求，也是推動“共享”目標實現的主要途徑。在國內重大流行性疾病防控形勢日益嚴峻環境下，疾控中心檔案管理工作更需擔負起自身職責，確保檔案資源得到充分利用。因此，本文對疾控中心信息化與科學化建設探索，有重要意義。

一、疾控中心檔案管理工作基本介紹

疾控中心檔案管理工作涉及的檔案資源相對復雜，為保證檔案資源可被充分利用，可將檔案資源細化，如常規衛生監測資料、病理檢驗資料、健康危害因素資料、疾病情況調查與處理結果資料。如常規衛生監測資料，一般衛生抽查、檢測記錄與監測報告等都可劃入該范疇中。再如疾病情況調查，如污染事故處理報告、食物中毒病情與處理報告以及一般疫情處理材料等。而從工作形式看，目前疾控中心檔案管理工作方式不斷轉變，傳統的文字資料、聲像資料等逐漸向數字化資料過渡，需要檔案管理工作者明確自身職責，與時俱進，開拓檔案管理建設新途徑[1]。

二、疾控中心檔案管理信息化建設路徑

（一）信息化采集系統建設

疾控中心檔案管理信息化建設，主要從信息采集、信息存儲與信息共享等方面著手。首先，在信息采集方面，疾控中心需建立電子采集系統，推進檔案資源采集信息化建設。當前電子文件檔案逐漸增多，檔案管理人員需對電子文件的特征正確認識，原因在于信息系統中電子文件有不同的編碼形式，需要工作人員掌握相關的管理技術。同時，電子文件采集，也需在信息數據庫、多媒體技術應用方面加強，確保檔案采集有完善的采集體系作為依托。

（二）電子存儲平臺的應用

電子存儲平臺是保證電子檔案文件的關鍵。近年來疾控中心電子檔案文件數量日益增多，這為計算機存儲帶來極大壓力，一旦存儲空間不足，將導致檔案資料整理進度放緩，甚至系統崩潰下可能出現電子文件丟失情況，不利于檔案管理工作水平提升。因此，檔案管理信息化建設中，需在電子文件存儲方面給予重視，可結合疾控中心實際引入網絡存儲技術，構建網絡電子存儲平臺，在網絡存儲設備上優化，同時注意做好存儲平臺運行管理與安全管控工作，防止電子文件存儲出現泄密或丟失情況[2]。

（三）信息化共享平臺建設

疾控中心檔案管理的目標在于信息存儲與信息共享，特別共享方面，主要為提高檔案資源利用率，使檔案的價值提高。而該目標的實現需依托信息化共享平臺，平臺建設中，可采取的策略包括：第一，檔案轉化。傳統檔案管理工作中，以紙質檔案為主，管理難度較大，檔案調用與查閱均面臨極大難題，更無從談及共享，所以共享平臺建設首先應做好檔案轉化，盡可能以數字化檔案為主，原有的紙質檔案文件，需在電子系統中錄入，并注意配套建設其他系統，包括檔案資源調取系統、內部檔案信息共享系統以及查詢系統等，以此使疾控檔案共享服務質量提升。其次，內部檔案共享。檔案管理工作人員可利用網絡平臺優勢，同疾控中心其他部門交流，盡可能從查詢、借閱、參考等各方面提供便利，這樣既實現檔案資源的共享，也能幫助推動疾控中心整體工作效率提升。

三、疾控中心檔案管理科學化建設措施

（一）打造良好檔案保存環境

疾控中心檔案管理水平的提升，除借助信息技術外，還需在科學化建設方面加強?？茖W化管理首先需注意檔案的保存，包括傳統檔案、數字化檔案的存儲。其中傳統檔案保存管理，通常面臨外界環境影響問題，如溫度過高、環境過于潮濕等，一旦保管不善，可能導致檔案受損。數字化檔案建設并不意味完全淘汰傳統紙質檔案，所以保管中應注意在檔案存儲室、存儲柜等方面加強建設。而對于數字化檔案，保存管理面臨的問題主要在于存儲系統安全層面，科學化建設的要點在于加強信息系統建設，加快檔案管理相關設備更新完善，同時注意定期做好設備維護管理工作，對于檔案登錄，可采取密鑰等多種方式，保證檔案資料安全，提高檔案管理安全性與科學性。

（二）加快檔案管理人才培養

信息化技術引入到檔案管理工作中，并不意味所有檔案操作由計算機開展，檔案管理人員仍是工作的主體。在疾控中心檔案管理科學化建設中，應在人才素質上強化。疾控中心首先需對檔案管理人員意識強化，樹立與時俱進意識，更新檔案管理理念，正確認識自身工作對疾控中心的重要性。其次，可通過培訓活動、進修方式以及交流活動強化人員素質，如內部定期開展培訓活動，培訓內容以檔案管理專業知識、信息化技術知識以及職業道德素養等為主，特別信息化技術知識，需要人員充分掌握，包括如何利用計算機采集、整理、存儲與調閱等。同時，可為檔案管理人員提供進修與交流活動機會，如定期到大學校園學習，或各疾控中心檔案管理人員間交流，以此強化管理人員綜合素養。

（三）完善檔案管理相關機制

檔案管理科學化建設，制度建設必不可缺。科學的檔案管理要求有具體的制度作為保障，如檔案歸檔制度，要求細致、全面檢查歸檔的文件，做到歸檔準確、完整、及時，且數字化檔案、紙質版文件保持一致。再如檔案利用制度，疾控中心其他部門借閱檔案時，禁止提供紙質文件、原版文件，可將電子版拷貝文件提供給借閱人員，確保檔案資源的安全性。另外，檔案管理部門在考評機制上完善，對于檔案管理人員的考核，可從多個細則指標上著手，如檔案編輯、統計、利用率、信息收集等，激發檔案管理人員工作積極性[3]。

結論：信息化建設、科學化建設是疾控中心檔案管理工作未來主要方向。實際開展檔案管理工作中，應正確認識檔案管理的基本內容，在信息化建設方面主要做好信息采集系統、存儲系統與共享平臺建設，而科學化建設強調人員綜合素養強化、制度完善以及檔案良好環境打造等。通過檔案管理信息化、科學化建設，提高檔案資源整體價值。

參考文獻

[1]王瑋.淺談疾控機構建設項目衛生學評價檔案管理中的問題及對策[J].中外企業家，2020（03）：142-143.

[2]康昆展.發展疾控檔案數字化 做好智能檔案室建設[J].檔案管理，2019（05）：91-92.

[3]郭佃曉.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用研究[J].科技經濟導刊，2019，27（19）：227.