提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

宋建明

摘要：隨著時代的進步，企業(yè)的發(fā)展也十分迅速。辦公室的文秘人員作為辦公室的主要工作人員，負(fù)責(zé)處理企業(yè)單位的各種繁雜事務(wù)，辦事效率直接影響著辦公室乃至整個企業(yè)單位的運轉(zhuǎn)。文秘人員的基本素質(zhì)高低、職業(yè)技能強弱、處理關(guān)鍵問題的能力強弱都影響著企業(yè)的工作進度和質(zhì)量，所以提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平是企業(yè)必須高度關(guān)注的重要工作。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;工作質(zhì)量;有效策略？

引言

公司內(nèi)部的辦公室部門是整個公司的綜合協(xié)調(diào)機構(gòu)，因此很多公司的重要管理事務(wù)都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內(nèi)部政策制定、文件傳達(dá)的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計算機操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內(nèi)部文案的編制需求，承擔(dān)起信息傳達(dá)、承上啟下的作用。

1提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性

不論在機關(guān)單位還是政府組織機構(gòu)中辦公室都處于中心位置，對其他部門工作具有領(lǐng)導(dǎo)地位，是政府組織機構(gòu)或機關(guān)單位行政工作的重要場所。辦公室在日常工作中不但工作量較大且工作環(huán)節(jié)較多，且流程較復(fù)雜。作為辦公室的文秘工作人員，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，又要與下級部門進行溝通，并且要保證每一項工作都不出現(xiàn)差錯。文秘工作者是政府組織機構(gòu)各部門工作信息的傳達(dá)者，要協(xié)調(diào)各部門完成工作內(nèi)容。各政府組織機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)在考慮辦公室工作效率的同時還要重視員工之間的關(guān)系，只有員工之間關(guān)系協(xié)調(diào)才能保證政府組織機構(gòu)工作良好開展。所以在提高政府組織機構(gòu)辦公室工作效率時，要著重提高文秘人員工作質(zhì)量，確保其協(xié)調(diào)政府組織機構(gòu)各部門之間的關(guān)系，保證工作效率適應(yīng)政府組織機構(gòu)整體工作運行速度。

2提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

2.1強化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度

企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)人要加強文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當(dāng)中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。提升文秘人員的語言表達(dá)能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀(jì)要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業(yè)性的協(xié)作培訓(xùn)和語言溝通培訓(xùn)，增強文秘工作者人際關(guān)系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業(yè)形象。此外，辦公室主任還應(yīng)組織部門的員工完善公司內(nèi)部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學(xué)的制度來規(guī)范文秘的工作行為。在部門內(nèi)部建立文秘工作的職業(yè)道德規(guī)范，要求文秘人員嚴(yán)格管理自身行為，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，保證文秘工作者可以嚴(yán)格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業(yè)能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓(xùn)機制，以此來提升文秘人員綜合素養(yǎng)能力。

2.2激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是國家、企業(yè)獲得發(fā)展動力的重要前提。很多人認(rèn)為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創(chuàng)新。從文秘工作的工作性質(zhì)來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復(fù)思索，將工作效率過低的傳統(tǒng)模式剔除，通過激發(fā)文秘工作人員的思想創(chuàng)新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的穩(wěn)定提升。想要提升文秘工作的創(chuàng)新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創(chuàng)新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創(chuàng)新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內(nèi)部雜質(zhì)等傳統(tǒng)信息渠道，文秘人員可以對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行合理應(yīng)用，但網(wǎng)絡(luò)信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準(zhǔn)確而影響下一步工作的開展。第二，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現(xiàn)出來，利用合理方式將創(chuàng)新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發(fā)。

2.3附加必要的獎勵制度

企業(yè)根據(jù)員工的工作制定獎勵制度可以說是關(guān)愛員工、激勵員工、督促員工的有效手段。制定合理的獎勵制度不僅適用于辦公室，同樣適用于企業(yè)所有部門，員工物質(zhì)上或名譽上得到了獎勵，工作態(tài)度就會積極向上。制定辦公室文秘的獎勵制度，主要內(nèi)容就是確定獎勵原則：多勞多得原則和公開性原則。文秘在工作量巨大的情況下基本完成任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)給予“優(yōu)秀獎”，可以獎勵生活用品、紀(jì)念品或適當(dāng)?shù)莫劷?文秘在工作量巨大的情況下完成全部任務(wù)且質(zhì)量較高的，應(yīng)當(dāng)給予“超越獎”，要獎勵數(shù)額合理的獎金。在獎勵制度中公開性原則也是十分必要的，它代表著公平性，能夠使文秘人員信服并且正視自己。辦公室文秘工作獎勵制度不斷激勵著文秘人員發(fā)揮自己的能量，使其得到滿意的回報。

3結(jié)語

綜上所述，在企事業(yè)單位辦公室管理工作中，主要的辦公場所便是辦公室，而辦公室的工作重點應(yīng)放在文秘人員工作效率的提升上。但在實際工作中，想要將策略效果有效發(fā)揮出來，需要一個很長的過程。新工作模式的設(shè)施對文秘工作可以起到一些借鑒作用，在具體實施上還需要各個管理人員根據(jù)自身文秘工作特點進行選擇，確保辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效提高。

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（作者單位：國網(wǎng)河南省電力公司柘城縣供電公司）