檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題及應(yīng)對策略探討

李明秋

吉林省高速公路管理局 吉林 長春 130000

1 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存普遍問題

（1）故步自封不夠積極主動。當(dāng)前，部分基層單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識比較片面，對檔案信息化建設(shè)不夠重視，忽視了檔案管理工作的實際意義，且在檔案信息化建設(shè)中不夠積極主動，以致與先進(jìn)的信息化建設(shè)理念存在較大差距。很多檔案管理人員仍停留于以往的檔案管理模式，其較依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，主動學(xué)習(xí)與接受信息化技術(shù)的意識薄弱，很難在短時間內(nèi)接受信息化建設(shè)理念，這些問題的存在均在一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（2）硬件配置不足檢修缺位。地方政府部門為檔案信息化建設(shè)提供的資金有限，以致信息化建設(shè)設(shè)施設(shè)備配備不足，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。另外，信息化設(shè)備使用過程中，設(shè)備管理部門檢修不及時、不到位，使得設(shè)備長時間處于疲勞工作狀態(tài)，甚至還有一些硬件設(shè)備因長期閑置而無法正常使用。除此之外，設(shè)備配置不完善也會直接影響信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，從而導(dǎo)致信息化技術(shù)應(yīng)用效果差，影響了檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（3）檔案管理系統(tǒng)存有缺陷。檔案信息化建設(shè)中的數(shù)據(jù)安全需要相應(yīng)的安全技術(shù)、防火墻以及訪問密碼做支撐，僅僅從技術(shù)層面出發(fā)很難全面保障與排除檔案數(shù)據(jù)面臨的潛在安全隱患。當(dāng)前，部分檔案管理系統(tǒng)自身不夠完善，存在缺陷，且未結(jié)合檔案信息系統(tǒng)的動態(tài)變化及時調(diào)整與完善檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全防范措施，以致無法從根源上規(guī)避數(shù)據(jù)信息的安全隱患。

（4）配套制度不夠健全完善。當(dāng)前部分基層單位的檔案信息化建設(shè)方案比較籠統(tǒng)，缺乏細(xì)節(jié)性規(guī)劃，以至于配套制度經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容模糊、覆蓋范圍狹窄等問題，制度的約束力被削弱，權(quán)威性有所降低，阻礙了檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。另外，基層單位檔案信息化建設(shè)缺少配套的制度作為約束，以致部分檔案管理人員的主動性、積極性較差，工作效率持續(xù)下降，同時上級管理人員的管理工作缺乏足夠的制度支撐，使得信息化建設(shè)執(zhí)行力不足。此外，沒有配套的制度作監(jiān)管，也會在一定程度上加大人為失誤以及違規(guī)操作的概率，由此使得信息化建設(shè)方案無法得到準(zhǔn)確有效的貫徹執(zhí)行。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題的應(yīng)對策略

（1）提升認(rèn)知緊抓改革機遇。在基層單位的檔案信息化建設(shè)中，各級領(lǐng)導(dǎo)干部須及時接受先進(jìn)的信息化技術(shù)與理念，清楚認(rèn)識檔案資料對于基層單位日常運作以及戰(zhàn)略決策的重要性，深刻領(lǐng)悟檔案管理工作的服務(wù)職能與服務(wù)性質(zhì)，并從主觀意識上逐步適應(yīng)與大力推進(jìn)無紙化檔案管理模式，樹立全局意識大局觀，積極配合基層單位又快又好地完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)，促使檔案管理能夠為基層單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，基層檔案管理人員要樹立積極學(xué)習(xí)、主動學(xué)習(xí)的意識，關(guān)心當(dāng)前時代的發(fā)展趨勢，構(gòu)建與新時代相符的思維模式，促使檔案信息化建設(shè)能夠順應(yīng)時代發(fā)展要求，同時，還要緊抓信息化改革機遇，不斷將先進(jìn)的信息技術(shù)與管理模式與檔案管理工作高度融合，以充分凸顯檔案信息化建設(shè)的價值意義。

（2）加大設(shè)備投入做好維護(hù)。為有效解決信息化建設(shè)設(shè)備的配置問題，需要在硬件設(shè)施方面加大資金投入，并逐步完善相應(yīng)的設(shè)備檢修維護(hù)方案，以確保各項先進(jìn)的信息技術(shù)能夠在檔案管理中得以充分運用。一方面，在設(shè)備配置方面，應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)的作用規(guī)律予以合理配置，同時，對于硬件設(shè)備供應(yīng)商的選擇，應(yīng)通過多層篩選，選擇資質(zhì)全、信譽優(yōu)、規(guī)模大的供應(yīng)商，以從源頭做好信息化設(shè)備的質(zhì)量管控；另一方面，在設(shè)備管理人員方面，應(yīng)以硬件設(shè)備的運行規(guī)律為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理的工作計劃與工作要求，制定科學(xué)合理的設(shè)備檢修與維護(hù)方案，同時，還要針對設(shè)備運行易出現(xiàn)的問題，做好提前預(yù)測與應(yīng)對，確保故障一旦出現(xiàn)能及時應(yīng)對，以縮短維修時間，提高信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性與檔案管理信息化水平。

（3）完善系統(tǒng)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。首先，做好信息安全預(yù)警。對于可預(yù)見的檔案信息安全問題，基層單位要做到“未雨綢繆”，防患于未然。這就要求在基層單位信息系統(tǒng)中的各個工作人員做到協(xié)調(diào)配合，遇到問題及時溝通，以有效降低網(wǎng)絡(luò)信息安全風(fēng)險發(fā)生的概率，并通過完善系統(tǒng)自身防御能力，提升信息系統(tǒng)安全性能，進(jìn)而有效規(guī)避非法攻擊者的入侵。

其次，引進(jìn)高新安全技術(shù)。基層單位須積極引進(jìn)先進(jìn)的信息安全技術(shù)，例如，可通過加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測技術(shù)或防火墻技術(shù)等，提前消除對檔案信息系統(tǒng)造成威脅的不安全因素，有效抵御網(wǎng)絡(luò)入侵者的非法入侵，進(jìn)而促使檔案信息化系統(tǒng)的安全性、可靠性。

最后，規(guī)范日常操作。對于檔案信息系統(tǒng)的日常使用與管理，相應(yīng)檔案管理人員必須要注意日常操作的規(guī)范性，未經(jīng)上級允許不得隨意使用涉密計算機。通過更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮魇箼n案的存儲、調(diào)取等環(huán)節(jié)更加規(guī)范，強化檔案的風(fēng)險抵御能力，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（4）構(gòu)建完善相關(guān)配套制度。基層單位檔案信息化建設(shè)離不開配套制度的支持，對此，務(wù)須要結(jié)合單位實際構(gòu)建、完善配套制度，使各級職工在工作期間都能有一個準(zhǔn)確的參照。關(guān)于配套制度的建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)針對現(xiàn)階段檔案管理的實際情況，制定科學(xué)的信息化建設(shè)目標(biāo)，然后以該目標(biāo)為基礎(chǔ)制定對應(yīng)的建設(shè)方案，并針對各項工作的具體落實，制定完善周詳?shù)牟僮饕?guī)范與管理細(xì)則，并采取有效措施提高各級職工在檔案信息化建設(shè)期間的積極性與自覺性。

3 結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)不僅對全面提升企事業(yè)單位及有關(guān)部門的檔案管理水準(zhǔn)與管理成效大有裨益，并且能夠促使檔案信息資源實現(xiàn)更好共享與利用。但檔案信息化建設(shè)并非“一朝一夕”可促成，需多部門積極配合長久推進(jìn)，對于存在不足應(yīng)及時查擺并妥善處置，以求檔案信息化建設(shè)盡早“開花”結(jié)“碩果”。