招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理研究

李宇

摘要：投標(biāo)保證金是工程項(xiàng)目開(kāi)展中必然存在的一項(xiàng)資金，可以幫助招標(biāo)方減少中標(biāo)后投標(biāo)方違約的風(fēng)險(xiǎn)。一般由于工程項(xiàng)目較大，所以按一定比例收取的投標(biāo)保證金金額也較大。對(duì)招標(biāo)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這一部分資金屬于臨時(shí)性資金，而由于我國(guó)投標(biāo)保證金管理制度并未細(xì)化到具體，使招標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理中存在諸多問(wèn)題，增加企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。本文首先闡述投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理的重要性，在此基礎(chǔ)上分析招標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理中存在的問(wèn)題，并研究?jī)?yōu)化投標(biāo)保證金管理的對(duì)策建議，以期幫助招標(biāo)企業(yè)更好地處理投標(biāo)保證金管理工作。

關(guān)鍵詞：招標(biāo)企業(yè)；投標(biāo)保證金；財(cái)務(wù)管理

一、投標(biāo)保證金以及對(duì)其財(cái)務(wù)管理的重要性

在各項(xiàng)工程項(xiàng)目建設(shè)中，投標(biāo)保證金需要投標(biāo)人在遞交投標(biāo)文件時(shí)一同交付給招標(biāo)人或相關(guān)代理單位。投標(biāo)保證金一方面可以用來(lái)約束投標(biāo)人的行為，增加招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的權(quán)威性，同時(shí)也可以對(duì)投標(biāo)單位的資金實(shí)力進(jìn)行初步考量，確保工程建設(shè)中投標(biāo)單位有足夠的資金周轉(zhuǎn)。另一方面也對(duì)招標(biāo)企業(yè)有一定的督促作用。由于投標(biāo)保證金的約束作用具有時(shí)效性，在有效期內(nèi)投標(biāo)單位需要擔(dān)負(fù)一定的投標(biāo)責(zé)任，而在有效期外投標(biāo)單位將不再負(fù)有責(zé)任。所以，招標(biāo)企業(yè)需要在有效期內(nèi)定標(biāo)，確保投標(biāo)人的經(jīng)營(yíng)決策以及資源調(diào)配不受影響。而在一次項(xiàng)目招標(biāo)過(guò)程中，招標(biāo)單位會(huì)受到多個(gè)投標(biāo)文件以及多筆投標(biāo)保證金，使企業(yè)短期資金流入增加。若企業(yè)不對(duì)這筆資金進(jìn)行嚴(yán)格管理，則勢(shì)必導(dǎo)致企業(yè)短期資金管理出現(xiàn)混亂，在后期退還投標(biāo)保證金時(shí)容易出現(xiàn)失誤，給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。所以，加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)保證金的管理是招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的重要部分，同時(shí)也是招標(biāo)企業(yè)保證資金安全的重要前提。

二、招標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)保證金管理中存在的問(wèn)題

就目前而言，我國(guó)對(duì)投標(biāo)保證金的明文法規(guī)主要集中于保證金的提交、運(yùn)用、退還等問(wèn)題以及所需資料進(jìn)行概述，但關(guān)于投標(biāo)保證金管理的具體細(xì)則并未有明確的定義，存在一定的可操作空間，給招標(biāo)企業(yè)的穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)帶來(lái)威脅。下面就招標(biāo)企業(yè)在投保保證金財(cái)務(wù)管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析：

（一）繳納階段存在的問(wèn)題

就目前而言，隨著企業(yè)的發(fā)展，招標(biāo)企業(yè)下屬多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，而投標(biāo)保證金主要由項(xiàng)目招標(biāo)人或代理單位負(fù)責(zé)收取，企業(yè)無(wú)法直接獲取信息，相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性難以得到保證。而再加上市場(chǎng)、政策等多種因素的影響，評(píng)標(biāo)委員會(huì)難以保證對(duì)所有投標(biāo)保證金都可以及時(shí)進(jìn)行評(píng)審，導(dǎo)致虛假招標(biāo)的現(xiàn)象發(fā)生，對(duì)整個(gè)招標(biāo)市場(chǎng)的秩序造成影響。比如，一些投標(biāo)人缺乏職業(yè)道德意識(shí)，和投標(biāo)人串通，私下寬限投標(biāo)保證金繳納時(shí)間，招標(biāo)企業(yè)無(wú)法及時(shí)收到應(yīng)收投標(biāo)保證金，增加企業(yè)財(cái)務(wù)工作。而其中投標(biāo)保證金繳納方式的多樣化也增加了信息的不對(duì)稱(chēng)性，比如銀行本票屬于見(jiàn)票即付型，而匯票以及轉(zhuǎn)賬支票等從匯出、兌取到實(shí)際到賬需要一定的時(shí)間，使審核難度變大，增加投標(biāo)保證金確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）管理階段存在的問(wèn)題

在以往的投標(biāo)過(guò)程中，往往存在投標(biāo)人在投標(biāo)后反悔選擇退出的問(wèn)題，還有部分投標(biāo)企業(yè)私自更改所承擔(dān)責(zé)任的問(wèn)題，為此我國(guó)建立投標(biāo)保證金管理制度。雖然減少了上述問(wèn)題的發(fā)生，但管理制度并不全面。在不斷發(fā)展中，投標(biāo)、招標(biāo)企業(yè)所面臨的問(wèn)題不斷發(fā)生變化，對(duì)投標(biāo)保證金收取后的管理并未有明確的規(guī)定，各招標(biāo)企業(yè)依據(jù)自身理解進(jìn)行管理。而目前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，招標(biāo)企業(yè)為了提高利潤(rùn)空間更重視業(yè)績(jī)的發(fā)展，相對(duì)忽視內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，尤其是對(duì)保證金這種臨時(shí)性資產(chǎn)的重視更是不足，相關(guān)監(jiān)管制度建設(shè)不完善，難以對(duì)各環(huán)節(jié)活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，串通做假賬、挪用保證金現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，投標(biāo)保證金安全得不到保障，危害到投標(biāo)企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而威脅到招標(biāo)企業(yè)的名譽(yù)。

另外，招標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理上的重視不足，一方面使內(nèi)部控制并未全面覆蓋到企業(yè)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程，而新財(cái)務(wù)改革也使企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容和范圍都有所變動(dòng)，內(nèi)部控制的不完善將導(dǎo)致企業(yè)難以對(duì)管理人員行為的合規(guī)性進(jìn)行全面、精細(xì)的控制。另一方面，重視度不足也使招標(biāo)企業(yè)為明確劃分各崗位權(quán)責(zé)，尤其是在經(jīng)濟(jì)改革的大背景下，招標(biāo)企業(yè)自身也在經(jīng)歷改革，財(cái)務(wù)工作發(fā)生變動(dòng)，相關(guān)崗位職責(zé)也在發(fā)生改變。而權(quán)責(zé)未及時(shí)重新劃分時(shí)如出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)無(wú)法落實(shí)到具體個(gè)人，助長(zhǎng)了不合規(guī)行為的出現(xiàn)，影響招標(biāo)企業(yè)的發(fā)展。

三、優(yōu)化投標(biāo)保證金管理的對(duì)策建議

（一）保證金繳納階段

針對(duì)繳納階段存在的問(wèn)題，首先，招標(biāo)企業(yè)要提前明示投標(biāo)保證金的繳納方式。在條件允許的情況下，盡量規(guī)定統(tǒng)一的繳納方式，甚至是同一銀行，便于招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)人員及時(shí)和銀行對(duì)接，獲取投標(biāo)保證金相關(guān)信息。其次，細(xì)化會(huì)計(jì)科目，詳細(xì)轉(zhuǎn)賬信息。還未單獨(dú)分離出投標(biāo)保證金的企業(yè)要在會(huì)計(jì)賬目中單獨(dú)設(shè)立投標(biāo)保證金二級(jí)科目，若投標(biāo)單位較多，還可以進(jìn)一步設(shè)立三級(jí)科目，即某投標(biāo)企業(yè)。已經(jīng)設(shè)立的招標(biāo)企業(yè)要進(jìn)一步明確轉(zhuǎn)賬備注，明確標(biāo)注轉(zhuǎn)賬單位、金額、時(shí)間等，并做好客戶信息表。最后，若遇到不明用途的轉(zhuǎn)賬，比如個(gè)人網(wǎng)銀繳納、信息標(biāo)注不全的繳納等，招標(biāo)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員要及時(shí)取得聯(lián)系，確認(rèn)并獲取詳細(xì)的信息。

（二）保證金管理階段

1.加強(qiáng)內(nèi)部制衡，明確各崗位權(quán)責(zé)

招標(biāo)企業(yè)想要使投標(biāo)保證金的管理按照預(yù)期發(fā)展，則首先要明確各崗位權(quán)責(zé)。權(quán)責(zé)不明容易導(dǎo)致分工不明確，出現(xiàn)工作重復(fù)和真空地帶。內(nèi)部實(shí)際工作并未涉及到經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際管理不全面，進(jìn)而使企業(yè)制定的投標(biāo)保證金制度難以全面落實(shí)。同時(shí)，權(quán)利的不清晰也會(huì)導(dǎo)致企業(yè)賬目混亂。尤其是在目前ERP系統(tǒng)廣泛使用的時(shí)代，權(quán)利的不明容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被惡意篡改。企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真，財(cái)務(wù)人員在此基礎(chǔ)上編制出的各類(lèi)報(bào)表、企業(yè)信息都缺乏權(quán)威，從而惡化企業(yè)經(jīng)營(yíng)。所以，招標(biāo)企業(yè)要借助預(yù)算管理將企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)具體化，并細(xì)分到各部門(mén)、各員工，明確他們的職責(zé)。二要強(qiáng)化內(nèi)部制衡。以不相容崗位分離原則為基礎(chǔ)，詳細(xì)劃分各崗位職責(zé)，規(guī)避越俎代庖等問(wèn)題。同時(shí)，在各崗位之間形成相互制約的關(guān)系，加強(qiáng)各崗位之間的互相監(jiān)督作用。

2.以風(fēng)險(xiǎn)控制加強(qiáng)監(jiān)督評(píng)價(jià)機(jī)制

由于目前還未有詳細(xì)的國(guó)家政策規(guī)劃投標(biāo)保證金的管理細(xì)則，各招標(biāo)企業(yè)各自制定保證金管理制度，制度編制時(shí)的主觀性較大，所以，招標(biāo)企業(yè)還需要建立相應(yīng)的監(jiān)管評(píng)價(jià)機(jī)制監(jiān)督投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作的落實(shí)和運(yùn)行的有效性。首先，企業(yè)可以以內(nèi)部控制為基礎(chǔ)拓展監(jiān)管范圍，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)全過(guò)程的監(jiān)督和管理，加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)保證金管理的監(jiān)管。另外，企業(yè)還可以借助風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)提高評(píng)價(jià)效果，通過(guò)識(shí)別、分析經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。同時(shí)，企業(yè)也可以賦予時(shí)代特色，如在當(dāng)下不斷強(qiáng)化黨風(fēng)廉政建設(shè)的大環(huán)境下也應(yīng)把反腐倡廉建設(shè)要求融入到部門(mén)業(yè)務(wù)和執(zhí)行流程中，對(duì)于違反中央八項(xiàng)規(guī)定等違紀(jì)事項(xiàng)進(jìn)行精準(zhǔn)的審核，減少廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，促使企業(yè)投標(biāo)保證金管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。

（三）保證金退還階段

投標(biāo)企業(yè)要及時(shí)將中標(biāo)方和非中標(biāo)方的投標(biāo)保證金及時(shí)在規(guī)定期限內(nèi)退還，為了保證保證金退還的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)還需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)建設(shè)，提高會(huì)計(jì)人員工作效率。在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的建設(shè)中，招標(biāo)企業(yè)首先要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)構(gòu)建合適的系統(tǒng)模塊，提高系統(tǒng)的適配性。其次，加強(qiáng)對(duì)信息人員的培養(yǎng)，提高自主研發(fā)水平，從而進(jìn)一步對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，減小系統(tǒng)和實(shí)際需求之間的偏差。

四、結(jié)束語(yǔ)

在目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，招標(biāo)企業(yè)面臨的市場(chǎng)環(huán)境也較為嚴(yán)峻，潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)眾多。而招標(biāo)企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)健的發(fā)展，則必然要加強(qiáng)內(nèi)部管理。投標(biāo)保證金作為招標(biāo)企業(yè)內(nèi)部一項(xiàng)經(jīng)常性流動(dòng)且金額較大的資金，對(duì)其的管理也是招標(biāo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需要重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。企業(yè)必須同等對(duì)待繳納階段和管理階段的財(cái)務(wù)管理工作，從而確保招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的安全開(kāi)展，減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。財(cái)

參考文獻(xiàn)：

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