對基層水利檔案工作信息化建設的思考

李演科

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心，陜西 咸陽 712000）

近年來，國家加大了水利建設投資力度，大型灌區的更新改造、病險水庫除險加固、泵站改造、節水項目等持續推進，產生了大量的水利工程檔案資料。加快基層水利檔案管理工作信息化建設，用現代化管理手段，做好檔案管理和服務，是水利建設和發展的客觀需求，也是基層水利檔案工作者的重要任務。

1 加快基層水利檔案工作信息化建設的重要性

1.1 水利檔案數量急劇增多促使管理方式的變革

隨著國家對水利建設的持續投入及一批批工程項目相繼竣工，大量水利建設檔案隨之產生。寶雞峽引渭灌溉中心近十年產生的水利建設檔案，占到灌區開灌近50 年來的三分之一，檔案收集、整理、管理任務急劇增加，檔案的提供利用數量同步增高，所以，針對現階段水利檔案數量大幅增多、利用需求不斷增長的實際，必須加快基層水利檔案工作的信息化建設，逐步實現檔案管理數字化，為工程建設與管理以及向社會提供優質高效的檔案服務。

1.2 水利建設自身需求和社會需求是加快水利建設檔案信息化的原生動力

目前，在社會發展各個領域全面推進信息化的大潮中，水利事業信息量呈大幅增高趨勢，人們處理信息、獲取信息的手段和渠道日益增多和高效，水利檔案信息與社會其它信息之間的聯系日益密切。人們往往希望借助信息化、數字化的計算機技術來獲取各種資源信息，來獲得低成本、高效率的檔案報務。水利工程管理單位自身的建設與發展也對檔案管理提出了更高的要求。寶雞峽引渭灌溉中心實行三級管理，基層單位分布在關中中西部14 個市、縣（區），檔案的利用極為不便。在基層水利檔案工作中，傳統的檔案管理方法已不能適應社會發展和水利行業自身發展的需要。所以，實行檔案工作信息化管理，共享檔案信息資源是水利檔案管理的發展方向。

2 基層水利檔案工作信息化建設現狀

2.1 信息化程度低，檔案管理任務繁重

檔案數量的急劇增加給傳統的人工管理檔案帶來挑戰。目前水利行業檔案管理信息化水平普遍不高，從檔案材料的收集、整理、編目、到管理維護主要依靠人工管理，檔案管理人員任務繁重，工作效率低下，與當前發展環境不相適應。

2.2 水利檔案管理處在從人工到信息化的轉型時期

水利建設檔案目前處于從人工管理向信息化管理的轉型階段，在這個階段會不可避免地出現一些影響信息化進程的因素。一是檔案管理人員和業務人員的理念與信息化發展趨勢有一定的差距，習慣于傳統的管理方式，缺乏求新、求變的精神。二是轉型時期最主要的特征是紙質檔案與電子檔案共存。寶雞峽引渭灌溉中心于2018 年建立了自己的辦公自動化系統，開始了紙質檔案向電子檔案的轉型，但在實際工作中，經常會遇到在同一個工程項目、同一子類目下，既有紙質檔案，又有電子檔案，甚至在同一件（卷）里，不同載體的檔案同時存在，有些文字資料是電子檔案，與之相關的圖紙卻是紙質檔案，在技術上增加了全面實現檔案管理信息化的難度。這里面既有業務人員信息化水平參差不齊的原因，也有信息化應用水平在水利建設各個領域發展不均衡的原因。三是水利工程檔案信息化投入少。近年來各灌區相繼實施了信息化工程，但投資的主要對象是灌區工程運行管理方面，如水情監控、水量調配等。有的建立了OA 系統，卻未配套相應的檔案管理系統，對檔案管理信息化的投入較少。

2.3 高素質的檔案管理人才缺乏

檔案管理信息化要求檔案管理人員不僅要具備較高的業務水平，還需熟練掌握一定的計算機技能、基礎外語水平等。目前水利檔案管理缺乏綜合素質較高的復合型人員，檔案管理人才的培訓和培養力度遠遠小于其它主要專業，這是制約檔案管理信息化發展的最主要因素。

3 加快水利檔案工作信息化建設的建議和對策

3.1 制定檔案管理信息化規劃和實施方案

當前社會處在一個信息化快速發展的新時代，社會活動中的信息需求量日益增加，且呈高速增長的趨勢。人們需要一個更加快捷高效的信息獲知渠道，但基層水利工程檔案管理信息化程度低，進展緩慢，難以適應新時代發展需要。應根據單位實際，制定本單位檔案管理信息化規劃和實施方案，將檔案管理信息化納入灌區信息化建設總體規劃中，明確時間節點，穩步推進，補齊短板。

3.2 引進和培養復合型檔案管理人才

人才是推動水利檔案管理現代化的最重要的因素。目前，基層水利單位普遍存在檔案管理人員年齡和知識結構老化的現象，亟需引進具有檔案專業知識和計算機知識的復合型人才，實現檔案管理人員的新老交替。還要加強現有在崗人員的業務培訓。近年來，檔案管理的有關規范、標準變化較大，國家檔案局發布了電子文件歸檔與管理的國家標準，而檔案業務培訓卻被弱化，在一定程度上影響了檔案管理信息化進程。單位應選派具有一定經驗的檔案管理人員到開設檔案管理專業的大學進行培訓，與檔案管理信息化開展較好的單位和行業進行人員和技術交流，不斷提高基層檔案管理人員專業素質，為全面實現檔案管理信息化提供人才保障。

3.3 引進符合國家標準的檔案管理系統

目前的檔案管理系統從來源上區分，主要有三類：使用單位自行研發、委托專業公司研發、商品系統軟件。經國家檔案局認定的商品管理軟件相對比較規范，而前兩種系統受相關人員的檔案專業知識及單位與軟件公司對接影響，會不同程度存在一些問題，如電子文件格式不符合國家標準，功能模塊不完善，安全性差等，且后期維護不便、維護成本高。

不具備研發條件的單位應選擇國家檔案局認可的商品軟件，委托專業公司研發的，應首先審核其資質。一個完整的檔案管理系統應包括各業務系統的文件管理、檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等。單位已建立OA系統、項目管理等系統的，還應做好檔案管理系統與其它系統的良好對接，以提高系統使用效率。

信息化會帶來一定的安全風險，這一點在系統設計之初就應充分考慮，從技術上杜絕漏洞。使用者和管理者應嚴格遵守網絡安全有關法律法規和檔案保密有關規定，確保檔案信息資源安全。

3.4 倡導水利檔案資源共享

人工管理檔案時代，檔案資源基本上屬于單位的私產，檔案資源的社會性被減弱，跨行業、跨單位查閱檔案障礙多、門檻高，程序復雜，難以提供更多的社會服務，也影響了生產建設和社會經濟發展。信息化時代的到來，打破了單位和行業之間的檔案利用屏障，搭建起一個便捷高效的跨越時間地域、跨單位、跨行業的資源共享平臺，非涉密的水利檔案信息資源共享成為可能，把私產轉化為公共資源，為生產建設和社會經濟發展提供安全高效的檔案信息服務。

4 結語

綜上所述，檔案信息化建設是一個系統工程，具有一定的復雜性。基層水利單位一定要充分認識水利檔案信息化發展的重要性和緊迫性，加快檔案管理的現代化進程，最大化利用檔案信息資源，提升服務水平，助推水利事業和社會經濟發展。