電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全保障研究

樓翔

上海久隆電力(集團(tuán))有限公司 上海 200072

引言

檔案管理作為電力企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等發(fā)揮著指導(dǎo)作用，只有保證檔案資料的完整性與可靠性，才能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。進(jìn)入數(shù)字化時代以后，企業(yè)應(yīng)該積極將計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等利用起來，不斷優(yōu)化檔案管理模式，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，讓檔案資料更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于管理效率的提升

在檔案信息化管理中引入數(shù)字化管理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案數(shù)字化，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)、錄音錄像檔案管理中檢索編碼的自動生成。此外，檔案數(shù)字化管理中，檔案人員能夠充分利用數(shù)字技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理中，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式下的時間和空間限制，在遠(yuǎn)程操作系統(tǒng)的協(xié)助下，即可實(shí)現(xiàn)檔案收集、分類、管理、查閱。無論是檔案管理的即時性，還是檔案管理的有效性均得到大幅提升。此外，隨著大數(shù)據(jù)、云計算的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理能夠及時掌握館藏檔案數(shù)字資源數(shù)量及利用情況，便于檔案管理者追蹤管理，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)，有效提升檔案管理效率[1]。

1.2 有利于檔案原件的保護(hù)

紙質(zhì)、錄音錄像類檔案易受到存儲介質(zhì)的損毀而影響其保存壽命。將紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)的檔案原件以電子信息的形式采集、整理、編目，并上傳至檔案數(shù)據(jù)庫，在后期的調(diào)閱利用過程中減少對檔案原件的侵?jǐn)_，能起到很好的保護(hù)檔案原件的效果。此外，檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)n案元件以副本方式異地存儲，而檔案數(shù)字化建設(shè)過程中形成的原本以縮微膠片形式保存，即便后期檔案源文件損壞，也可以利用縮微膠片來查檔，不會影響檔案查詢、利用等。

2 數(shù)字化時代下電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀

第一，從管理層面來說，很多企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化水平有待提升，很多時候一人身兼數(shù)職。檔案數(shù)字化管理對工作人員提出了更高的要求，但是企業(yè)缺乏檔案業(yè)務(wù)知識扎實(shí)、精通計算機(jī)等方面的復(fù)合型人才，而已有檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，存在老齡化問題，為電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了不利影響。此外，企業(yè)忽視了對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，數(shù)字化管理水平不高，也未建立起完善的檔案管理制度，阻礙了檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。第二，從軟件層面來說，數(shù)據(jù)庫利用率很低。檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與專門的管理軟件，一般用于掃描錄入紙質(zhì)檔案，在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，如果未能及時更新數(shù)據(jù)庫，將為數(shù)據(jù)庫使用效率帶來不利影響[2]。

3 檔案數(shù)字化質(zhì)量管理和安全保障

3.1 完善檔案管理制度

第一，要結(jié)合企業(yè)需求制定檔案管理制度，主要包括數(shù)字化檔案日常管理制度、數(shù)字化檔案工作制度、數(shù)字化檔案查詢制度、數(shù)字化檔案保密制度和數(shù)字化檔案管理規(guī)范等，在各項規(guī)章制度的約束下，電力企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作才能高效開展。第二，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識。在數(shù)字化時代下電力企業(yè)檔案管理工作將面臨安全問題，由于信息數(shù)據(jù)傳播速度很快，容易出現(xiàn)珍貴檔案內(nèi)容泄密的可能，這需要企業(yè)及時采取應(yīng)對措施，避免為自身發(fā)展帶來不利影響。企業(yè)在檔案數(shù)字化管理過程中，應(yīng)該將保密工作放在重要的位置，做好檔案存儲盤保護(hù)工作。此外，企業(yè)要保證工作人員操作的規(guī)范性，將防護(hù)措施做到位，防止出現(xiàn)病毒、黑客入侵的情況，促使檔案管理數(shù)字化水平不斷提升[3]。

3.2 更新硬件設(shè)備

首先，更新硬件設(shè)備應(yīng)做好原設(shè)備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設(shè)備更換以后的重新下載。其次，在設(shè)備更換完成以后，電力企業(yè)必須要對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保所有的設(shè)備都能夠進(jìn)入正常工作狀態(tài)，尤其是計算機(jī)，作為數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)的主要載體，其性能、安全穩(wěn)定性關(guān)系到數(shù)字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機(jī)系統(tǒng)安全無漏洞，為個后續(xù)開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設(shè)備本身，電力企業(yè)還需要為硬件設(shè)備運(yùn)行提供良好的環(huán)境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設(shè)備，應(yīng)為其提供專門的房間，并安排專門的人員進(jìn)行定期打掃，同時，也方便統(tǒng)計檔案查閱人員，避免檔案出現(xiàn)丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設(shè)備進(jìn)行檢查，計算機(jī)為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題[4]。

3.3 做好檔案數(shù)字化維護(hù)服務(wù)

檔案數(shù)字化結(jié)束之后，還需要將已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，并為相關(guān)部門利用提供服務(wù)。首先是驗(yàn)收維護(hù)。組建檔案數(shù)字化驗(yàn)收小組，采用抽檢或全檢的方式，依據(jù)實(shí)現(xiàn)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收；驗(yàn)收完成后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化應(yīng)用培訓(xùn)，提供相應(yīng)的技術(shù)支持和服務(wù)。其次是體現(xiàn)特色服務(wù)。檔案部門應(yīng)根據(jù)其館藏的檔案資源，結(jié)合檔案數(shù)字化成果，建立若干專題檔案數(shù)據(jù)庫，如特色人物檔案；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制度變遷檔案；質(zhì)量鑒定成果檔案；等等。最后是注重檔案利用。檔案的價值在于其利用，通過檔案數(shù)字化提升檔案利用的便捷化，為此，應(yīng)常態(tài)化地做好檔案數(shù)據(jù)庫的更新及維護(hù)，為檔案信息傳輸、檢索及下載利用提供便利[5]。

4 結(jié)束語

總之，電力企業(yè)實(shí)行數(shù)字化檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，在數(shù)字化時代下更好地滿足檔案管理工作要求。當(dāng)前市場競爭越來越激烈，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的發(fā)展，應(yīng)該關(guān)注檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷完善檔案數(shù)據(jù)管理庫，將檔案管理制度落到實(shí)處，并培養(yǎng)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人才，這樣才能發(fā)揮檔案作用。