高中學校檔案管理工作存在的問題及對策

黃小玫

（福建省邵武第一中學 福建邵武 354000）

高中學校的檔案既是學校重要的學生信息資源也是學校教學活動的成果和結晶，有利于幫助評價教師的教學效果。高中學校的檔案是最具保存價值資料的一部分，這些材料的原始記錄，是教師教學成果的記錄，也是學校領導了解學校歷史的重要依據。隨著我國高等教育的全面發(fā)展，這些資料和記錄也有些滯后，不能準確全面的反應高中學校教學發(fā)展的真實情況。因此，如何優(yōu)化高中學校檔案管理就成為一個值得研究的課題。

一、高中檔案管理人員綜合標準素質不高

隨著近年來高中教育改革的不斷加深，高中校園中引入了大量的高等人才，所以檔案的數量也不斷增加和更新。但是高中學校還是將學生的升學情況放在學校工作發(fā)展的首位，檔案管理并不是十分受重視。因此，在檔案管理方面的人才相對教學方面的人才是較少的，這就導致了高中檔案管理人員的綜合素質不高。由于學校的管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理的重視程度不高，管理不到位，所以造成了高中學校檔案管理效率低下，工作進程開展緩慢，檔案管理工作的質量也相當粗糙。

例如，高中學校在引進大量人才的同時也可能會因為所謂的“關系戶”而帶來一些家屬，這些家屬在沒有經過專業(yè)培訓的情況下直接被安排上崗。由于他們的綜合業(yè)務素質和業(yè)務水平不是很高，甚至只有很少一部分人能達到要求，因此他們不能在短時間內很好的適應和完成高中學校的檔案管理工作。還有一種情況是學校的檔案管理人員直接由學校的教師或者班主任來擔任，這些教師和班主任平時忙于教學和學生管理等工作，只有很少的時間可以用來處理檔案管理方面的工作。

二、高中學校檔案管理制度不夠完善合理

現在大多數高中學校雖然制定了相關的檔案管理制度，但是由于制定檔案管理制度的相關人員缺乏專業(yè)的技能和知識，因此他們制定出的檔案管理制度也不夠完善合理。管理制度不完善，檔案管理工作進展不順利就是正常的事情了，有因必有果。這些不夠合理的檔案管理制度的通病大致是只規(guī)定了哪些需要歸檔的內容和資料，但是卻沒有明確規(guī)定歸檔的具體時間和要求以及歸檔范圍；教學檔案在查閱、借閱時的登記措施不完善，像是借閱時間段的破壞和不按時歸還等情況都沒有制定出具體的管理制度，這就導致了檔案的流失。如果長期是這樣的狀態(tài)的話，那么很多的高中學校在檔案管理方面就要投入大量的人力、物力和財力來補充之前造成的損失。

由于檔案管理人員對檔案重要性的認識不足，所以他們平時不注意材料的收集和整理，導致部分教學檔案材料不健全，有的教學材料只留下了文字記錄，卻沒有留下聲像和圖表等記錄；部分管理檔案的教師只把檔案的記錄和管理當成是一種附屬工作，正是由于這種對工作認識不足的態(tài)度，導致他們對這項工作的不認可甚至抵觸心理的產生。比如有科研成果的教師會認為這些成果是他們個人在工作過程中取得的，應該由他們自己保管，不能交給檔案部門來管理。其實質就是怕在教學或者科研成果在移交檔案部門的過程中造成丟失，以后自己想要用時就會有麻煩等問題。

三、加強教育，努力提高高中學校檔案管理人員的整體素質水平

高中學校的檔案管理的科學性取決于檔案管理人員的整體綜合素質和業(yè)務水平，這也直接影響到學校的檔案管理工作的質量。因此要想做好高中的檔案管理工作必須要加強和提高高中檔案管理全體人員的綜合素質和業(yè)務水平。這就需要學校聘用專業(yè)的檔案管理人員以及具有這方面專業(yè)知識的人才進行管理。

例如，高中學校首先要建立檔案部門并重視檔案管理；其次是提高檔案管理人員的專業(yè)知識，定期為他們進行專業(yè)培訓；最后就是穩(wěn)定師資隊伍，配備專業(yè)的師資進行檔案管理，這樣才能鼓勵專業(yè)的檔案管理人員積極的工作態(tài)度和培養(yǎng)他們優(yōu)秀的工作能力[1]。

四、完善高中學校檔案管理制度，建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度

要想完善高中學校的檔案管理制度，建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，要聘請相關的專業(yè)人員進行制度的制定，建立完善的制度要結合學校的具體實際情況；制定相關的檔案建設目標，并規(guī)定檔案管理人員的職權范圍。

例如，在相關制定制度方面，學校可以要求教師承擔一定的教學檔案的收集和整理工作。然后在將整理好的資料交給學校的檔案管理人員進行匯總和綜合整理，最后定期檢查檔案，促進檔案管理工作的發(fā)展和進步。

五、結束語

總而言之，目前隨著我國社會的發(fā)展，高中學校不斷深化教學改革，我國高中學校也越來越重視檔案管理工作，同時教學檔案也是高中學校教學管理工作中的一個重要組成部分。為了適應高中校園的不斷發(fā)展，必須要加強檔案管理方面的工作的糾錯和優(yōu)化。