高職學院數字檔案室建設與利用的思考

孫文靖

(常州信息職業技術學院 江蘇常州 213000)

一、數字檔案室建設內容

數字檔案室是指以檔案目錄和檔案全文數據為管理對象，以電腦、掃描儀、軟件等設備為手段，通過網絡開展檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等工作的檔案信息管理系統。高職學院數字檔案室建設是深入開展檔案信息化建設的重要內容，也是學校OA辦公系統的一部分。檔案目錄和檔案全文的存儲和檢索，通過校園網絡來實現歸檔、編目、統計和遠程利用。高職學院數字檔案室的建設主要包括設施設備建設、檔案數據資源庫建設。設施設備建設是指軟硬件建設；檔案數據庫建設包括檔案目錄和檔案全文數據庫建設，檔案目錄數據庫建設是將各類檔案案卷級、文件級目錄進行數字化轉化，便于計算機直接讀取；檔案全文數據庫建設包括存量紙質檔案數字化和電子文件歸檔兩個內容。

二、建設高職學院數字檔案室的目標

依照江蘇省數字檔案室創建要求，依托高職學院信息化設施條件，以先進的網絡技術為手段，以高職學院數字檔案資源為對象，以電子文件歸檔管理為重點，并逐步數字化存量紙質檔案，開發應用符合上級部門規范及學校需求的檔案信息管理系統，最終建成集檔案資源數字化、傳遞信息網絡化、檔案管理自動化功能于一體的數字檔案室。

三、高職學院數字檔案室建設的意義

高職學院數字檔案室建設是學校信息化建設和檔案管理發展需要決定的，對學校信息資源存儲及檔案資源利用有深遠的積極意義。

（一）推進檔案精準化、自動化管理目標的實現

計算機在處理收集、整理、鑒定、編目、保管、統計、利用等工作時，只要檔案信息著錄準確，其他檔案工作環節即可實現自動化、精準化處理。

（二）有利于保護存量紙質檔案

利用數字檔案室系統能大大減少對傳統載體檔案的利用次數，延長傳統載體檔案的使用壽命。

（三）數字檔案室能夠提供便捷的檔案服務

管檔人員不必再到檔案室調閱，只需登陸檔案查詢系統，輸人相關字段，利用者所需資源就會快速呈現。在權限審核后，通過網絡實現檔案資源遠程利用和信息共享等。

四、推進高職學院數字檔案室建設的思路

（一）完善檔案機構，提供組織保障

適時成立專職檔案機構，不再隸屬于學校其他部門，以一個校內獨立部門全面履行檔案工作職能，集中精力開展檔案工作。將數字檔案室建設納入高職學院工作規劃、學校信息化建設計劃及相關人員崗位職責中。

（二）加強檔案隊伍建設，提供人才保障

加強檔案工作人員的配置，將具有檔案管理能力的信息技術人才充實到檔案隊伍中，并激勵館內人員走出去多看多學，接受計算機應用及檔案信息化專業知識的教育培訓，逐步培養一支復合性檔案信息化專業隊伍。

（三）強化信息數字化設施建設

一是配備所需計算機、服務器、掃描儀、不間斷電源等信息數字化，滿足數字檔案室建設和運行需求。二是開發或采購檔案工作管理系統，具備數字檔案信息收集、管理和利用功能。三是建設符合檔案保密工作要求的檔案信息數據網，確保整理加工檔案數據及存儲管理時檔案數據的安全；配備專門的計算機與單位辦公網連接，完善學校收發系統邏輯歸檔功能，便于電子文件直接轉化為數字檔案。

（四）依據上級文件健全完善管理制度

根據GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》、國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、國家檔案局《國家數字檔案室建設指南》等上級文件要求，制定適用于本校檔案數字化管理工作的電子文件管理辦法、檔案數字化實施細則等相關制度，各部門在制度框架下各負其責，相互協作，確保數字檔案室系統的建設和運行。

（五）做好檔案目錄和全文數據庫建設，保障數據齊全

一是抽調人員將案卷目錄、文件目錄等內容，全部錄入計算機，轉換成機讀目錄。二是外包專門檔案數字化公司或內包校內計算機學院分期分批開展存量檔案全文數據庫建設。

（六）加強檔案管理系統的開發應用

可采取委托開發適用于本校檔案管理模式的檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、編研及庫房管理等各項功能于一體的檔案管理系統。做好高職學院收發文管理系統及各業務系統與檔案管理系統的對接，確保電子文件元數據在線自動推送到檔案管理系統中。

（七）加強數字檔案安全管理，保障檔案信息安全

一是在設施和技術能力上得以加強，提升數字檔案室的安全保障能力；二是建立和完善安全保障措施，可制定《存量檔案數字化安全管理制度》《數字檔案室系統保密管理辦法》《數字檔案室信息安全應急預案》等類似的制度措施；三是做好人員管理，選調政治素質過硬、保密意識強的人員從事相關工作，隨時檢查、指導和督促；四是培養數據隨時備份的良好習慣，以防數據丟失后可及時恢復利用。

五、數字檔案室資源充分利用途徑

管檔的目的是為了利用檔案，建設數字檔案室也是為了更好地利用數字檔案室精準、高效、共享等特點，充分利用檔案信息資源，發揮檔案應有的依據和憑證作用。

（一）加強宣傳力度，增強數字檔案意識

校內大力宣傳推廣數字檔案室，增強師生數字檔案意識，逐步培養并習慣利用數字檔案室查借閱所需檔案，從而實現檔案利用的網絡化、電子化在校園內工作學習等活動中的應用普及。

（二）規范數字檔案室查詢利用規則

對數字檔案的目錄知悉范圍、全文查閱范圍、利用用戶權限、系統設置選項、檔案利用要求和系統管理等方面進行詳細規定，做到保密、安全、風險可控。其中按照國家保密規定，涉及國家密級的文件堅決禁止上網和數字化處理，仍然采取紙質件查詢利用，并嚴格按照保密規則執行。

（三）加快存量紙質檔案數字化進度，豐富數字檔案室信息資源

數字檔案室只有資源豐富、門類齊全，數字檔案室的利用率才能得以提高，數字檔案室的作用才能更好地得到顯現。因此，加快存量紙質檔案數字化工作迫在眉睫。