高職院校檔案信息化管理的問題與對策研究

吉志林

（江蘇經貿職業技術學院，江蘇 南京 211168）

改革開放以來，我國經濟、文化、技術均取得了巨大的成績。互聯網+、大數據應用、信息2.0、區塊鏈等概念相繼提出并應用到各個層面，不斷推進各項事業發展。黨的十八大也把信息化放到了國家戰略高度，這讓信息化深入到各行各業，改變了傳統業務模式，加速了業務的流轉效率。進入二十一世紀后，隨著教育改革逐漸深入，高職院校的發展也開始注重內涵建設，從省級示范校、國家級示范校、卓越校到雙高校建設，信息化建設水平逐漸成為一項重要的指標，引起了各高職院校的重視。然而，檔案作為高職院校重要的決策資源之一，卻在信息化推進過程中發展較為緩慢。

1 高職院校檔案信息化管理的現狀與問題

近幾年，高職院校的發展非常迅速。職教二十條的出臺，國家層面關于職教的政策戰略均給職教發展注入強大動力。隨著職教教學改革的逐漸深入，校企合作、產教融合也涌現出新成就。然而作為決策輔助之源、知識存儲池的檔案管理，卻與新形勢的發展不匹配。目前高職院校檔案信息化管理還存在如下幾個問題。

一是高職院校檔案管理信息化不夠深入，檔案人員信息化程度不高。檔案的信息化是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。但目前高職院校檔案從業人員年齡整體偏大，以非理工科專業為主，信息化技術的應用水平較弱，對新技術的學習應用能力較弱。

二是高職院校檔案管理信息化不受重視，檔案信息化建設進展緩慢。高職院校的重點在人才培養、專業建設及校企合作等，往往忽視了檔案管理的重要性，對檔案信息化的認識不足，檔案管理的作用得不到足夠重視，在經費劃撥、信息化項目的立項上爭取不到支持，且檔案管理者也容易局限于做好常規性工作，對于信息化引入對常規工作的改變存在一些能力上的擔心，所以在工作計劃及安排中，致使信息化工作不能落地，檔案信息化建設進展緩慢。

三是高職院校檔案管理信息化人才緊缺，人才梯隊的建設未能形成。高職院校檔案從業者分為兩類，一類是專職檔案員，主要集中在檔案、人事、財務等部門；另一類為兼職檔案員，主要是職能處室、二級院系臨時安排人員兼職從事本單位檔案的收集與管理。目前，在高職院校中，因內部設置、編制緊缺等原因，檔案工作往往掛靠在黨院辦、圖書館、教務處等校行政部門，這些部門常規工作較多，專職檔案管理人員也身兼數職，這使得管理的重心分散，很難潛心做研究。而其它職能部門及二級院系的兼職檔案員，更是存在人員頻繁變動，交接混亂等問題。人才發展通道存在瓶頸，無法吸引更多人才加入，就難以形成得力的人才梯隊，更無精力進行信息化管理。

四是高職院校檔案信息化管理環境較弱，信息化輔助水平較低。因重視程度不高，高職檔案工作人員信息化素養普遍不高，沒有真正了解信息化在工作效率提升上的優勢，信息化應用環境較弱。部分高職院校使用的檔案信息化管理平臺還是十多年前的架構，對新形勢下檔案管理的需求響應存在不足。

五是檔案保存環境較弱，信息化實時技術使用較少。如今的檔案管理，已實現了全過程智慧化管理，檔案數據可視化，存儲環境參數實時可控，檔案利用率及利用頻次實時可查看。但實際上高職院校的檔案仍以傳統的柜架擺放，采用空調及小型溫濕設備保障儲存條件。密集架使用不多，智慧化檔案管理系統更是少得可憐。

六是每年收編的檔案還是以紙質為主，數字化的資源占比不高。由于受制于傳統思維及知識產權保護的考量，目前二級單位產生的增量檔案仍以紙質化為主，數字化資源占比不高。這增加了檔案收集整理的難度，同時對檔案的缺失無細致有效的管控。

2 高職檔案信息化管理的對策研究

2.1 加強新手段運用，提升全員素養

（1）引入知識管理的理念，給檔案管理提供長久不衰的活力。上世紀九十年代加拿大學者瑞巴喬克在檔案管理學中引入了知識管理的概念，給檔案管理注入了強勁的動力。知識管理強調把存儲在檔案架上的知識資源利用起來，變成知識資本的管理技術，其強調以人為主，信息化技術為基礎，有效轉化知識，使沉睡的檔案得到新生。知識管理的引入，加強了學科融合，也促使檔案管理人員的管理重心從傳統的實體檔案管理轉向信息管理和知識管理。引入知識管理可以讓傳統的檔案管理適應知識經濟時代，也適應高質量發展的戰略需要，大幅提高檔案的利用率。

（2）借力智慧化校園建設，建立數字化檔案管理體系。當今，各大高職院校都在集中精力建設數字化校園，高職院校信息化程度也成為考核的指標之一，數字化校園的建設實現了各平臺之間的信息交換，大大提升了辦事效率，豐富了教學方式、提升了教學質量。檔案作為數字化校園中的一個組成部分，應在大力建設數字化校園的過程中，積極發揮自身的優勢，建立數字化檔案管理體系，采用支持全文檢索的數字檔案管理系統，使檢索效率和利用率大幅提升；成立數字化加工流程處理存量紙質檔案；與數字化校園對接，使在線的流轉公文、辦結的各項業務流程、校內新聞等直接自動歸檔成為在線檔案資源。這些豐富的電子資源，有利于輔助領導決策，有利于各職能部門在數據上報、資料匯總、經驗總結時，快速高效尋找到所需的支撐材料。

（3）注重檔案人員的培訓，提升專兼職檔案員信息化素養。檔案學科發展到今天，已經從傳統的檔案收集整理外延到知識管理、信息化管理及人文科學等多學科的融合，這對檔案從業人員提出了新的更高的要求。新技術、新理念的日新月異，使得檔案管理人員除了傳統的實操技能的培訓、檔案從業人員的繼續教育外，還要求檔案從業人員需要不斷學習，才能跟上快速發展的時代。提升檔案人員信息化素養，需要“走出去、引進來”：邀請專家講座和現場指導、赴兄弟院校學習經驗、參加高層次檔案會議聆聽新思路新理念、參加信息化技能培訓等，都是提升技能的途徑。

（4）加強人才梯隊培養，激發檔案管理活力。在高職院校，傳統的檔案管理，因其管理內容單一、難有突出性成果，容易造成檔案管理者產生職業倦怠，造成人才的流失。在智慧校園的建設背景下，數據的融合給檔案帶來新的機會，通過數字化檔案分析挖掘，可通過某一主題，整合存量檔案信息，實現內容開發，使檔案從業者有成就感，也能得到檔案獲得者的認可，從而提升檔案工作對人才的粘性，建立一支檔案管理人才梯隊。

（5）借助檔案活動展示契機，推進全員對檔案工作認可及對信息化認知。檔案管理工作服務于學校的中心工作，這是檔案管理者所需要正視的一個問題。但是，檔案管理者也保管著學校發展過程中重要資料，是歷史資料的保管者與見證者，是不可或缺的。檔案管理者應通過與其它部門的合作，推出專題檔案活動，實現資源共享，展示檔案工作的重要性。如疫情期間，可與疫情防控相關部門合作，通過線上線下開展疫情防控檔案展，師生通過多平臺快速便捷獲取防疫檔案信息的同時，也能認可檔案管理工作。也可與學工及教務等部門合作，挖掘校友檔案，建立校友檔案，精準推送。活動的開展，本身會倒逼檔案管理工作的信息化水平提升，同時也能獲得全員對檔案工作認可及對信息化認知。

2.2 引入區塊鏈技術，提升檔案管理的安全性便利性

區塊鏈技術具有分布式、免信任、時間戳、非對稱加密、智能合約等五大特征。數字化檔案與區塊鏈技術存在相似的技術應用過程，它們都是通過網絡傳輸數據，將信息儲存在硬盤中，都要求儲存的信息安全系數高；檔案還存在分布管理（檔案提交各部門）這與區塊鏈技術的分布式相似，無疑給區塊鏈引入檔案管理提供了便利。

（1）區塊鏈技術可提高數字檔案的安全管理。檔案管理的重點之一就是保證檔案的安全。原有檔案管理無法做到百無一失。近年來，偽造科研成果，偽造學籍，甚至偽造學歷等情況的出現，敲響了檔案安全管理的警鐘，引進區塊鏈技術，由于其數據為多方共存，且存和取兩個環節多方校驗，很好地解決了數據的“防篡改”問題。

（2）區塊鏈技術可方便數字檔案的收集整理。目前數字檔案的收集與整理，通常是發布通知，在規定時間內各部門通過平臺提交電子檔案。由于檔案管理部門對提交質量大多不具約束性，檔案收集完整性差、檔案提交滯后，提交的電子檔案還可能存在錯誤的信息，檔案管理員需要花較長時間來更新電子檔案。通過區塊鏈技術，實現檔案提交部門與檔案收集部門共同參與檔案的收集與管理，形成分布式檔案管理網絡，且網絡中用戶均有檔案的備份，避免了檔案被非法篡改。

3 結語

由于發展理念及內部治理體系等原因，高職院校檔案數字化存在不被重視、信息化程度低、人才綜合素質欠缺等共性的問題，結合高職院校自身發展及檔案管理的特點，通過引入新興的區塊鏈技術、數字化技術及知識管理，提升檔案人員信息化素養，建設信息化的檔案環境，借力數字化校園建設，加強跨部門資源共享及檔案利用可著力推進高職院檔案信息化管理水平。