條碼技術在標準化項目檔案管理中的應用

條碼技術是利用光電掃描閱讀設備識讀條碼信息并將其輸入計算機的技術。條碼具有傳輸速度快、差錯率低等優點，通過條碼技術對標準化項目檔案進行監管，改變檔案的采集方式，提高清查效率和準確率，使單位檔案管理人員更輕松、更有效地進行管理，快速查詢、統計項目檔案情況，為領導決策提供科學準確的依據。

當前標準化項目檔案管理存在的問題

傳統檔案管理方式存在缺陷。敏感信息存儲不安全的風險存在。大部分單位對標準化項目檔案信息都沒有加密，其中一些標準化項目涉及到個人和單位的隱私或是商業機密，在沒有加密的狀況下容易被不法分子竊取，為個人和單位造成財產和隱私的損失。

現有檔案管理人員無法滿足標準化項目檔案管理需要。我國很長一段時間都使用紙張作為檔案的存儲介質，但是隨著科學技術的發展，對檔案管理人員提出了更高的要求。目前大多數單位對于人事檔案的重視度很高，但是對于項目檔案管理還是不夠重視，項目工作小組并沒有配備專業的管理人員，往往由辦公室的檔案人員對項目進行檔案管理，甚至還有項目不建檔管理的情況存在。項目參與人員或原有檔案管理人員并不具備檔案管理知識，只能對一些傳統的檔案管理方法進行操作，對一些新技術掌握不了，阻礙了條碼技術在檔案管理中的普及。

在標準化項目檔案管理中應用條碼技術的迫切性

標準研究院是科研院所，負責標準化研究工作。隨著每年標準化項目的逐年增加，長春市標準研究院現在已經擁有近百項標準化項目。為了保證標準化項目的高質量完成，項目參與人員都要經常查閱相關的標準化檔案技術資料。標準化項目檔案包含內容較多，借閱者通常只借閱部分內容。為了確保檔案使用者與管理者的工作便捷性，在標準化項目檔案管理中應用條碼技術最為迫切。

在一個標準化單位組織中，項目參與人員負責事宜會有變動，但是項目檔案管理人員的管理意識較為單薄。在標準化項目的過程中往往只注重結果的檔案管理，過程性檔案的管理沒有及時變動，隨著時間的推移，造成檔案連續性差、只有部分檔案歸檔的現象。其他標準化項目組成員如果要調用項目檔案，則只能逐一詢問，這對于項目檔案的管理人員來說，工作量劇增。各標準化項目管理小組根據各自的工作特點，采用便于本部門工作的管理方式，形成了各不相同的標準化項目檔案管理模式，缺少各部門管理的協調一致性。同時，標準化項目具有價值高、制作周期長、管理難度大等特點，傳統的檔案管理模式無論從質量上還是效率上，都難以適應業務發展和管理新形勢。應用條碼技術可以滿足標準化項目檔案管理的需求。

條碼技術本身具有識別速度快、準確性高、可靠性強的特點。

在標準化項目檔案管理中的條碼設計

條碼系統主要用于標準化項目管理中檔案管理的各個環節。通過編碼設計實現為檔案拓展保留足夠的發展空間。通過系統設計實現檔案的電子化。以條碼技術提升檔案管理的電子化水平。

編碼規則

編碼規則建議采用字母和數字組合的結構進行檔案編碼。例如B0301-2020-02-02-010000共19位。前五位中，第一位是英文字母：G代表國標，H代表行標，D代表地標，T代表團標，Q代表企標；后四位代表科室或項目小組。第6-13個數字用來表示項目建立檔案的日期，以年月日的形式呈現也方便工作人員人工查找。最后6位數字用來代表項目中標準和相關資料的檔案序號，其中第14-15為用來表示同一日期內建立的不同項目，第16-19位用來表示同一個項目內不同的檔案序號。

系統設計

系統設計原則

易使用性。系統設計要簡單、實用、易操作。

可靠性。采用高穩定性、高可用性的電子產品，保證系統穩定無誤地正常運轉。

安全性。檔案涉及到相關部門的重要信息，因此系統安全很重要。采用全面的權限管理機制，確保項目檔案數據安全管理。

可擴展性。檔案管理人員根據實際工作中遇到的問題，不斷提出新需求，業務管理進一步深化，因此系統設計要預留足夠的可擴展空間。

系統功能

數據錄入。數據應包括檔案編號、名稱、建檔人、建檔部門、建檔日期、接件人、接件日期等。

檔案管理。包括檔案入庫、歸架、借出、歸還、銷毀等。

查詢管理。包括按檔案編號、建檔日期、接件日期、多條件查詢等。

打碼管理。包括數據生成、數據修改、數據刪除等。

系統管理。包括人員、參數、統計管理等。

硬件。包括電腦、服務器、條碼識讀設備。

條碼技術在標準化項目檔案管理中的應用效果

條碼系統是由條碼符號設計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統。在項目檔案管理中應用條碼既可以實現檔案管理的各項基本功能，同時還能提高管理水平。

功能實現

檔案收集。由標準化項目工作小組依據《業務檔案管理規定》的相關要求，對項目檔案進行收集、整理、立卷和歸檔。標準化項目實施過程中，比如立項、調研、標準起草、標準修訂、項目驗收等每一環節完成后都產生一系列文本，每一個文本都賦予一個條碼。檔案管理人員只需要掃描條碼就可以進行檔案查詢。

檔案借閱。實際操作中，標準化工作人員會因為不同的需求而只借閱自己需要的相關資料。檔案管理人員根據編碼規則快速定位到具體的檔案資料，只需掃描檔案上的條碼即可，還節省了時間。

檔案歸還。當借閱者使用檔案資料時間較長時，未及時歸還，同一份檔案其他人員在需要借閱時，檔案工作人員可快速查找現存檔案的歸檔情況并提醒借閱人及時歸還。條碼具有唯一標識特性，能夠實現檔案定位和管理。借閱人歸還檔案后，工作人員掃描檔案袋上條碼完成檔案歸檔。

管理效果

工作效率提高。利用檔案條碼加快了查詢速度和準確性，通過掃描槍掃描條碼完成紙質檔案的借閱與歸還，減少人員的工作量，提升工作效率。使用條碼后，完全使用設備識讀，提高信息準確性，降低工作誤差。

規范項目檔案管理工作流程。使用條碼技術，讓檔案管理人員的工作更加規范，各環節工作交接清晰，實現流程可視化，每一個檔案管理的工作環節都被記錄下來，有跡可循。建立檔案管理臺賬，通過工作數據的積累和分析，實現個人工作業績考察等輔助職能。

節約資源。使用條碼管理后，提高工作效率，改善工作流程，配合相關軟件系統的應用，實現無紙辦公，節約日常開支，降低管理成本，提高工作效率和工作質量。

保證信息更新及時有效。通過條碼管理后，借閱信息方便隨時更新，利用系統隨時查詢當前檔案借閱的實際情況，督促和提醒管理者及時催還等，降低檔案丟失風險的同時幫助檔案管理人員及時準確掌握出/入庫相關情況。

條碼技術在檔案管理尤其是像標準化項目這樣的領域具有明顯的技術優勢和良好的發展前景。隨著該項技術的日趨成熟，未來條碼技術在檔案領域中發揮的作用會更加明顯。