新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作

（吉林省四平市雙遼市老干部服務中心，吉林 四平 136400）

一、機關事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏主動性

在社會飛速發展的背景下，機關事業單位以往的人事檔案管理模式已經不適于當前社會的發展。通常情況下，人事檔案管理工作只是為了應付上級的檢查，并沒有對其內容進行詳細的管理和記錄，在新時期背景下，使人們的思維受到一定程度的影響，造成了人們工作態度的消極性，導致其在工作過程中缺乏主動性。因此，機關事業單位應當針對目前這一現象產生的原因，不斷優化人事檔案管理工作內容，進一步激發人們的工作熱情和主動性。

2.工作內容單一

在以往的機關單位人事檔案管理工作中，主要內容是對個人信息進行收集、整理以及保存，而這樣單調的工作內容，并不利于機關事業日后的發展。同時，人事檔案管理工作內容的單一，并不利于相關事業單位為人民提供更好的服務。因此，強化人事檔案管理的工作內容是十分必要，不斷豐富人事檔案管理工作內容，能更好地規范人事檔案管理，同時，工作內容的多樣化，以此增強機關事業單位的服務水平。

3.人事檔案管理工作過于傳統

目前，我國機關事業單位仍是以人工管理的模式進行人事檔案管理，而在這種工作管理模式下，不僅人員的工作效率低下，還會耗費大量的人力和物力，并不利于機關事業單位的人事檔案管理工作的高效率。同時，在人工管理手段下，人事檔案進行備份、恢復等工作流程時，采取的通常是紙質的保管方式，會使其信息資料會受到外界因素的影響，遭到外界的破壞，并不利于信息檔案的保管和儲存。

4.檔案管理人員素養不高

目前的機關事業單位人事檔案管理工作中，存在著工作人員專業水平較低的問題，且缺少對檔案管理工作的經驗，導致其無法勝任現代化的人事檔案管理工作。同時，當前人事檔案管理人員的年齡普遍較高，在管理工作上主要以保存的思想進行，使管理方式落后，在新事物的學習上有一定局限性[1]。

5.對人事檔案管理工作不夠重視

目前，在機關事業單位人事檔案管理工作中，由于沒有重視其管理工作，使人事檔案管理工作逐漸顯露出其不足之處。首先，缺少足夠的資金投入，使在展開人事檔案管理工作時，缺少先進設備投入；其次，人事檔案管理優秀人才的短缺，相關單位沒有定期組織員工進行技術培訓，使員工管理操作不夠熟練，并不利于人事檔案管理工作的高效運行。

二、如何有效提升機關事業單位的人事檔案管理

1.管理制度的完善

完善的機關事業單位人事檔案管理管理制度，能有效提升人員的工作效率，同時能對人事檔案管理工作起到一定的約束作用，促使工作人員更認真地對待管理工作。因此，在機關事業單位中不斷完善人事檔案管理的工作制度，能讓人事檔案管理過程更具有合法性和科學性，做到有理可循、有法可依。同時，在實際工作中，應當采取責任明確制作為人事檔案管理工作的制度，并明確表明每個人的責任，讓人事檔案管理工作得以有序進行。另外，機關事業單位應當緊跟時代的潮流，在制定人事檔案管理制度時，要做到與時俱進，以此保證人事檔案管理工作能適應于當前的社會發展。

2.強化人事檔案的現代化管理

隨著信息化時代的來臨，計算機網絡技術得到廣泛的使用和普及，機關事業單位應當促使人事檔案管理工作與現代信息技術充分融合起來，保證其工作運行的高效性。因此，人事檔案管理人員應當加強對現代化技術的使用，將先進的管理設備引入到實際工作中，培養大量的現代化科技人才，通過科學技術的使用，進一步優化人事檔案管理工作，使其管理水平得到有效提升。

3.增強工作人員的綜合素質

在機關事業單位人事檔案管理工作中，影響其管理效率和質量的因素有很多，其中最關鍵的因素就是工作人員自身的問題。這就要求機關事業單位相關管理部門應當定期展開員工培訓，以此提高員工的專業能力，不斷優化其綜合素質[2]。同時，可以通過樹立榜樣的方式，激勵員工不斷地進行學習，從而形成一種良性競爭的學習氛圍。另外，年輕的工作人員對新事物有著較強的接受能力和包容能力，加上年輕人通常比較熱衷于互聯網，能熟練掌握互聯網技術，因此，機關事業單位在招聘人才時，應當多招聘以年輕化為主的優秀人才，以此不斷優化人事的檔案管理方式，提高其管理工作的先進性和科學性，使其更好地服務于機關事業單位。

4.豐富管理工作內容

以往的人事檔案管理工作是極為簡單的，所設計的工作內容少之又少，而在新時期背景下，傳統的人事檔案的管理方式已經不適于當前社會的發展，這就要求相關部門人員應當不斷完善人事檔案管理內容，對其工作內容進行擴充，從而使人事檔案管理的工作內容更為飽滿，更切合當前社會發展的需求。首先，需要在原有工作內容的基礎上，深入分析員工的信息和特征，并從中獲得規律，隨后通過取得的信息進行人力資源的開發，為單位吸引更多優秀的人才。其次，在實際工作中除了保存紙質版檔案外，還可以利用現代信息技術創建電子版的人事檔案，以此便于工作內容系統、資料信息長期的儲存，且有利于定期為信息進行備份。同時，電子版的人事檔案保存管理，能保證信息的及時錄入，并且能將信息進行共享。

結語

由上述得知，高效率的人事檔案管理工作，能有效促進機關事業單位的發展，同時對社會發展有很大的促進作用。隨著信息的飛速發展，機關事業單位應當逐漸完善人事檔案管理工作的不足，不斷轉變人員的思想觀念，進一步豐富人事檔案管理的工作內容，促使員工綜合素養的提升，在人事檔案管理方法的創新和改革基礎上，促進人事檔案管理工作的進步和發展。