船舶配套企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制研究

戴詩宜

(江蘇大學(xué) 財經(jīng)學(xué)院，江蘇 鎮(zhèn)江212000)

0 引言

隨著市場經(jīng)濟發(fā)展和競爭加劇，賒銷這一信用銷售方式被很多船舶配套企業(yè)廣泛采用。但賒銷會形成應(yīng)收賬款，而持有應(yīng)收賬款需要付出一定的代價，不僅可能導(dǎo)致管理成本、壞賬成本增加，還會帶來現(xiàn)款回收率低、貼現(xiàn)成本高等問題，因此加強船舶配套企業(yè)應(yīng)收賬款管理顯得尤為重要。

本文首先分析S公司2016年—2018年三年年報數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)其應(yīng)收款內(nèi)部控制存在的問題；然后對應(yīng)收款內(nèi)部控制提出改進措施。

1 S公司應(yīng)收款內(nèi)部管理現(xiàn)狀

S公司2016年—2018年應(yīng)收帳款相關(guān)指標情況見表1。從表中發(fā)現(xiàn)，S公司應(yīng)收賬款總額呈持續(xù)增長趨勢，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率明顯低于同行業(yè)水平，證明短期償債能力偏低，海外客戶逾期欠款回收情況不容樂觀。因此，必須對S公司應(yīng)收賬款內(nèi)部的問題進行分析，以便采取有效措施加以改進。

2 S公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制存在的問題

2.1 客戶信用評級制度不夠完善

2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款與營業(yè)收入情況見表2。

由表2可知，S公司2016年應(yīng)收賬款增長率為-25.85%，2017年開始明顯上升，到2018年上升為43.39%；而營業(yè)收入增長率2016年為-8.60%，到了2018年已上升至16.42%。從中可以看出，S公司應(yīng)收賬款與營業(yè)收入總額都呈現(xiàn)增長趨勢，但增長不成比例，應(yīng)收賬款增長率明顯高于營業(yè)收入；同時應(yīng)收賬款與營業(yè)收入的占比持續(xù)升高，則說明S公司面對激烈的市場競爭，又釋放了很多賒銷額度。這些證明S公司客戶信用評級制度存在一定缺陷，未采用太多信用控制。

表1 2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款相關(guān)指標情況表

資料來源：根據(jù) S公司財務(wù)部2016年—2018年年報數(shù)據(jù)整理所得。

表2 2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款與

資料來源：根據(jù) S公司財務(wù)部2016年—2018年年報數(shù)據(jù)整理所得。

目前S公司客戶信用評級制度是將所有客戶分為新客戶和老客戶兩類，并采取不同賒銷審批額度，分別是20萬元和50萬元。該方法自S公司2001年創(chuàng)立以來一直沿用至今，未結(jié)合公司發(fā)展變化情況加以改進，管理方式顯得過于簡單。對于新客戶，公司為搶占市場份額，贏得更多的客戶群體，未明確規(guī)定還款期限，信用政策過于寬松；對于部分長期合作的老客戶，為了保持合作關(guān)系，允許大額度賒銷，該做法不利于維護老客戶，存在極大的主觀性。并且在實際管理過程中，發(fā)現(xiàn)新、老客戶均有賒銷額度大于審批額度現(xiàn)象，導(dǎo)致S公司應(yīng)收賬款金額近年來持續(xù)增長。

S公司為了在競爭中立于不敗之地，相較于國內(nèi)而言，對海外客戶采取了寬松的賒銷政策。比如：在2018年S公司與泰國某企業(yè)新簽訂了銷售合同，為了獲得與新客戶長期合作，沒有對其規(guī)定具體賒銷期限，這樣導(dǎo)致海外企業(yè)應(yīng)收賬款連年增加，這也是S公司應(yīng)收賬款增長率、應(yīng)收賬款占營業(yè)收入占比持續(xù)激增的原因之一。

2.2 賒銷審批流程不完善

S公司現(xiàn)行的信用審批制度存在的問題有以下兩個方面：

(1)缺乏內(nèi)控管理者和領(lǐng)導(dǎo)人的審核，容易出現(xiàn)把關(guān)不嚴的現(xiàn)象。S公司的合同草案經(jīng)過銷售部審批后，直接送到財務(wù)部，缺少內(nèi)控管理者在中間環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和把關(guān)。另外，財務(wù)經(jīng)理審核完直接送至董事會審批也缺少經(jīng)理層領(lǐng)導(dǎo)的參與。這樣容易造成客戶實際賒銷金額大于審批額度的情況，這也是S公司近3年應(yīng)收賬款與營業(yè)收入占比從18.69%持續(xù)升高到了27.52%的原因(見表2)，該比重的增大說明S公司并非嚴格按照審批標準來進行賒銷的。

(2)客戶分類過于簡單，授信依據(jù)不合理。S公司現(xiàn)行的信用審批制度規(guī)定新、老客戶審批額度分別是20萬元、50萬元，且對新客戶未設(shè)定固定信用期限，老客戶規(guī)定為90 d。這樣做的弊端是，有時判斷結(jié)果過于主觀，缺少客觀數(shù)據(jù)做支撐，易出現(xiàn)審批差異化，缺乏標準性。

2.3 缺乏完善的催收機制

目前S公司現(xiàn)有的催收手段較為單一，不論賬齡長短、距離遠近，銷售部負責(zé)催款的人員均采用電子郵件等方式通知，效率極低，時間周期太長。S公司2018年應(yīng)收賬款賬齡見表3。2016年—2018年度應(yīng)收賬款分布情況見表4。截止到2018年12月S公司1～3年應(yīng)收賬款占比高達78.83%，海外企業(yè)的應(yīng)收賬款占比為68.94%。從中可以看出，海外企業(yè)1～3年的應(yīng)收賬款所占比重較大，應(yīng)當給予重視。海外項目構(gòu)成S公司業(yè)務(wù)的主體，再加上地域、經(jīng)濟制度、文化等多重因素的阻礙，目前催收難度較大。在屢次催收未果后，銷售部門也沒有采取其他手段繼續(xù)催收，因此形成了大量逾期應(yīng)收賬款無法追回現(xiàn)象。另外，銷售人員催收也缺乏動力。目前S公司的應(yīng)收賬款催收工作是由銷售部單獨負責(zé)的，對此公司管理層并無出臺相應(yīng)的獎懲制度，這就導(dǎo)致了銷售人員追求銷售業(yè)績的同時，對應(yīng)收賬款的催收缺乏積極性和主動性，特別是向?qū)Ψ焦緦掖未呃U未果的情況下，由于缺乏催收績效的考評，銷售人員往往未具體調(diào)查客戶的逾期原因的情況下，將該項應(yīng)收賬款直接申請壞賬，而財務(wù)部門由于對客戶的具體情況并不清楚，也通過了該筆壞賬的申請。

表3 S公司2018年應(yīng)收賬款賬齡表

表4 S公司2016年—2018年度應(yīng)收賬款分布情況

資料來源：根據(jù) S公司財務(wù)部數(shù)據(jù)整理所得

3 應(yīng)收賬款內(nèi)部控制改進措施

(1)做好事前控制，定期進行客戶信用評價

對客戶資信進行充分的調(diào)查和評估，是有效控制企業(yè)應(yīng)收賬款的前提和基礎(chǔ)。該階段首先要求公司負責(zé)信息管理的部門對客戶資信變動情況進行詳細了解，以保證信息質(zhì)量的真實性，從而避免銷售人員的主觀性判斷；然后企業(yè)應(yīng)參考行業(yè)情況和公司自身特點，結(jié)合應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的目標與原則，選用適合本企業(yè)的客戶信用評級方法，兼顧實用性和經(jīng)濟性兩個方面，防止耗費太多研發(fā)成本和時間成本；最后，在此基礎(chǔ)上，調(diào)查分析客戶意愿與品質(zhì)、還款能力、資本條件等資信情況，劃分客戶信用等級后，根據(jù)不同級別的客戶群體，設(shè)立不同的賒銷方式和還款期限，這樣做有利于將賒銷風(fēng)險降到最低。

另外，對授信額度進行嚴格規(guī)定可能會出現(xiàn)損失一定數(shù)量老客戶的情況，對此企業(yè)可以考慮采取增加現(xiàn)金折扣、返利等方式。這樣既增強了客戶粘性，避免出現(xiàn)老客戶流失的現(xiàn)象，同時也保證了該項授信政策實際執(zhí)行效果。最后，如果客戶在合作過程中能一直保持良好的信用記錄，也可以考慮提升其信用額度，反之，則要降低客戶的信用額度。

(2)強化事中控制，優(yōu)化賒銷審批流程

事中控制階段強調(diào)對銷售合同的簽訂實行多部門審核，建立健全賒銷審批制度能有效降低應(yīng)收賬款產(chǎn)生的風(fēng)險，是實現(xiàn)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制有效管理極為重要的環(huán)節(jié)。該階段主要涉及到企業(yè)財務(wù)部、銷售部、信管部及內(nèi)控法務(wù)部，對此提出以下幾點優(yōu)化建議：

①增加內(nèi)控法務(wù)部對賒銷的審批作用。銷售經(jīng)理審核通過的第一輪草案送交內(nèi)控法務(wù)部進行第二輪審核。本輪審查的重點是看草案是否符合公司內(nèi)控要求、規(guī)避法律風(fēng)險；若未能通過審核，將退回銷售部信用管理員處，重新擬定草案。

②加強公司領(lǐng)導(dǎo)對賒銷的審批力度。企業(yè)管理者對賒銷審批有著不可忽視的作用，因此經(jīng)過優(yōu)化后，經(jīng)理層根據(jù)公司客戶賒銷額度對客戶提出的賒銷申請進行審核和確認。一般情況下，新客戶一律不許超過信用等級內(nèi)的信用額度；對于長期客戶，收到訂單后，業(yè)務(wù)員需要對該顧客己被授權(quán)的信用額度、雙方合作次數(shù)以及對方應(yīng)收未收賬款余額進行準核。

(3)分等級細化審批流程和相關(guān)要求。賒銷合同經(jīng)過“銷售主管—內(nèi)控法務(wù)部主管—財務(wù)主管—總經(jīng)理—董事會”五級領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，銷售部門確定客戶賒銷額度。銷售員填寫“賒銷額度申請單”送交相關(guān)部門負責(zé)人審核。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨清單發(fā)貨，列明數(shù)量、金額、運輸物流方式和相關(guān)責(zé)任人信息。

(4)加強事后控制，完善應(yīng)收賬款催收機制

應(yīng)收賬款的催收機制指的是當客戶存在大量逾期款項時，企業(yè)所能采取的“救火”措施。它能幫助企業(yè)加快資金的周轉(zhuǎn)，提高應(yīng)收賬款的變現(xiàn)能力，減少發(fā)生壞賬的可能性。對此，企業(yè)應(yīng)當制定出一套較為健全的應(yīng)收賬款催收機制，主要內(nèi)容如下：

①將客戶分為重要客戶(A)、普通客戶(B)和臨時客戶(C)三大類，區(qū)分催收輕重緩急。針對不同種類的客戶群體，根據(jù)其逾期賬齡的長短，制定不同的催收政策。

②明確應(yīng)收賬款催收的責(zé)任分工。公司要對催款制度進行審核，明確責(zé)任，然后落實各項具體任務(wù)，規(guī)定在回收工作完成之前不得以任何借口和理由推卸自身責(zé)任。負責(zé)財務(wù)的人員專管核算和監(jiān)督，為回款工作提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，并且監(jiān)督催收的進度。銷售、信控專員共同推進賬款的催收，根據(jù)對方客戶的信用級別、回收賬齡等條件，采取分級別的催收政策，必要時可以委托第三方機構(gòu)，或采取法律手段提起訴訟來持續(xù)催促回款。

③結(jié)算方式施行多元化管理。企業(yè)可以增加銀行承兌匯票方式結(jié)算，也可以考慮放寬銷售貨款的結(jié)算方式，允許客戶采用電子承兌匯票的方式結(jié)算貨款。這樣能夠改善S公司目前因單一結(jié)算方式導(dǎo)致的潛在問題，從而促進資金的流動性。

4 結(jié)語

綜上所述，船舶配套企業(yè)要想做好應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的相關(guān)工作，就必須在已有的特定的戰(zhàn)略模式下，充分利用自身的可調(diào)配資源，將應(yīng)收賬款內(nèi)部控制貫穿于整個經(jīng)營活動過程中，使負責(zé)應(yīng)收賬款的各個職能部門結(jié)合更加緊密，減少壞賬發(fā)生，提高資金使用率，從而為企業(yè)謀求更多利益。